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Comment enregistrer le paiement d'une facture dans QuickBooks ?

RÉSOLU•de QuickBooks•51•Mis à jour il y a 3 semaines

Cet article explique comment enregistrer le paiement de vos factures dans QuickBooks.

Dans QuickBooks, vous pouvez enregistrer des opérations de vente de deux manières. Si votre client a payé le produit ou service au moment de la vente, créez un reçu de vente, pour enregistrer à la fois la vente et le paiement dans vos comptes.

En revanche, si votre client vous paie ultérieurement, créez une facture et transmettez-la lui par mail. Lorsque le client paie sa facture, vous devez enregistrer le paiement dans QuickBooks. Ce dernier est alors associé à la facture d'origine. Vos comptes sont bons : vente et paiement sont enregistrés. Lisez la suite pour savoir comment enregistrer les paiements de factures.

Enregistrer le paiement d'une facture client

Une fois le paiement reçu de votre client, vous devez l'enregistrer dans QuickBooks pour que la facture soit marquée comme payée. Sinon, l'état de la facture restera en cours et elle apparaîtra dans les factures impayées dans QuickBooks. Le paiement peut être enregistré pour une partie ou la totalité de la facture. Voici comment procéder :

Enregistrer le paiement total d'une facture

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Paiement entrant.
  3. Sélectionnez le nom du Client dans le menu déroulant.
  4. Sélectionnez le Mode de paiement dans le menu déroulant.
  5. Sélectionnez le compte sur lequel le paiement a été effectué dans le menu déroulant Déposer sur. Conseil : En général, il s'agit de votre compte courant.
  6. Dans la section Opérations en cours, cochez la case correspondant à la facture dont vous enregistrez le paiement.
  7. Saisissez le n° de référence et un mémo si nécessaire. Cette étape est facultative.
  8. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

À savoir : Pour enregistrer et envoyer le reçu de paiement à votre client, cliquez sur le bouton Enregistrer et envoyer. Il n’est pas possible de personnaliser votre reçu de paiement.

Enregistrer le paiement partiel d'une facture

Votre client ne vous a réglé qu'une partie de la facture ? Enregistrez ce paiement, même s'il n'est que partiel. QuickBooks permet de suivre le solde restant à payer de la facture :

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Paiement entrant.
  3. Sélectionnez le nom du Client dans le menu déroulant.
  4. Sélectionnez le Mode de paiement dans le menu déroulant.
  5. Sélectionnez le compte sur lequel le paiement a été effectué dans le menu déroulant Déposer sur. Conseil : En général, il s'agit de votre compte courant.
  6. Dans la section Opérations en cours, cochez la case correspondant à la facture dont vous enregistrez le paiement.
  7. Dans le champ Montant reçu, saisissez le montant payé par votre client.
  8. Saisissez le n° de référence et un mémo si nécessaire. Cette étape est facultative.
  9. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Il arrive qu'un client paie plus ou moins que prévu. Vous pouvez apporter des modifications à un reçu de paiement facilement. 

  1. Cliquez sur les ventes, puis sélectionnez Opérations clients (Accès direct).
  2. Ouvrez le paiement à modifier.
  3. Modifiez le champ Montant reçu.
  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

À savoir : Si vous modifiez une opération associée à d'autres opérations, QuickBooks vous enverra systématiquement un message d'avertissement.

  1. Cliquez sur les ventes, puis sélectionnez Opérations clients (Accès direct).
  2. Ouvrez le paiement que vous voulez annuler. Si vous ne savez pas quel paiement est associé à la facture pour laquelle vous supprimez le paiement, vous pouvez également ouvrir le paiement en accédant à la facture et en cliquant sur paiement dans le coin supérieur droit de la facture.
  3. Cliquez sur Plus.
  4. Sélectionner Annuler.

Voici comment appliquer un avoir à une facture :

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Paiement entrant.
  3. Sélectionnez le Client pour qui vous avez créé l'avoir dans le menu déroulant concerné.
  4. Dans la section Opérations en cours, cochez la facture à laquelle appliquer l'avoir.
  5. Dans la section Crédits, cochez l'avoir concerné.
  6. (Facultatif) Si vous vous ne voulez pas déduire l'intégralité de l'avoir, modifiez-en le montant dans la colonne Paiement.
  7. Laissez les champs Mode de paiement, N° de référence, Déposer sur et Montant reçu vides.
  8. Renseignez les autres champs, notamment la Date du paiement
  9. Assurez-vous que le total est correct après avoir appliqué l'avoir.
  10. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Voici comment modifier ou ne pas appliquer les avoirs :

  1. Ouvrez le paiement que vous avez enregistré.
  2. Décochez la case des avoirs que vous ne voulez pas appliquer, ou modifiez les montants à utiliser sur les avoirs disponibles.
  3. Vous pouvez relancer le processus d'enregistrement du paiement en cliquant sur Recevoir un paiement dans la fenêtre de la facture.

Pour connaître le solde restant à payer par le client :

  1. Cliquez sur Rapports (Accès direct).
  2. Recherchez et ouvrez le rapport Récapitulatif du solde des clients.
  3. Cliquez sur Exécuter le rapport.
  4. Vérifiez le solde courant du client dans la colonne Total.
À savoir : Lorsque vous enregistrez des paiements partiels, QuickBooks applique le paiement à la première ligne de la facture, puis à chaque ligne suivante jusqu'à épuisement du paiement. Il a été conçu ainsi, l'ordre ne peut pas être modifié.

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