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Personnaliser les rapports dans QuickBooks

RÉSOLUde QuickBooks8Mis à jour il y a 1 mois

Cet article explique comment utiliser au mieux vos rapports financiers.

Les rapports financiers vous fournissent des infos utiles sur votre entreprise. Il existe plusieurs façons de personnaliser vos rapports. Filtrez-les pour afficher des comptes ou des clients spécifiques, ou mettez en page les données adéquates au bon endroit. Voici comment personnaliser vos rapports et vous concentrer sur les données qui vous intéressent le plus.

Certains de vos rapports seront différents selon qu'ils soient dans l'affichage classique ou dans l'affichage nouvelle expérience améliorée.

Étape 1 : Exécuter un rapport

  1. Cliquez sur Rapports (Accès direct).
  2. Recherchez et ouvrez un rapport. Conseil : si vous utilisez QuickBooks Essentials ou Plus, vous pouvez également exécuter des versions « Détails » des rapports standard.
  3. Utilisez les filtres de base du rapport pour définir une période, par exemple.
  4. Cliquez sur le bouton Personnaliser.

La fenêtre de personnalisation s'ouvre.

Étape 2 : Personnaliser un rapport

Vous pouvez appliquer plusieurs filtres pour personnaliser votre rapport. La plupart des rapports utilisent le même ensemble de filtres. Certains filtres ne sont disponibles que sur certains rapports.

Voici un aperçu de ce que vous pouvez personnaliser :

  • Général : Modifiez les paramètres comme la méthode comptable, la période couverte et le format des montants.
  • Lignes/Colonnes : Sélectionnez les lignes et colonnes que vous voulez voir apparaître dans le rapport.
  • Filtre : Sélectionnez les clients, les comptes de répartition, les fournisseurs, les comptes et les produits à afficher sur le rapport.
  • En-tête/Pied de page : Indiquez quelles informations doivent s'afficher dans l'en-tête et le pied de page.
Voici nos conseils :Les fonctionnalités personnalisables varient en fonction de votre abonnement QuickBooks.

Enregistrer des rapports personnalisés

Une fois que vous avez configuré les filtres qui vous conviennent, enregistrez-les pour exécuter le même rapport à l'avenir.

  1. Après avoir personnalisé un rapport, cliquez sur Enregistrer la personnalisation.
  2. Donnez un nom à votre rapport.
  3. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Afficher des comptes particuliers

  1. Dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur le menu déroulant Filtre.
  2. Sélectionnez la liste déroulante Compte de répartition.
  3. Cochez les cases des comptes que vous voulez voir sur le rapport.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Exécuter le rapport.

Afficher tous les comptes par type

Au lieu de sélectionner chaque compte individuellement, vous pouvez sélectionner un type de comptes, comme les comptes d'actif ou les comptes Fournisseurs.

  1. Dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur le menu déroulant Filtre.
  2. À partir du Compte de répartition liste déroulante, sélectionnez l'une des options suivantes, par exemple Tous les comptes d’actif.
  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Exécuter le rapport.

Afficher des clients, fournisseurs, produits ou services particuliers

  1. Dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur le menu déroulant Filtre.
  2. Dans les menus déroulants correspondants ▼, sélectionnez les clients, les fournisseurs ou les produits et services à inclure dans votre rapport.
  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Exécuter le rapport.

Filtrer tout par classe ou par site

Si vous avez activé cette fonctionnalité, vous pouvez filtrer les colonnes du rapport par classe ou par site.

  1. Dans la fenêtre Personnalisation, sélectionnez la Lignes/Colonnes icône ▼.
  2. À partir du Colonnes menu déroulant ▼, sélectionnez soit Classes ou Sites.
  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Exécuter le rapport.

Étape 3 : Gérez et automatisez un rapport personnalisé

Voir tous vos rapports personnalisés

  1. Cliquez sur Rapports (Accès direct).
  2. Rendez-vous dans l'onglet Rapports personnalisés.
  3. Recherchez et ouvrez un rapport.

Rendre les rapports personnalisés récurrents

Si vous souhaitez obtenir régulièrement des rapports personnalisés, planifiez leur exécution automatique :

  1. Accéder à Rapports (Accès direct) et sélectionnez la Rapports personnalisés onglet.
  2. Recherchez le rapport que vous voulez rendre récurrent.
  3. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action de la catégorie concernée.
  4. Cliquez sur le bouton Définir l'échéancier des e-mails pour activer l'option.
  5. Ajoutez l'adresse e-mail des personnes à qui vous voulez envoyer le rapport.
  6. Remplissez les champs et définissez l'échéancier.
  7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Voici nos conseils :Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans QuickBooks Online Simple Start.

Conseil :

  • Définissez l'échéancier des e-mails. SNote : pour définir un échéancier trimestriel, sélectionnez Mensuel et Tous les 3 mois pour l'intervalle. Si vous choisissez les fréquences Mensuelle et Deux fois par mois, vous ne pouvez pas sélectionner les 2930 ou 31 du mois comme date d'émission du rapport, car tous les mois ne comportent pas autant de jours. Sinon, pour contourner ce problème, sélectionnez Dernier en regard du menu déroulant Jour.)
  • Si vous voulez envoyer le rapport ou groupe de rapports au format Excel, cochez la case Joindre le rapport sous forme de fichier Excel. Sinon, le ou les rapports sont envoyés au format HTML.

Afficher des rapports personnalisés pour des groupes spécifiques

Vous pouvez également ajouter des rapports à un groupe pour que seules certaines personnes puissent les consulter.

  1. Après avoir personnalisé le rapport, cliquez sur Enregistrer les personnalisations.
  2. Dans le menu déroulant Ajouter ce rapport à un groupe, sélectionnez un groupe.
  3. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer l'ajout.
  4. Accédez à la page Rapports. Sélectionnez ensuite l'onglet Rapports personnalisés.
  5. Recherchez le groupe dans la liste.
  6. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action.
  7. Cliquez sur le bouton Définir l'échéancier des e-mails pour activer l'option.
  8. Ajoutez l'adresse e-mail des personnes à qui vous voulez envoyer le rapport.
  9. Remplissez les champs et définissez l'échéancier.
  10. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
  1. Après avoir personnalisé le rapport, cliquez sur Enregistrer les personnalisations.
  2. Dans le menu déroulant Ajouter ce rapport à un groupe, sélectionnez un groupe.
  3. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer l'ajout.
Voici nos conseils :Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans QuickBooks Online Simple Start.

Retirer un rapport personnalisé d'un groupe

Vous pouvez également retirer des rapports d'un groupe.

  1. Accéder à Rapports (Accès direct) et sélectionnez la Rapports personnalisés onglet.
  2. Recherchez le groupe dans la liste.
  3. Sélectionner Modifier Icône ▼ de la colonne Action pour le rapport que vous souhaitez supprimer.
  4. Cliquez sur Supprimer et Oui.
Voici nos conseils :Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans QuickBooks Online Simple Start.

Exporter un rapport personnalisé au format Excel ou PDF

Vous pouvez exporter un rapport personnalisé au format Excel ou PDF.

Le rapport est exporté au format PDF ou Excel.

Étape 4 : Partager des rapports personnalisés

Vous pouvez partager rapidement des rapports PDF par e-mail. Voici la manière la plus simple de les partager avec votre équipe :

  1. Ouvrez un rapport, puis cliquez sur l'enveloppe.
    This shows the icons available at the top of a report. Select the email icon to send the report as a pdf in an email.
  2. Sélectionnez E-mail.
  3. Remplissez le formulaire.
  4. Modifiez le corps du message au besoin.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer.

Les rapports peuvent être partagés au format Excel. 

Voici nos conseils :Pour envoyer un rapport à plusieurs destinataires par e-mail, séparez les adresses e-mail par une virgule et un espace. (Exemple : test_e-mail@hotmail.com, e-mail_test@yahoo.com, e-mail_test@intuit.com).

Partager l'accès en modification avec votre équipe

Si vous voulez permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à vos rapports personnalisés et de les modifier :

  1. Ouvrez un rapport, puis cliquez sur Enregistrer les personnalisations.
  2. Sélectionnez un utilisateur dans le menu Partager avec menu déroulant ▼.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Important : Ne partagez vos rapports qu'une seule fois. Si vous partagez plusieurs fois le même rapport avec des utilisateurs qui y ont déjà accès, vous risquez de créer des rapports en double.

Étapes suivantes : Personnalisation avancée

Cliquez ici pour savoir comment personnaliser davantage vos rapports dans QuickBooks.

Pour savoir comment d'autres utilisateurs personnalisent les rapports, contactez notre équipe de soutien technique.

Contactez notre communauté d'experts pour savoir comment les autres clients peuvent personnaliser leurs rapports.

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