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Comment envoyer des relances automatiques ou manuelles dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks27Mis à jour il y a 3 semaines

Cet article explique comment programmer des relances pour les clients dont les factures sont en retard ou arrivent à échéance.

Il existe un moyen facile de rappeler à vos clients les dates d'échéance de leurs factures : les relances automatiques, dont vous pouvez programmer l'envoi de quelques jours avant à quelques jours après l'échéance. Plus besoin de surveiller le calendrier ni de vous préoccuper d'envoyer vous-même vos relances. Vous pouvez aussi personnaliser l'e-mail d'accompagnement afin d'y faire figurer toutes les infos que vous jugez nécessaires.

Si vous souhaitez envoyer manuellement une relance de facture à un client, nous vous expliquons comment procéder.

Activer les relances automatiques

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Compte et paramètres.
  2. Dans le menu de gauche, cliquez sur l'onglet Ventes.
  3. Dans la section Relances, cliquez sur l'icône demodification ✎.
  4. Activez Relances automatiques.
  5. Cliquez sur la liste déroulante de Rappel 1, puis activez le bouton.
  6. Dans les champs du menu déroulant, sélectionnez jour(s) et avant ou après pour indiquer à QuickBooks à quel moment envoyer la relance. Note : vous pouvez programmer et envoyer des relances par e-mail jusqu'à 90 jours avant ou après la date d'échéance de la facture.
  7. Vous pouvez créer vos autres relances, le cas échéant. Elles sont limitées au nombre de trois.

 
Maintenant que vous avez activé les relances, vous pouvez modifier votre message de relance. Vous pouvez personnaliser le modèle d'e-mail de chaque relance pour qu'il corresponde aux paramètres de date que vous avez choisis..

  1. Modifiez la ligne d'objet au besoin dans le champ correspondant. Conseil : Conservez le terme « relance ».
  2. Cochez la case Utiliser une salutation, puis sélectionnez celle qui vous convient à l'aide des menus déroulants.
  3. Dans le champ Message électronique, effacez le texte du message et créez le vôtre. Vous pouvez également utiliser le modèle d'email par défaut.
  4. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.

 
QuickBooks vérifie les échéances de vos factures plusieurs fois par jour et envoie les relances nécessaires. Les relances automatiques sont configurées de telle façon qu'elles s'appliquent à l'ensemble de votre clientèle ; vous ne pouvez donc pas les activer pour un client et les désactiver pour un autre.

Le modèle de relance s'applique à l'ensemble de vos factures. Le compte à rebours démarrera pour toute facture que vous finaliserez. Assurez-vous d'avoir indiqué l'adresse e-mail du client dans le champ concerné.

Note : Vous voulez inclure les copies PDF de vos factures dans vos e-mails de relance ? Dans le même onglet Ventes, Cliquez sur l'icône de modification ✎ de la section Envoi par e-mail. Cochez la case Joindre PDF, puis cliquez sur Enregistrer.

Voir qui a reçu une relance

Si vous voulez afficher les clients qui ont reçu des relances, cliquez sur Ma compta, puis sur Opérations, et sélectionnez Opérations clients (Accès direct), ou cliquez sur Ventes, puis sélectionnez Opérations clients (Accès direct). La mention « En cours (relancé) » figure alors dans la colonne État de la facture en question.

Envoyer des relances manuelles

Si vous le souhaitez, vous pouvez également envoyer des relances manuelles.

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale dans le menu de gauche, puis sur Factures (Accès direct).
  2. Recherchez la facture pour laquelle vous voulez envoyer une relance.
  3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Envoyer une relance.
  4. Personnalisez votre message, puis cliquez sur Envoyer.

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