Cet article explique comment rendre des comptes inactifs dans votre plan comptable.
Gardez votre plan comptable simple et organisé. S vous n'avez plus besoin d'utiliser un compte, rendez-le inactif. Dans QuickBooks, les comptes que vous n'utilisez pas ou plus ne sont pas supprimés afin de conserver un historique de vos données et de consulter des rapports complets. Ils sont simplement désactivés.
Si vous n'avez jamais utilisé un compte ou si son solde est de 0 €, il est facile de le rendre inactif. En revanche, les comptes que vous avez déjà utilisés vont demander un peu plus de travail. Lorsque vous enregistrez une opération, elle figure toujours dans deux comptes (la comptabilité est en partie double) : la modification des données dans un compte touchera également l'autre compte. Lisez la suite pour en savoir plus.
Il y a une grande différence entre déconnecter un compte de QuickBooks et le supprimer de votre plan comptable. Voici quelques conseils à garder en tête.
Bon à savoir : Au lieu de rendre un compte bancaire inactif, nous vous conseillons de le déconnecter de QuickBooks. Ainsi les nouvelles opérations ne seront plus importées automatiquement dans QuickBooks, mais vous conserverez vos données comptables existantes.
Ce qu'il faut savoir avant de rendre un compte inactif
- Vous ne pouvez pas supprimer un compte définitivement, sauf lorsque vous fusionnez deux comptes.
- En désactivant un compte, vous ne supprimez pas automatiquement ses opérations. Les opérations enregistrées dans un compte désactivé (supprimé) ne sont en aucun cas modifiées.
- Vous ne pouvez pas modifier une opération enregistrée dans un compte inactif. Pour pouvoir modifier/supprimer l'opération, vous devez d'abord restaurer le compte, accéder à l'historique et supprimer l'écriture concernée. Vous devez ensuite passer le compte en revue et mettre son solde à zéro avant de le désactiver.
- Avant de rendre un compte de bilan inactif, mettez son solde à zéro. Si le solde n'est pas nul, QuickBooks crée automatiquement une écriture d'ajustement pour ramener à zéro le solde non nul du compte inactif. L'écriture est comptabilisée automatiquement dans les capitaux propres d'ouverture, comme si elle avait été comptabilisée sur les exercices précédents. Vérifiez le traitement fiscal de cette écriture.
Rendre un compte inactif pour le supprimer
Note : Avant tout, nous vous recommandons de contacter votre expert-comptable. Il vous indiquera si la procédure est adaptée ou non à votre situation.
Lorsque vous rendez inactif un compte dont le solde n'est pas nul, QuickBooks crée une écriture de journal. Le solde est transféré vers un autre compte, et les opérations qui y étaient enregistrées continuent de figurer dans vos rapports. Mais attention : si vous réactivez le compte, QuickBooks ne restaurera pas le solde et ne modifiera pas l'écriture de journal.
| Important : QuickBooks utilise des comptes par défaut pour certaines fonctionnalités, comme les comptes TVA ou Fonds non déposés. Il est impossible de supprimer les comptes par défaut. |
Dans certains cas, quelques étapes supplémentaires sont nécessaires pour rendre un compte inactif :
- Si le compte à désactiver est associé à des produits ou services, modifiez le compte défini dans ces produits et services. Sinon, vous pouvez également rendre inactifs les produits ou services concernés.
- Si des dépenses à facturer sont enregistrées dans un compte de produits à désactiver, facturez-les à vos clients.
- Si des opérations récurrentes utilisent le compte à désactiver, dissociez-les de ce compte.
- Si le compte comporte des comptes rattachés, modifiez le rattachement des comptes concernés.
Lorsque vous êtes prêt à rendre un compte inactif :
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Plan comptable.
- Dans la liste, recherchez le compte concerné.
- Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Rendre inactif.
Vous pouvez aussi procéder de manière groupée :
- Cochez tous les comptes concernés.
- Cliquez sur le bouton Actions groupées, puis sur Rendre inactif.
Le compte disparaît alors des menus et du plan comptable.
Afficher les comptes inactifs
Vos rapports incluent les comptes inactifs et les opérations qui y sont enregistrées. Vos comptes sont ainsi complets et exacts. Vous pouvez choisir de masquer les comptes inactifs en personnalisant les rapports, mais cela peut affecter l'exhaustivité des données de vos rapports.
Pour consulter les comptes inactifs dans votre plan comptable :
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sélectionnez Plan comptable.
- À côté de l'icône de l'imprimante, cliquez sur la roue dentée ⚙.
- Cochez la case Inclure les inactifs.