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Personnaliser les rapports dans QuickBooks

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks6Mis à jour il y a 1 semaine

Cet article explique comment utiliser au mieux vos rapports financiers.

Les rapports financiers vous fournissent des infos utiles sur votre entreprise. Il existe plusieurs façons de personnaliser vos rapports. Filtrez-les pour afficher des comptes ou des clients spécifiques, ou mettez en page les données adéquates au bon endroit.Voici comment personnaliser vos rapports et vous concentrer sur les détails qui vous intéressent le plus.

Étape 1 : Exécuter un rapport

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur Rapports (Accès direct).
  2. Recherchez et ouvrez un rapport.
  3. Utilisez les filtres de base du rapport pour définir une période, par exemple.
  4. Sélectionnez Personnaliser dans le coin supérieur droit de la page.

La fenêtre de personnalisation s'ouvre.

Étape 2 : Personnaliser un rapport

Vous pouvez appliquer plusieurs filtres pour personnaliser votre rapport. La plupart des rapports utilisent le même ensemble de filtres. Certains filtres ne sont disponibles que sur certains rapports.

Voici un aperçu de ce que vous pouvez personnaliser :

  • Général : Modifiez les paramètres comme la méthode comptable, la période couverte et le format des montants.
  • Lignes/Colonnes : Sélectionnez les lignes et colonnes que vous voulez voir apparaître dans le rapport.
  • Filtre : Sélectionnez les clients, les comptes de répartition, les fournisseurs, les comptes et les produits à afficher sur le rapport.
  • En-tête/Pied de page : Indiquez quelles informations doivent s'afficher dans l'en-tête et le pied de page.
Note :Les fonctionnalités personnalisables varient en fonction de votre abonnement QuickBooks.

Enregistrer des rapports personnalisés

Une fois que vous avez configuré les filtres qui vous conviennent, enregistrez-les pour exécuter le même rapport à l'avenir.

  1. Après avoir personnalisé un rapport, cliquez sur Enregistrer la personnalisation.
  2. Donnez un nom à votre rapport.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Afficher des comptes particuliers

  1. Dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur le menu déroulant Filtre.
  2. Sélectionnez la liste déroulante Compte de répartition.
  3. Cochez les cases des comptes que vous voulez voir sur le rapport.
  4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Exécuter le rapport.

Afficher tous les comptes par type

Au lieu de sélectionner chaque compte individuellement, vous pouvez sélectionner un type de comptes, comme les comptes d'actif ou les comptes Fournisseurs.

  1. Dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur le menu déroulant Filtre.
  2. Dans le menu déroulant Compte de répartition, sélectionnez une des options commençant par « Tous les », comme Tous les comptes d'actif.
  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Exécuter le rapport.

Afficher des clients, fournisseurs, produits ou services particuliers

  1. Dans la fenêtre de personnalisation, cliquez sur le menu déroulant Filtre.
  2. Sélectionnez les clients, fournisseurs, produits et services que vous voulez inclure dans votre rapport.
  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Exécuter le rapport.

Filtrer tout par classe ou par site

Si vous avez activé cette fonctionnalité, vous pouvez filtrer les colonnes du rapport par classe ou par site.

  1. Dans la fenêtre de personnalisation, sélectionnez le Filtres Icône .
  2. Cliquez sur Classes ou Sites.
  3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Exécuter le rapport.

Étape 3 : Gérer et automatiser les rapports personnalisés

Voir tous vos rapports personnalisés

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur Rapports (Accès direct).
  2. Rendez-vous dans l'onglet Rapports personnalisés.
  3. Recherchez et ouvrez un rapport.

Rendre les rapports personnalisés récurrents

Si vous souhaitez obtenir régulièrement des rapports personnalisés, planifiez leur exécution automatique :

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur l'onglet Rapports (Accès direct). Sélectionnez ensuite l'onglet Rapports personnalisés.
  2. Recherchez le rapport que vous voulez rendre récurrent,
  3. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action de la catégorie concernée.
  4. Cliquez sur le bouton Définir l'échéancier des e-mails pour activer l'option.
  5. Ajoutez l'adresse e-mail des personnes à qui vous voulez envoyer le rapport.
  6. Remplissez les champs et définissez l'échéancier.
  7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Note :Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans QuickBooks Simple Start.

Conseil :

  1. Définissez l'échéancier des e-mails. (Note : Pour configurer un échéancier trimestriel, sélectionnez Mensuel et Tous les 3 mois pour l’intervalle. Pour Mensuel et Deux fois par mois, vous ne pouvez pas choisir le 2930e ou 31 jour du mois, car ces jours n'apparaissent pas dans tous les mois. Vous pouvez toutefois choisir le dernier jour du mois.)
  2. Si vous voulez envoyer le rapport ou groupe de rapports au format Excel, cochez la case Joindre le rapport sous forme de fichier Excel. Sinon, le ou les rapports sont envoyés au format HTML.

Afficher des rapports personnalisés pour des groupes spécifiques

Vous pouvez également ajouter des rapports à un groupe pour que seules certaines personnes puissent les consulter.

  1. Après avoir personnalisé le rapport, cliquez sur Enregistrer les personnalisations.
  2. Dans le menu déroulant Ajouter ce rapport à un groupe, sélectionnez un groupe.
  3. Cliquez sur Enregistrer pour confirmer l'ajout.
  4. Accédez à la page Rapports. Sélectionnez ensuite l'onglet Rapports personnalisés.
  5. Recherchez le groupe dans la liste.
  6. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action.
  7. Cliquez sur le bouton Définir l'échéancier des e-mails pour activer l'option.
  8. Ajoutez l'adresse e-mail des personnes à qui vous voulez envoyer le rapport.
  9. Remplissez les champs et définissez l'échéancier.
  10. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Note :Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans QuickBooks Simple Start.

Retirer un rapport personnalisé d'un groupe

Vous pouvez également retirer des rapports d'un groupe.

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur l'onglet Rapports (Accès direct). Rendez-vous dans l'onglet Rapports personnalisés.
  2. Recherchez le groupe dans la liste.
  3. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action du rapport que vous voulez supprimer.
  4. Cliquez sur Supprimer et Oui.

Exporter un rapport personnalisé au format Excel ou PDF

Vous pouvez exporter un rapport personnalisé au format Excel ou PDF.

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur l'onglet Rapports (Accès direct). Rendez-vous dans l'onglet Rapports personnalisés.
  2. Recherchez le rapport personnalisé dans la liste.
  3. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action du rapport que vous voulez supprimer.
  4. Sélectionnez Exporter en PDF ou Exporter en Excel.

Le rapport est exporté au format PDF ou Excel.

Étape 4 : Partager des rapports personnalisés

Vous pouvez partager rapidement des rapports PDF par e-mail. Voici la manière la plus simple de les partager avec votre équipe :

  1. Ouvrez un rapport, puis cliquez sur l'enveloppe.
    This shows the icons available at the top of a report. Select the email icon to send the report as a pdf in an email.
  2. Sélectionnez E-mail.
  3. Remplissez le formulaire.
  4. Modifiez le corps du message au besoin.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer.

Les rapports peuvent être partagés au format Excel. 

Note :Pour envoyer un rapport à plusieurs destinataires par e-mail, séparez les adresses e-mail par une virgule et un espace. (Exemple : test_e-mail@hotmail.com, e-mail_test@yahoo.com, e-mail_test@intuit.com).

Partager l'accès en modification avec des membres de l'équipe

Si vous voulez permettre à d'autres utilisateurs d'accéder à vos rapports personnalisés et de les modifier :

  1. Ouvrez un rapport, puis cliquez sur Enregistrer les personnalisations.
  2. Sélectionnez un utilisateur dans le menu déroulant Partager avec.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Important : Ne partagez vos rapports qu'une seule fois. Si vous partagez plusieurs fois le même rapport avec des utilisateurs qui y ont déjà accès, vous risquez de créer des rapports en double.

Étapes suivantes : Personnalisation avancée

Cliquez ici pour savoir comment personnaliser davantage vos rapports dans QuickBooks.

Pour savoir comment d'autres utilisateurs personnalisent les rapports, contactez notre équipe de soutien technique.

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