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Comment importer l'historique de vos clients avec QuickBooks Expert-Comptable ?

by Intuit• Mis à jour 1 année

Lors de la création d'un compte QuickBooks, il est essentiel d'importer les données existantes afin de configurer le compte correctement et d'en assurer une utilisation optimale.

Avec QuickBooks Expert-Comptable, la nouvelle fonctionnalité de migration assistée de dossiers vous permet d'importer facilement l'historique des données de vos clients lors de la création de leur compte. Pour cela, vous n'avez qu'à importer le Fichier des Écritures Comptables (FEC) de votre client et nous filtrons les données comptables essentielles pour les intégrer dans QuickBooks.

Quelles données sont extraites du FEC ?

A l'aide du FEC fourni, nous allons extraire et importer la balance des comptes généraux avec le détail des dettes fournisseurs et créances clients, comprenant :

  • Plan comptable
  • Noms des clients et des fournisseurs (fournisseurs au débit par défaut)
  • Détails des dettes fournisseurs et créances clients
  • Soldes des comptes généraux

À savoir : Une fois l'importation terminée, les données ne pourront être supprimées du compte.

Accéder à l'outil d'importation de vos données

La migration assistée de dossiers peut se faire uniquement dans les comptes QuickBooks vierges de toutes données :

  • La page Migration assistée de dossiers s'affiche lors du paramétrage du compte de votre client.
  • Après le paramétrage du compte, si aucune donnée n'a été ajoutée dans le compte QuickBooks. cliquez sur Paramètres dans le compte de votre client et sélectionnez Importer des données. Pour obtenir de l'aide, cliquez sur le lien Aide au paramétrage du compte client.

Si des opérations sont déjà enregistrées sur le compte, vous pouvez toujours importer des données manuellement à partir de la page d'importation de données.

Lancer l'importation de données

En plus de l'importation du FEC de l'exercice précédent (N-1),vous avez également la possibilité d'importer le FEC de l'année en cours.

Voici quelques vérifications à effectuer au préalable :

  • Le FEC doit être au format texte ou Excel. 
  • Le FEC doit être équilibré.
  • Le FEC doit contenir un maximum 500 opérations 401/411 non lettrées. 
  • Les FEC N-1 et N ne doivent pas se chevaucher.

Une fois les vérifications effectuées, il vous suffit de suivre ces étapes :

  1. Une fois sur la page du Dépôt du fichier des écritures comptables, faites glisser le FEC de l'exercice précédent et de l'exercice en cours (facultatif) ou cliquez sur Sélectionnez-le(s) depuis votre ordinateur.
  2. Confirmez que vous avez compris que QuickBooks extrait uniquement le plan comptable, le nom des clients/fournisseurs, le détail des dettes fournisseurs/créances clients et les soldes des comptes généraux, puis cliquez sur Continuer.
  3. Configurez votre plan comptable en faisant correspondre les comptes de TVA du plan comptable de votre client avec ceux de QuickBooks et cliquez sur Suivant.
  4. Vérifiez la localisation de vos comptes de charges. Si vous ne différenciez pas les comptes selon la localisation, renseignez pour chaque compte la localisation la plus utilisée dans l'entreprise de votre client.
  5. Vérifiez la localisation et le taux de TVA des comptes de produits. Dans QuickBooks, chaque compte de produit est associé à une localisation et à un taux de TVA spécifique. Si ce n'est pas le cas dans les comptes de votre client, renseignez le taux et la localisation la plus utilisée et cliquez sur Suivant.
  6. Contrôlez le détail des données extraites de votre FEC en cliquant sur les sections déroulantes :
    • Balances générées
    • Reprise des dettes fournisseurs
    • Reprise des créances clients

Assurez-vous que cela correspond aux données de votre logiciel de production comptable pour garantir la justesse de l'importation et cliquez sur Importer.

La plupart des données de votre client sont maintenant importées ! Consultez notre article dédié qui détaille les étapes que vous ou votre client pouvez suivre pour finaliser la configuration.

FAQ

Que faire si j'ai un message d'erreur ?

Nous vous conseillons d'exporter à nouveau le FEC depuis votre outil de production pour ensuite le réimporter dans QuickBooks. Si le message d'erreur persiste, nous vous recommandons de vérifier votre FEC et de corriger manuellement le déséquilibre.  

Les deux formats acceptés par QuickBooks sont les formats Excel et Texte. Si vous ne pouvez obtenir le FEC dans l'un de ces formats, vous pouvez toujours importer manuellement les données de votre client.

L'importation de plus de 1000 écritures n'est pas possible avec cet outil. Nous vous conseillons de vérifier si certaines opérations peuvent éventuellement être clôturées. Si votre FEC a bien plus de 1000 lignes ouvertes, vous pouvez importer manuellement les données de votre client, catégorie par catégorie ou contactez notre assistance pour vous aider.

Si vous obtenez plus de 3 erreurs lors de l'importation de votre FEC, nous donnons la possibilité de contacter l'équipe d'assistance.

Que faire si j'ai des opérations déjà enregistrées dans QuickBooks ?

Si des opérations sont déjà enregistrées sur le compte, vous pouvez uniquement importer manuellement les écritures, catégorie par catégorie.

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