Cet article explique comment annuler des ventes, des dépenses et d'autres opérations dans QuickBooks.
Vous avez créé une opération par erreur ? Annulez-la ou supprimez-la : elle n'aura ainsi pas d'impact sur vos comptes et sur les soldes dans vos rapports. Si l'opération est récurrente, désactivez-la, elle ne sera plus créée automatiquement à l'avenir.
Si l'opération n'a pas été créée par erreur, réfléchissez bien pour savoir comment la traiter. Renseignez-vous sur les règles comptables et fiscales. En cas de doute, consultez votre expert-comptable et si vous n'en avez pas, nous pouvons vous aider à trouver un expert-comptable.
Pour annuler ou supprimer une opération, suivez les étapes ci-dessous.
Comprendre la différence entre l'annulation et la suppression d'opérations
Lorsque vous annulez une opération dans QuickBooks, vous conservez une trace de l'opération : la création de l'opération et son annulation figurent dans l'historique de vos comptes mais le solde de vos comptes et rapports sont corrects.
Lorsque vous supprimez une opération dans QuickBooks, elle est complètement effacée de vos comptes et elle n'apparaîtra sur aucun rapport ni dans aucun compte. Vous pouvez récupérer certaines infos sur l'opération à l'aide du journal d'audit de QuickBooks, mais vous ne pouvez pas récupérer l'intégralité de l'opération. Supprimez une opération uniquement si vous êtes certain de ne pas avoir besoin de la consulter à l'avenir.
De façon générale, nous vous conseillons d'annuler une opération plutôt que de la supprimer afin de conserver une trace de l'opération. Toutes les opérations peuvent être supprimées dans QuickBooks, mais seules certaines peuvent être annulées. Les opérations suivantes ne peuvent pas être annulées :
- Devis
- Avances
- Avoirs fournisseurs
- Bons de commande
- Préfactures
Note : vous ne pouvez pas annuler de factures fournisseurs, mais vous pouvez annuler des paiements de factures.
En cas de doute sur l'annulation ou la suppression d'une opération, contactez votre expert-comptable. Si vous n'en avez pas, nous pouvons vous aider à trouver un expert-comptable.
Annuler ou supprimer une opération
Une fois que vous avez décidé d'annuler ou de supprimer une opération, voici comment procéder :
- Cliquez sur les ventes dans le menu de gauche, puis sur Opérations clients (Accès direct).
- Recherchez l'opération. Dans la colonne Action, cliquez sur la petite flèche, puis sélectionnez Annuler ou Supprimer.
- Sélectionner Annuler l'avoir/Oui ou Retour/Non pour confirmer.
- L'autre manière d'annuler une opération est de vous rendre à l'opération appropriée. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Afficher/Modifier pour ouvrir l'opération.
- Si vous voulez inclure une raison pour l'annulation ou la suppression de l'opération, entrez cette information dans le Mémo ou Message section.
- Saisissez la date d'annulation ou de suppression, si besoin.
- Cliquez sur Plus au bas de l'écran. Ensuite, cliquez sur Annuler ou Supprimer. Par exemple, Annuler la facture ou Annuler le reçu de vente.
- Cliquez sur Oui pour confirmer.
Vous ne pouvez annuler qu'une opération à la fois. L'annulation ou la suppression d'une opération est définitive. Pour limiter les risques d'erreur, il n'est possible d'annuler ou de supprimer les opérations qu'une à une dans QuickBooks.