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Importer vos reçus et factures fournisseurs dans QuickBooks avec Dépenses Express

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks85Mis à jour le 31 août, 2021

Cet article explique comment importer vos reçus et factures fournisseurs dans QuickBooks.

Gagnez du temps sur le suivi et l'enregistrement de vos reçus et factures fournisseurs. Vous pouvez les importer dans QuickBooks depuis votre ordinateur ou votre appareil mobile, ou même depuis votre compte de messagerie.

Une fois que vous avez importé votre reçu ou facture fournisseur, QuickBooks en extrait les infos et crée une opération que vous pouvez vérifier. Vous pouvez ensuite modifier le reçu ou la facture, les ajouter à un compte ou les rapprocher d'une opération existante dans l'onglet Dépenses.

Étape 1 : Importer vos reçus et factures fournisseurs dans QuickBooks

Vous pouvez ajouter des reçus ou des factures de plusieurs manières. Choisissez celle qui vous convient le mieux.

À savoir :
  • Nous vous déconseillons d'importer des reçus ou des factures contenant des informations sensibles ou personnelles, telles que des numéros de carte de paiement.
  • QuickBooks prend en charge les images au format PDF,  JPEG, JPG, GIF et PNG. Si vous avez un iPhone ou un iPad récent, il est possible que vos images soient au format HEIC. Vous pouvez convertir les images HEIC dans un format compatible.

Importez vos reçus ou factures depuis votre ordinateur ou Google Drive

  1. Connectez-vous à QuickBooks
  2. Dans le menu de gauche, cliquez sur Dépenses, puis ouvrez l'onglet Dépenses express.
  3. Cliquez sur Importer.
    Note : Veillez à ce que votre document ne contienne qu'un seul reçu ou qu'une seule facture.

Prenez une photo de votre reçu ou facture fournisseur sur votre appareil mobile

Vous pouvez utiliser l'appli mobile QuickBooks pour prendre en photo et importer vos reçus et factures à partir de votre appareil mobile.

Note : Si vous ne l'avez pas encore fait, installez l'appli QuickBooks pour iOS ou Android.

  1. Ouvrez l'appli mobile QuickBooks.
  2. Appuyez sur l'icône Menu ≡.
  3. Appuyez sur Dépenses express.
  4. Appuyez sur l'appareil photo en bas à droite et prenez une photo de votre reçu ou facture.
  5. Appuyez sur Utiliser cette photo, puis sur Terminer.
Note : Votre appareil Android émet un son lorsque vous prenez vos reçus en photo ? Voici comment le désactiver.

Envoyez vos reçus ou factures fournisseurs par e-mail à QuickBooks

Si vous avez un reçu ou une facture fournisseur, vous pouvez également l'envoyer par e-mail à QuickBooks. Nous nous chargerons d'en extraire les infos et de créer une opération à valider.

Étape 2 : Vérifier, ajouter ou rapprocher des reçus et factures fournisseurs

Vous avez maintenant importé vos reçus et factures fournisseurs dans QuickBooks. Ils ne figurent pas encore dans votre comptabilité. Vous devez d'abord vérifier, modifier, ajouter ou rapprocher ces opérations avec des opérations existantes dans QuickBooks. Voici comment :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Dépenses, puis ouvrez l'onglet Dépenses express.
  2. Dans l'onglet À valider, vous pouvez vérifier vos reçus et factures fournisseurs importés. QuickBooks vous indique s'il trouve dans votre compte des opérations qui correspondent à vos reçus ou factures importés.
  3. Consultez les libellés dans la colonne Action pour connaître les prochaines étapes à suivre.

Si aucune opération correspondante n'est trouvée dans QuickBooks

Si  QuickBooks ne trouve aucune opération existante qui correspond, vous pouvez créer l'opération correspondant à votre reçu ou facture.

  1. Cliquez sur Vérifier pour apporter des corrections ou ajouter des infos manquantes.
  2. Enregistrez votre action.
  3. Cliquez sur Créer une facture fournisseur ou Créer un achat comptant.

Si une opération correspondante est trouvée dans QuickBooks

Cela signifie que QuickBooks a trouvé une opération existante qui correspond au reçu ou à la facture que vous avez importé(e).

  1. Ouvrez le menu déroulant▼ à côté de Rapprocher, puis cliquez sur Vérifier. Sinon, cliquez sur Rapprocher pour associer directement votre reçu ou facture à l'opération.
  2. Vérifiez le rapprochement potentiel.
  3. Cliquez sur Rapprocher pour associer le reçu ou la facture fournisseur à votre opération existante.

Si au moins deux opérations correspondantes sont trouvées dans QuickBooks

  1. Ouvrez le menu déroulant▼ à côté de Rapprocher, puis cliquez sur Vérifier.
  2. Comparez les rapprochements potentiels, puis sélectionnez la facture ou la dépense appropriée.
  3. Cliquez sur Rapprocher pour connecter le reçu ou la facture fournisseur.
  1. Ouvrez le Menu ≡.
  2. Appuyez sur Dépenses express.
  3. Vous pouvez trouver les reçus et les factures fournisseurs qui ne figurent pas encore dans vos comptes dans l'onglet À valider.
  4. Vérifiez vos reçus et factures fournisseurs importés. Consultez le libellé sous le montant du reçu ou de la facture pour connaître la procédure à suivre.

Si une opération correspondante supplémentaire est trouvée dans QuickBooks

 Si QuickBooks trouve une ou plusieurs opérations qui correspondent au reçu ou à la facture que vous avez importés, voici ce que vous pouvez faire.

  1. Sélectionnez le reçu pour voir les opérations qui correspondent.
  2. Sélectionnez l'opération avec laquelle vous voulez rapprocher le reçu ou la facture fournisseur.

Si aucune opération correspondante n'est trouvée dans QuickBooks (pas de libellé sous le montant du reçu ou de la facture)

Si le montant d'un reçu ou d'une facture n'est pas associé à un libellé, cela signifie que QuickBooks ne peut pas trouver d'opération correspondante. Vous pouvez créer une nouvelle opération basée sur votre reçu ou facture fournisseur.

  1. Sélectionnez le reçu ou la facture fournisseur.
  2. Créez une dépense ou une facture fournisseur.
Astuce : Vous pouvez également glisser/déposer le reçu ou la facture pour ajouter rapidement une dépense ou une facture fournisseur ouverte à vos comptes.

Si des infos sont manquantes sur le reçu ou la facture fournisseur

Cela signifie que QuickBooks ne peut pas extraire toutes les informations et a besoin de plus de détails pour créer une dépense ou une facture.

  1. Sélectionnez le reçu ou la facture fournisseur pour ajouter des détails. 
  2. Cliquez sur Enregistrer le reçu ou Enregistrer la facture.
  3. Créez une dépense ou une facture fournisseur.

Note : Ouvrez l'onglet Récemment validés pour afficher tous les reçus et factures que vous avez ajoutés à vos comptes. Vous pouvez faire glisser un reçu ou une facture fournisseur vers la droite pour l'annuler et le ramener dans l'onglet À valider.

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