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Comment importer et valider vos reçus avec Dépenses express ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks111Mis à jour il y a 1 semaine

Gagnez du temps sur le suivi et l'enregistrement de vos reçus et factures fournisseurs. Vous pouvez les importer dans QuickBooks depuis votre ordinateur, votre mobile, votre messagerie ou même en connectant vos comptes fournisseurs. Une fois que vous avez importé votre reçu ou facture fournisseur, vous n'avez plus qu'à valider les infos extraites par QuickBooks !

Dépenses express est uniquement disponible avec les abonnements QuickBooks Plus et Essentials. Vous souhaitez changer d'abonnement ? Consultez cet article.

Étape 1 : Importer les dépenses dans QuickBooks

Vous pouvez importer des reçus ou des factures de plusieurs façons. Choisissez celle qui vous convient le mieux.

Note :

  • Découvrez notre 5 conseils pour numériser correctement vos reçus avec votre téléphone.
  • Importez un seul reçu à la fois.
  • Conservez les reçus originaux, car les dépenses enregistrées avec Dépenses express n'ont aucune valeur probante pour les autorités fiscales.
  • Nous vous déconseillons d'importer des reçus ou des factures contenant des informations sensibles ou personnelles, telles que des numéros de carte bancaire ou des pièces d'identité.
  • QuickBooks prend en charge les images au format PDF,  JPEG, JPG, GIF et PNG. Si votre appareil est de la marque Apple, vous pouvez convertir les images HEIC dans un format compatible.

Importer des dépenses depuis votre ordinateur

  1. Dans votre compte QuickBooks, accédez à Ma gestion commerciale et sélectionnez Dépenses express (Accès direct).
  2. Faites glisser vos factures fournisseurs ou cliquez sur Importer.
  3. Sélectionnez les reçus que vous voulez ajouter et cliquez sur Ouvrir.

QuickBooks traite maintenant vos fichiers pour en extraire les infos !

Photographier votre reçu ou facture fournisseur sur votre appareil mobile

Vous pouvez utiliser l'appli mobile QuickBooks (iOS ou Android) pour capturer et télécharger des reçus et des factures à partir de votre appareil mobile.

  1. Ouvrez l'appli mobile QuickBooks.
  2. Ouvrez le Menu ≡
  3. Sélectionnez Saisie des reçus.
  4. Appuyez sur l'icône de l'Appareil photo et prenez votre facture en photo.
  5. Sélectionnez Utiliser cette photo.

QuickBooks va importer les infos de vos dépenses et créer une opération que vous pourrez vérifier dans QuickBooks (Étape 2).

Connecter vos fournisseurs

Connectez vos fournisseurs à QuickBooks pour importer vos dépenses automatiquement dans Dépenses express depuis les sites de vos fournisseurs.

Pour automatiser entièrement ce processus, créez vos règles pour vos dépenses en quelques clics.

Envoyer des dépenses par e-mail à QuickBooks

Vous pouvez également envoyer vos dépenses par e-mail à QuickBooks. Les données y figurant seront extraites automatiquement, une nouvelle opération sera créée, il ne vous restera plus qu'à la contrôler et à la valider.

Importer des dépenses depuis votre Google Drive

  1. Dans votre compte QuickBooks, accédez à Ma gestion commerciale et sélectionnez Dépenses express (Accès direct).
  2. Sélectionnez Importer depuis Google Drive.
  3. Sélectionnez votre compte Google Drive et autorisez Intuit à consulter, modifier, créer et supprimer uniquement les fichiers Google Drive que vous utilisez avec cette appli.
  4. Sélectionnez les reçus que vous voulez ajouter et cliquez sur Sélectionner.

QuickBooks traite maintenant vos fichiers pour en extraire les infos !

Étape 2 : Valider vos dépenses

Vos reçus et factures fournisseurs sont désormais importés dans QuickBooks. Ils ne figurent pas encore dans votre comptabilité. QuickBooks extrait les infos pour vous. Il vous suffit de vérifier les détails de l'opération pour les valider. Cette étape ne peut être effectuée que dans QuickBooks et non avec votre appli mobile.

Si vous êtes un entrepreneur, nous vous suggérons de consulter votre expert-comptable pour déterminer comment répartir les tâches. 

Vous pouvez créer des règles pour valider automatiquement vos dépenses ou effectuer cette action manuellement :

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale, puis sélectionnez Dépenses express (Accès direct).
  2. Dans l'onglet À valider, vous verrez la liste des reçus et factures importés avec les infos extraites automatiquement par QuickBooks. Sélectionnez la dépense que vous souhaitez valider.
  3. Sélectionnez le Type de document souhaité :
    • Achat comptant
    • Facture fournisseur
    • Note de frais (sélectionnez l'Employé qui a engagé cette dépense et le compte approprié dans le champ Payé avec. Si le compte ne s'affiche pas, créez-en un nouveau pour votre employé).
    • Avoir fournisseur
  4. Vérifiez à nouveau les détails et ajoutez les infos manquantes. Si votre reçu doit être divisé en plusieurs lignes, il suffit de sélectionner Répartir la facture fournisseur pour ajouter une nouvelle ligne.
  5. Lorsque toutes les infos sont correctes, sélectionnez Valider.
    Bon à savoir : Vous pouvez enregistrer vos modifications et revenir plus tard sur votre dépense. Cliquez sur la flèche en haut à droite pour passer à la dépense suivante.

Une fois validée, votre dépense est alors comptabilisée et s'affiche dans l'onglet Récemment validés. Consultez notre article Comment comptabiliser mes opérations bancaires ? pour rapprocher votre dépense avec l'opération dans votre compte bancaire.

Modifier ou annuler une dépense validée

Pour modifier ou annuler une dépense validée :

  1. Cliquez sur Ma gestion commerciale, puis sélectionnez Dépenses express (Accès direct).
  2. Allez dans l'onglet Récemment validés et cliquez sur le lien hypertexte de la colonne Correspondance pour modifier directement l'opération ou cliquez sur Annuler le rapprochement pour annuler votre validation et revenir à l'onglet À valider.

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