Comment enregistrer et gérer mes clients dans QuickBooks ?

Découvrez comment enregistrer, modifier, supprimer, ou fusionner des clients dans QuickBooks.

Ajouter un nouveau client

Ajoutez vos clients à la liste de clients pour pouvoir suivre leurs futures opérations dans QuickBooks.

Voici comment procéder :

Note : Ces instructions s'appliquent uniquement si vous souhaitez ajouter vos clients un par un. Si vous avez de nombreux clients à enregistrer, nous vous recommandons de créer une liste de clients sous Excel et de l'importer dans QuickBooks via l'outil Importer des clients.

Importer des clients à partir d'un fichier Excel

Si vous disposez d'un fichier Excel avec vos infos clients, vous pouvez l'importer dans QuickBooks et gagner du temps.

Lorsque votre feuille Excel est prête, suivez les étapes ci-dessous pour l'importer dans QuickBooks :

Enregistrer un client rattaché

Vous avez la possibilité de créer des clients rattachés sous vos clients du plus haut niveau (ou clients principaux). Cela permet de prendre en compte les situations spécifiques où un client fait partie d'une organisation ou sollicite vos services au nom d'un autre client.

Vous pouvez avoir un nombre illimité de clients rattachés, mais les comptes principaux ne peuvent avoir que jusqu'à quatre niveaux de clients rattachés.

Si vous n'avez pas encore ajouté le client principal, ajoutez-le d'abord en tant que nouveau client (voir les étapes ci-dessus). Ajoutez ensuite chaque client rattaché comme suit :

Note : si vous devez convertir un client rattaché en client de niveau supérieur à l'avenir, modifiez simplement le profil du client rattaché et décochez la case Est un client rattaché case.

Modifier un client

Lorsque vous modifiez la fiche infos clients, ces changements se répercutent ailleurs dans votre compte QuickBooks et modifient notamment les factures précédemment envoyées. QuickBooks met également à jour tous les modèles récurrents qui utilisent des informations antérieures, telles que les adresses de facturation, d'expédition et e-mail, ainsi que le mode de paiement préféré et les conditions de paiement. 

Voici comment modifier les infos d'un client :

1. Cliquez sur les ventes, puis sur Clients (Accès direct).
2. Sélectionnez le client que vous voulez mettre à jour.
3. Sélectionnez le Infos sur le client onglet.
4. Cliquez sur Modifier dans le menu déroulant de la colonne Action.
5. Apportez ensuite les modifications souhaitées.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer un client

Pour supprimer un client, vous pouvez le rendre inactif, ce qui le masque dans les listes et les menus. Même si un client est inactif, toutes ses opérations antérieures figureront dans les rapports.

À savoir : Si vous rendez inactif un client principal, vous rendez inactifs tous ses clients rattachés. Mais, si un projet est associé au client, celui-ci ne peut pas être désactivé. Vous devez au préalable supprimer le projet.

Note : La mention « (inactif) » apparaît désormais à côté du nom du client dans les opérations qui lui sont associées.

Fusionner les clients

Le fusionnement permet de supprimer les doublons ou, plus généralement, de rassembler deux clients en un seul : l'un des clients est supprimé et les données qui lui étaient associées sont transférées vers le client que vous gardez.

Note : Assurez-vous qu'aucun des clients n'a de clients rattachés. Si tel est le cas, vous devez d'abord convertir ses clients rattachés en clients standard.