Comment facturer les dépenses associées aux projets dans QuickBooks ?

Découvrez comment créer des factures pour vos dépenses par projet dans QuickBooks Online Plus.

Une fois la fonctionnalité Projets activée, vous pouvez refacturer à vos clients des dépenses associées à leurs projets, y compris les heures de travail effectuées. Suivez ces étapes, que vous refacturiez des dépenses au réel (heures, produits, prestations de service) ou que votre facture soit forfaitaire.

Étape 1 : Déterminer comment vous allez facturer les projets

Si vous facturez les heures travaillées et le matériel utilisé : vous pouvez créer des factures au besoin pour les dépenses et les feuilles de temps définies comme à facturer.

Si vous facturez un forfait, vous ne facturez généralement pas les dépenses d'un projet en particulier. Envoyez un devis à vos clients pour le projet, Puis émettez la facture à partir de ce devis.

Cependant, vous aurez peut-être besoin de refacturer certaines dépenses particulières dans le cadre d'un projet donné, par exemple si vos clients vous demandent d'effectuer des tâches supplémentaires.

Étape 2 : Activer l'option Autoriser la facturation des dépenses

Si ce n'est pas encore fait, activez l'option Autoriser la facturation des dépenses.

1. Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Compte et paramètres.
2. Rendez-vous dans l'onglet Dépenses.
3. Ouvrez la section Factures fournisseurs et dépenses.
4. Activez Autoriser la facturation des dépenses.
5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer pour fermer vos paramètres.

Vous pouvez désormais cocher la case À facturer lors de la saisie de vos feuilles de temps ou de vos dépenses.

Étape 3 : Facturer les dépenses associées aux projets

Accéder à Projets (Accès direct), puis sélectionner votre projet.

Conseil : Vous pouvez personnaliser votre menu en cliquant sur ⚙ Paramètres, puis sélectionnez les onglets que vous souhaitez rendre disponibles.

Dépenses associées aux projets

1. Cliquez sur Ajouter au projet, puis sélectionnez Achat comptant.
2. Renseignez les différents champs.
3. Cochez la case À facturer pour chaque ligne de dépense que vous souhaitez refacturer.
4. Sélectionnez le Client/Projet auquel sont associées les dépenses dans le menu déroulant (il ne s'agit pas du fournisseur).
5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Feuilles de temps associées aux projets

1. Cliquez sur + Nouveau.
2. Sélectionnez Feuille de temps hebdo
3. Sélectionnez un collaborateur.
4. Modifiez la semaine de saisie des heures si nécessaire.
5. Ajoutez le nombre d'heures travaillées ce jour-là ou la semaine sélectionnée.
6. Dans la section Détails, sélectionnez un client ou un projet pour ajouter le projet.
7. Cochez À facturer (/h) si vous souhaitez refacturer les heures de travail au client.
8. Ajoutez d'autres infos au besoin, puis cliquez sur Enregistrer et fermer.

Étape 4 : Facturer les dépenses à vos clients

Vous avez à présent saisi les dépenses et les heures de travail associées aux projets de vos clients et vous les avez définies comme À facturer. Cliquez sur Projets dans le menu de gauche et sélectionnez le projet dont vous souhaitez refacturer les dépenses dans l'onglet Aperçu.

1. Cliquez sur Ajouter au projet, puis sélectionnez Facture.
2. Sélectionnez le client à facturer dans le menu déroulant Client.
3. Vos dépenses à facturer et feuilles de temps s'afficheront dans la Ajouter à la facture vitre. sélectionnez les dépenses et feuilles de temps à facturer.
4. Créez la facture et envoyez-la à votre client.

Si vous souhaitez émettre une facture individuelle par dépense ou par feuille de temps :

1. Accédez à votre projet.
2. Sélectionnez l'onglet Opérations.
3. Recherchez la dépense ou feuille de temps à facturer dans la liste.
4. Sélectionnez Créer une facture dans la colonne Action.
5. Renseignez l'ensemble des champs de la facture et envoyez-la à votre client.

Lorsque vous suivez ces étapes, QuickBooks connecte automatiquement la dépense à facturer et la facture à votre projet.