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Guide d'intégration de Shopify et de QuickBooks Online

RÉSOLU•de QuickBooks•1•Mis à jour le 20 novembre, 2023

Configurez votre intégration entre Shopify et QuickBooks en quelques minutes à l'aide de notre processus de configuration simple. Vous trouverez ci-dessous une procédure étape par étape, mettant en évidence certains points clés utiles tout au long du processus.

Étape 1 : Se connecter

Commencez par connecter vos applis à QuickBooks Connector (OneSaas). Si vous n'avez pas encore connecté vos applis, vous pouvez suivre nos guides pour connecter Shopify et QuickBooks.

Étape 2 : Configurer

Le processus de configuration ci-dessous vous présentera différentes options détaillant exactement comment vous voulez que votre intégration de Shopify et QuickBooks fonctionne. Vous aurez besoin de quelques connaissances en comptabilité pour vérifier que les paramètres d'intégration sont adaptés à votre entreprise et à vos pratiques comptables.

  1. Vous devrez configurer vos options de synchronisation avant de configurer vos flux. Vous devez configurer les éléments suivants :
  • Fuseau horaire du compte
  • Date de début des intégrations
  • Options du rapport de synchronisation des e-mails

2. Vous serez invité à utiliser des flux de travail facultatifs. Dans cette procédure pas à pas, ces flux seront sélectionnés pour démontrer toutes les capacités du processus de configuration.

  • Les ventes de Shopify seront envoyées à QuickBooks sous la forme d'une facture.
  • Les paiements de Shopify seront envoyés sous forme de dépôts dans QuickBooks.
  • Les produits Shopify seront créés dans QuickBooks.
  • Les mises à jour du niveau de stock de QuickBooks seront envoyées à Shopify.

Flux de création de facture

La sélection de Lorsqu'une commande est créée dans Shopify, créez un flux de vente dans QuickBooks vous amène à :

  1. Configurer les filtres pour déterminer quelles commandes seront récupérées de Shopify. Vous devrez configurer les filtres en fonction de l'état de la commande.
  2. Choisir si vous voulez que la vente soit créée en tant que facture ou reçu de vente dans QuickBooks.
  3. Sélectionnez le Produits par défaut et options avancées.
  • Préfixe du numéro de commande :Le préfixe que vous entrez ici est ajouté à toutes les commandes récupérées à partir de votre compte Shopify. Par exemple : Si vous avez la commande « 1234 » dans Shopify et que vous ajoutez le préfixe « SPSF » dans la configuration, votre commande sera récupérée dans QuickBooks Connectors avec le numéro de commande « SPFY1234 » et envoyée à QuickBooks Online en conséquence.
  • Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au site : Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un site par défaut au sein de votre système QuickBooks. Cette option est unique à QuickBooks : elle n'est disponible que si vous avez configuré des classes ou des sites dans votre compte QuickBooks.
  • Attribuer la vente à- La plupart des systèmes de comptabilité exigent qu'un client soit enregistré lors de la création d'une facture de vente. Cette option vous permet de choisir la nature du dossier client qui est créé. L'option par défaut est Client d'origine Toutefois, si vos clients Shopify spécifient un nom d'entreprise et que vous préférez qu'il s'affiche dans votre comptabilité, vous pouvez choisir l'option Organisation du client. Si vous ne voulez pas créer de dossiers de clients dans votre système de comptabilité, vous pouvez également sélectionner l'option Client générique. Cela signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système de comptabilité par rapport à un dossier client « Shopify » générique que vous créerez ou laisserez vide pour utiliser le client générique par défaut.
  • Numéros de facture automatiques- Cette option vous permet d'ignorer complètement le numéro de commande Shopify et d'utiliser la convention de numérotation séquentielle de votre système comptable.
  • Remise sur le produit- Vous pouvez définir une remise en tant qu'« Article » pour pouvoir suivre vos remises sur les ventes.
  • Arrondir le produit : Sélectionnez le produit préféré à utiliser lorsque vous envoyez des écarts d'arrondi comme ligne.
  • Expédition- Vous facturez peut-être à vos clients des frais d'expédition supplémentaires sur vos ventes. Dans ce cas, l'intégration peut vous permettre de spécifier un « article » dédié pour ces frais d'expédition. Cela vous permettra de suivre facilement les revenus générés par les frais d’expédition.
  • Décalage d’échéance- Un type d'échéance sera attribué si les opérations n'ont pas d'échéance. Ce montant est calculé en fonction de la date de l'opération, du décalage de l'échéance et du type spécifié. Sinon, la date de l'opération est utilisée comme date d'échéance.
  • Autoriser les paiements par carte : Sélectionnez cette option si vous voulez autoriser les paiements par carte de paiement pour les opérations.

4. Vous serez redirigé vers la page de configuration de la taxe. Là, pour chaque taux de TVA existant dans Shopify, vous devrez sélectionner un taux de TVA correspondant dans QuickBooks. Pour en savoir plus sur la configuration de la TVA, cliquez ici.

5. Vous pouvez également sélectionner la façon dont vous voulez faire correspondre vos produits Shopify avec vos produits QuickBooks. La correspondance peut se baser sur le nom ou la référence. Pour que les ventes s'intègrent correctement à votre système de comptabilité, tous vos articles Shopify doivent être configurés avec des références uniques.

  • Remarque : Lors de l'intégrations de QuickBooks, 2 options de correspondance entre produits sont proposées :
  • Nom :Nous associons le champ Référence du produit de Shopify au champ Nom du produit dans QuickBooks
  • Ref. : Nous associons le champ Référence du produit à partir de Shopifyau champ Référence du produit dans QuickBooks

6. De plus, si vous souhaitez que les nouveaux articles figurant dans les factures Shopify soient créés dans QuickBooks, il vous suffit de cliquer sur la case, puis de Créer de nouveaux articles dans QuickBooks paramètres. Dans cette section, vous devrez sélectionner les comptes de produits et de charges à utiliser pour vos articles répertoriés et non répertoriés. Vous pouvez trouver plus d'informations sur l'intégration des éléments en cliquant ici.

Note : QuickBooks Connector peut attribuer un compte CMV aux produits uniquement lors de la création, mais il ne synchronise pas le prix CMV des produits.

7. Ensuite, la Envoyer des paiements de Shopify à QuickBooks Les paramètres vous permettent de choisir d'enregistrer ou non les données de paiement de Shopify pour vos ventes dans QuickBooks.

8. Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, vous pouvez le faire en cliquant sur la Options avancées lien.

9. Vous avez également la possibilité de Créer des avoirs dans QuickBooks Online. Dans ce flux, il vous sera demandé de mapper un compte de secours à partir duquel l'argent du paiement sera remboursé. Vous serez également invité à saisir le préfixe de votre numéro de remboursement préféré, qui sera ajouté avant le numéro du reçu de remboursement.

Note :Cliquez sur Rembourséet Remboursé en partie État sur le filtre de la commande si vous souhaitez synchroniser les avoirs avec votre appli comptable.

10. Dans le cadre de l'intégration, vous pouvez choisir de synchroniser les frais Shopify qui seront ajoutés aux factures fournisseurs dans QuickBooks.

Remarque : Pour synchroniser les frais dans QuickBooks, les comptes de la section Paiements et du mode de paiement doivent être configurés comme suit :

  • QuickBooks États-Unis et Canada : cartes de paiement ou comptes bancaires courants.
  • QuickBooks France et Royaume-Uni : Comptes de trésorerie.
  • Autres régions : Configurez n'importe quel compte.

12. N'oubliez pas de sélectionner Enregistrer pour continuer à avancer.

Flux de synchronisation des paiements

En activant le flux des paiements, vous autorisez QuickBooks Connector à enregistrer automatiquement des dépôts dans QuickBooks pour les paiements provenant de Shopify.

Si vous ne savez pas exactement en quoi consistent les paiements de Shopify, consultez cet article Guide du soutien technique de Shopify.

Remarque : Si vous souhaitez activer la synchronisation des paiements avec QuickBooks, nous vous recommandons de désactiver le flux des commandes ci-dessus, qui pourrait doubler votre chiffre d'affaires s'il n'est pas configuré correctement.

  1. Vous serez invité à mapper le champ Dans le compte bancaire . C'est ici que nous enregistrerons vos paiements Shopify en tant qu'opération bancaire. Le compte à utiliser doit être un compte « Autres actifs à court terme » ou un compte « bancaire ». Le compte sélectionné sera dans le plan comptable sélectionné lorsque vous afficherez votre dépôt dans votre compte QuickBooks.
  2. Pour afficher les acomptes créés dans QuickBooks :
    1. Sélectionner Plan comptable, puis Plan comptable.
    2. Sélectionnez le champ Compte attribué au compte bancaire

      PayoutpaidShopify_QBConnector_US_ExtInt_102721.png
  3. Dans la section Créer un dépôt ,vous serez invité à mapper le mode de paiement par défaut. Choisissez un compte dans cette section si vous souhaitez que QuickBooks Connector utilise un compte de compensation unique pour les dépôts, quel que soit le mode de paiement.

Utiliser la section des comptes de produits

Le compte de produits à sélectionner ici vous permet de mapper les différents modes de paiement à des comptes de compensation spécifiques. Nous enverrons les modes de paiement qui ne sont pas associés à un compte de produits au compte défini par défaut.

Utiliser la section des comptes de charges

Le compte de charges à sélectionner ici est l'endroit où nous mapperons les frais, les coûts et les taxes du paiement.

Createadeposit_QBConnector_US_ExtInt_102721.png

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour continuer.

Flux de création de produit

Si vous voulez que tous vos nouveaux produits Shopify soient créés dans QuickBooks, cliquez sur Lorsqu'un produit est créé dans Shopify, créez de nouveaux articles dans QuickBooks .flux de travail. Vous devez sélectionner les comptes de produits et de charges à utiliser pour vos articles avec et sans suivi de stock. Vous pouvez trouver plus d'informations sur l'intégration des éléments en cliquant ici.

À savoir : QuickBooks Connector attribue le compte CMV (Coûts des Marchandises Vendues) uniquement aux produits lors de leur création, mais le coût CMV des produits n'est ensuite pas synchronisé.

ProductcreatedinShopify_QBConnector_US_ExtInt_102721.png

N'oubliez pas de sélectionner le Enregistrer pour continuer.

Flux de mise à jour du stock

Lorsque vous sélectionnez le flux Lorsque les niveaux de stock sont mis à jour dans QuickBooks, mettez à jour les niveaux de stock dans Shopify, vous serez invité à sélectionner la manière de faire correspondre les articles avec les articles QuickBooks, soit par leur nom ou leur référence, ainsi que l'emplacement du magasin où le stock doit être mis à jour.

Remarque : Cette option ne doit être activée que si vous avez configuré des niveaux de stock dans QuickBooks avant l'intégration. Dans le cas contraire, vous risquez d'épuiser vos stocks Shopify. En savoir plus sur notre processus de Contrôle des stocks .

StockLevels_QBConnector_US_ExtInt_102721.png

N'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour continuer.

Étape 3 : Synchroniser

Votre compte est maintenant prêt pour la synchronisation de vos données entre vos applis. Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre compte doit être synchronisé toutes les heures, mais vous pouvez lancer une synchronisation manuelle à tout moment. Sélectionnez le Synchroniser sur la Options de synchronisation en haut de votre Gérer onglet.

Si vous avez des questions, contactez notre Équipe de soutien technique pour obtenir de l'aide à tout moment.

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