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Comment anonymiser les données d'un client, fournisseur ou collaborateur dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks1Mis à jour le 07 juillet, 2022

En vertu du RGPD, les personnes ont le droit à l'oubli (effacement de leurs données à caractère personnel). Si un client, fournisseur ou collaborateur souhaite être supprimé de votre compte QuickBooks, prenez en considération les choses suivantes :

  • Certaines données peuvent devoir être conservées pour des raisons légales, fiscales ou comptables. Demandez conseil à votre expert-comptable pour identifier les données à conserver et celles qui peuvent être supprimées.
  • Si vous pensez que les données peuvent être supprimées sans problème pour votre entreprise, suivez les instructions relatives à l'écrasement manuel des données disponibles dans votre compte QuickBooks.

À savoir : Le journal d'audit QuickBooks peut contenir certaines infos personnelles, notamment dans les journaux et les données de connexion. Étant donné qu'il peut être nécessaire à des contrôles, il ne peut pas être modifié.

Dans QuickBooks

Clients

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur le nom du client concerné.
  3. Pour accéder aux infos sur le client et les changer, cliquez sur le bouton Modifier en haut de la page.
  4. Remplacez son nom par un nom unique (par exemple, ClientSupprimé1, ClientSupprimé2, etc.). Nous vous déconseillons de fusionner les clients anonymisés. Effacez les infos personnelles (par exemple, téléphone, mobile, adresse, etc.).
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Fournisseurs

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Fournisseurs (Accès direct).
  2. Cliquez sur le nom du fournisseur concerné.
  3. Pour modifier ses infos, cliquez sur le bouton Modifier en haut de la page.
  4. Remplacez son nom par un nom unique (par exemple, FournisseurSupprimé1, FournisseurSupprimé2, etc.). Nous vous déconseillons de fusionner les fournisseurs anonymisés. Effacez ses infos (par exemple, téléphone, mobile, adresse, etc.).
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Collaborateurs

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Mon équipe.
  2. Sélectionnez le collaborateur de votre choix.
  3. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action.
  4. Sur la page Infos du collaborateur, supprimez les informations personnelles.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Dans QuickBooks Expert-Comptable

Clients

  1. Sélectionnez Ventes dans le menu de gauche, puis allez dans l'onglet Clients.
  2. Cliquez sur le nom du client concerné.
  3. Pour modifier les infos sur le client, cliquez sur Modifier en haut de la page.
  4. Remplacez son nom par un nom unique (par exemple, ClientSupprimé1, ClientSupprimé2, etc.). Nous déconseillons de fusionner les clients anonymisés. Effacez ses infos personnelles (par exemple, téléphone, mobile, adresse, etc.).
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Fournisseurs

  1. Cliquez sur Dépenses dans le menu de gauche, puis sur Fournisseurs. 
  2. Cliquez sur le nom du fournisseur concerné.
  3. Pour modifier ses infos, cliquez sur le bouton Modifier en haut de la page.
  4. Remplacez son nom par un nom unique (par exemple, FournisseurSupprimé1, FournisseurSupprimé2, etc.). Nous déconseillons de fusionner les fournisseurs anonymisés. Effacez ses infos (par exemple, téléphone, mobile, adresse, etc.).
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Collaborateurs

  1. Accédez à Mon équipe et sélectionnez le collaborateur concerné.
  2. Cliquez sur Modifier dans la colonne Action.
  3. Sur la page Infos du collaborateur, supprimez les informations personnelles.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Restrictions :

En tant qu'employeur, il se peut que vous soyez obligé de conserver ces informations.

Ayez en tête que certaines infos restent accessibles dans la piste d'audit si des opérations antérieures concernent des clients, fournisseurs ou collaborateurs.

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