Cet article explique comment importer plusieurs factures à la fois dans QuickBooks.
Avant de commencer
- Vous ne pouvez pas ajouter de remises, de retenues ou de montants négatifs en général.
- Vous pouvez importer jusqu'à 100 factures à la fois, dans une limite de 1 000 lignes par feuille de calcul.
- Vous pouvez importer des factures incluant plusieurs produits ou services.
- Vous pouvez importer des factures dont les clients ou les produits/services n'existent pas encore dans QuickBooks, et les enregistrer automatiquement.
- Vous ne pouvez pas importer de factures en devises étrangères.
Étape 1 : Préparer votre feuille de calcul
Avant de commencer l'importation de vos factures, assurez-vous que votre fichier est fin prêt.
Voici les colonnes obligatoires :
- Numéro de facture
- Client
- Date de facturation
- Échéance
- Montant du produit/service
- Taux de TVA du produit/service (si TVA configurée)
Notes :
- Si vos factures comportent plusieurs lignes, assurez-vous que chaque entrée de ligne comporte un numéro de facture, un client, une date de facturation et d'autres détails obligatoires, comme dans la feuille de calcul type.
- Découvrez les conditions d'importation des factures. En outre, nous vous proposons en téléchargement ce fichier type (avec colonnes TVA).
Étape 2 : Activer la numérotation personnalisée
Si vous numérotez vos factures, activez la numérotation personnalisée. Sinon, vos factures se verront attribuer un numéro par défaut.
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Compte et paramètres.
- Sélectionnez l'onglet Ventes, puis sélectionnez Modifier ✎ dans la section Contenu du document commercial.
- Activez la numérotation personnalisée.
- Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.
Étape 3 : Commencer l'importation
Allez chercher votre feuille de calcul pour pouvoir commencer l'importation.
- Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Importer des données.
- Sélectionnez Factures.
- (Facultatif) Cochez les cases pour ajouter des clients, des produits et des services qui n'existent pas encore dans QuickBooks.
- Sélectionner Parcourir, puis recherchez et sélectionnez les factures correspondantes.
- Cliquez sur Suivant.
Étape 4 : Mapper les champs à importer
Assurez-vous que les en-têtes des colonnes de votre feuille de calcul correspondent aux champs des factures QuickBooks.
- Mappez les en-têtes de colonnes avec les champs QuickBooks. Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires.
- Sélectionnez Ne s'applique pas si le champ QuickBooks n'a pas d'en-tête correspondant dans votre fichier.
Note : Pour les produits et services manquants, QuickBooks renseigne le champ avec une désignation générique « ventes » . - Sélectionnez le format de date que vous avez utilisé, par exemple J/M/AAAA.
- Sélectionner Exclusif ou Inclus comme votre TVA option. (si TVA configurée).
- Cliquez sur Suivant.
Mapper votre TVA codes
- Faites correspondre vos taux de TVA avec ceux configurés dans QuickBooks.
- Cliquez sur Suivant.
Sous-étape : Distinguer les produits des services
Si les factures importées contiennent de nouveaux produits ou services, vous devez maintenant mapper chacun d'entre eux à leur nature respective.
- Procédez au mappage.
- Cliquez sur Suivant.
Étape 5 : Finaliser l'importation
Après avoir mappé les champs, vérifiez le récapitulatif de votre importation. Si tout semble correct, cliquez sur Lancer l'importation.
Vous arrivez maintenant à la dernière fenêtre :
- Sélectionner OK si toutes vos factures ont été importées avec succès.
- Dans le cas contraire, notez-en la raison, puis cliquez sur Terminer.
À propos de la TVA :
- Si vous souhaitez importer des factures avec TVA, vous devez l'activer.
- Si la TVA n'a pas été configurée, QuickBooks ne proposera pas le champ correspondant. De même, le fichier type proposé en téléchargement ne comportera pas de colonnes TVA.
- Si vous ne précisez pas les montants de TVA, QuickBooks les calculera pour vous.
- Si vous précisez les montants de TVA, QuickBooks les importera tels quels.
Conseil : Voici d'autres articles que nos clients trouvent utiles pour l'importation des données :