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Comment suivre mes projets dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks6Mis à jour il y a 2 semaines

Cet article explique comment créer et gérer des projets dans QuickBooks Plus et QuickBooks Expert-Comptable.

Utilisez les projets dans QuickBooks pour suivre la rentabilité de vos activités. La fonctionnalité Projets vous permet de regrouper les revenus, les coûts et les heures de vos collaborateurs par projet et d'obtenir des rapports spécifiques, le tout au même endroit.

La fonction Projets est uniquement disponible dans QuickBooks Plus et QuickBooks Expert-Comptable.

Étape 1 : Activer la fonction Projets

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Compte et paramètres.
  2. Accédez à l'onglet Options avancées.
  3. Dans la section Projets, cliquez sur le crayon ✎.
  4. Activez la fonction.
  5. Cliquez sur Enregistrer , puis sur Terminer.

À noter : Vous pouvez désactiver la fonction Projets à tout moment dans les paramètres de votre compte.

Si vous utilisez QuickBooks Expert-Comptable, la fonction Projets doit être activée pour suivre des projets.

Attention : L'activation de la fonction Projets dans QuickBooks Expert-Comptable est irréversible.

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Paramètres de l'entreprise.
  2. Cliquez sur l'onglet Options avancées.
  3. Dans la section Projets, cliquez sur le crayon ✎.
  4. Activez la fonctionnalité.
  5. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.

Étape 2 : Créer un projet

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur Projets (Accès direct).
  2. Cliquez sur le bouton Commencer un projet pour créer votre tout premier projet ou sur le bouton Nouveau projet si vous en avez déjà créé un.
  3. Dans le champ Nom du projet, saisissez un nom de projet.
  4. Sélectionnez le client associé au projet dans le menu déroulant correspondant.
  5. (Facultatif) Ajoutez des notes.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Au fur et à mesure du développement de vos activités, la liste de vos projets va s'allonger. Une fois que vous avez créé un projet, vous pouvez lui associer des opérations existantes ou nouvelles.

Étape 3 : Rattacher de nouvelles opérations à vos projets

Des opérations telles que factures clients, achats comptant ou devis peuvent être créées directement dans un projet. Cela ne modifie en aucun cas leur comptabilisation. Elles sont simplement directement associées au projet, ce qui vous permet de bien suivre sa rentabilité.

Vous pouvez rattacher de nouvelles opérations à un projet de deux façons différentes. Soit vous créez une opération dans QuickBooks comme vous le feriez habituellement, renseignez simplement le nom du projet dans le champ Client/Projet. Soit vous créez une opération directement dans un projet :

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur Projets (Accès direct).
  2. Sélectionnez votre projet.
  3. Cliquez sur le bouton Ajouter au projet pour créer une opération.
  4. Sélectionnez Facture, Paiement entrantAchat comptant, Devis, Bon de commande, Heures travaillées ou Facture fournisseur.
  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Bon à savoir : Lorsque vous créez une facture client ou fournisseur directement dans un projet, celle-ci est automatiquement taguée comme suit : [nom du client]: [nom du projet]. Si la facture n'est pas associée à un projet, seul le nom du client est indiqué.

Étape 4 : Rattacher des dépenses existantes à un projet

Si des dépenses à facturer ou non sont déjà enregistrées dans QuickBooks, par exemple des factures fournisseurs, chèques, achats comptant ou bons de commande, voici comment les rattacher à votre projet :

  1. Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations bancaires, puis Dépenses (Accès direct).
  2. Dans l'onglet Dépenses, recherchez l'opération à rattacher à votre projet et ouvrez-la.
  3. Dans la colonne Client/Projet, cliquez sur la flèche du menu déroulant. Sélectionnez ensuite le projet, puis répétez la procédure pour chaque dépense à rattacher au projet. Il ne s'agit pas du fournisseur. À noter : Si vous ne voyez pas la colonne Client/Projet, allez dans vos paramètres et activez Effectuer le suivi des dépenses par client dans la section Dépenses de votre compte QuickBooks.
  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Étape 5 : Rattacher des feuilles de temps existantes à un projet

Même si certaines heures travaillées ne sont pas à facturer, vous pouvez souhaiter les rattacher à un projet pour analyser sa rentabilité. Pour ce faire, cliquez sur + Nouveau, puis sur Feuille de temps hebdo.

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Cliquez sur Feuille de temps hebdo.
  3. Dans le menu déroulant, sélectionnez le collaborateur ou le prestataire pour qui rattacher les feuilles de temps au projet.
  4. Sélectionnez la semaine pendant laquelle vos collaborateurs ou prestataires ont travaillé sur le projet à partir du menu déroulant.
  5. Recherchez les feuilles de temps correspondantes. Ensuite, cliquez sur le menu déroulant Choisir un client ou un projet, puis sélectionnez le projet.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Bon à savoir : Si la case À facturer est cochée sur les feuilles de temps, vous pouvez créer des factures facilement à partir des infos saisies. Pensez à bien renseigner le client/projet concerné.

Étape 6 : Rattacher des factures client existantes à un projet

Créer des factures dans un projet est simple (voir Étape 3), mais soyez vigilant si vous associez des factures déjà existantes à un projet, en particulier si elles ont déjà été payées. Voici comment ajouter des factures existantes à votre projet.

Étape 7 : Vérifier que tout est correct

Vous savez à présent comment suivre les coûts et les revenus de vos projets. Vérifiez que les données affichées sont les bonnes :

  • Cliquez sur le projet qui vous intéresse, puis sur l'onglet Aperçu. Regardez les colonnes Revenus et Coûts. Vérifiez que les nouvelles factures clients ou fournisseurs, les achats comptants ou les feuilles de temps hebdomadaires viennent augmenter le total des revenus ou coûts. Retrouvez le détail des coûts de main d'œuvre dans l'onglet Heures travaillées ou dans le rapport Coût total des heures travaillées par collaborateur ou prestataire (si vous avez défini le coût horaire de vos collaborateurs).
  • L'onglet Heures travaillées détaille les heures de vos collaborateurs par date. Vous pouvez également y trouver les coûts de chaque collaborateur et service fourni, ce qui vous permet de suivre les différents types de coût de votre projet.
  • L'onglet Opérations répertorie l'ensemble des opérations associées à un projet. À partir de cet onglet, vous pouvez effectuer directement certaines tâches, comme créer une facture à partir d'un devis.
  • Consultez le rapport Coût total des heures travaillées par collaborateur ou prestataire chaque mois. Vérifiez que toutes les heures travaillées sur un projet lui sont bien rattachées. Rattacher trop ou pas assez d'heures à un projet fausse le calcul de sa marge.

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