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Mémorisation de rapports dans QuickBooks

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks3Mis à jour le 19 août, 2021

Cet article vous explique tout ce qu'il faut savoir sur l'enregistrement des rapports personnalisés dans QuickBooks.

Enregistrer un rapport personnalisé

Vous pouvez enregistrer un rapport avec les paramètres de personnalisation que vous avez défini.

  1. Recherchez et affichez le rapport que vous voulez enregistrer.
  2. Cliquez sur Personnaliser.
  3. Une fois le rapport personnalisé, cliquez sur Exécuter le rapport, puis Enregistrer la personnalisation.
  4. Dans le champ Nom du rapport personnalisé, entrez un nom descriptif.
  5. Si vous voulez ajouter ce rapport à un groupe, cliquez sur le menu déroulant Ajouter ce rapport à un groupe, puis sélectionnez un groupe existant ou créez-en un nouveau. Note : Le regroupement des rapports permet de mettre de l'ordre dans votre liste de rapports personnalisés. Vous pouvez ensuite programmer des e-mails pour envoyer les rapports aux destinataires de votre choix. Cette fonctionnalité est uniquement disponible dans QuickBooks Essentials et QuickBooks Plus.
  6. Si vous voulez partager le rapport avec d'autres utilisateurs, cliquez sur Partager avec et sélectionnez les utilisateurs dans la liste déroulante. Le rapport partagé apparaîtra alors dans leur liste de rapports personnalisés Toutefois, les utilisateurs que vous invitez ultérieurement à rejoindre l'entreprise n'auront pas automatiquement accès au rapport, mais uniquement aux utilisateurs existants.
  7. Après avoir défini les options, cliquez sur Enregistrer.
Note : Si vous modifiez la personnalisation d'un rapport, vous devrez l'enregistrer à nouveau.

Rechercher, exécuter, exporter en Excel et modifier ou supprimer un rapport personnalisé

Une fois que vous avez enregistré un rapport ou un groupe de rapports, vous pouvez :

  • Rechercher
  • Exécuter
  • Exporter en Excel
  • Modifier ou supprimer vos rapports personnalisés

Pour rechercher un rapport ou un groupe de rapports :

  1. Allez à Rapports, puis sélectionnez Rapports personnalisés.
  2. Vous verrez la liste des rapports ou groupes de rapports personnalisés.

Pour exécuter, exporter en Excel, modifier ou supprimer un rapport ou un groupe de rapports :

  1. Allez à Rapports, puis sélectionnez Rapports personnalisés.
  2. Recherchez le rapport ou groupe de rapports personnalisés de votre choix.
  3. Sélectionnez l'action dans le menu déroulant de la colonne , puis sélectionnez Modifier, Exporter en PDF, Exporter en Excel ou Supprimer.

Définir l'échéancier et les infos sur l'e-mail pour un rapport ou un groupe de rapports personnalisés

Si vous voulez envoyer plus d'un rapport à la fois par e-mail aux mêmes personnes, vous pouvez créer un groupe de rapports. Une fois les rapports regroupés, vous pouvez les envoyer par e-mail selon un échéancier récurrent.

Note : Cette fonctionnalité n'est pas disponible dans QuickBooks Simple Start.
  1. Allez à Rapports, puis sélectionnez Rapports personnalisés.
  2. Recherchez le groupe de rapports que vous souhaitez programmer, puis cliquez sur Modifier dans la colonne Action.
  3. Activez Définir l'échéancier des e-mails. (Remarque : si le rapport fait partie d'un groupe, il suivra l'échéancier défini pour le groupe. Si le groupe contient un rapport que vous ne voulez pas envoyer, retirez-le du groupe.
  4. Définissez l'échéancier des e-mails. Conseil : Pour configurer un échéancier trimestriel, choisissez Mensuel et Tous les 3 mois pour l'intervalle. Pour Mensuel et Deux fois par mois, vous ne pouvez pas choisir le 29, 30e ou 31 jour du mois, car ces jours n'apparaissent pas dans tous les mois. Vous pouvez toutefois choisir le dernier jour du mois.)
  5. Entrez les infos suivantes pour envoyer le rapport ou groupe de rapports par e-mail :
    • De : Il s'agit de l'adresse figurant sur votre nom d'utilisateur. S'il est incorrect, vous pouvez le modifier en sélectionnant le Incorrect ?.
    • À : Entrez le destinataire (nom@quelquepart.com). S'il y a plus d'un destinataire, séparez-les avec des virgules. N'incluez pas d'espaces.Sélectionnez Formater ? pour voir un exemple.
    • Cc : (facultatif) Entrez les adresses auxquelles envoyer des copies, le cas échéant.
    • Objet : Il contient le nom du rapport par défaut. Vous pouvez le modifier.
    • Note : (facultatif) Le rapport ou groupe de rapports suit le message et est inclus sous forme de pièce jointe.
  6. Si vous voulez envoyer le rapport ou le groupe de rapports sous forme de fichier Excel, cochez la case Joindre le ou les rapports sous forme de fichier Excel. Sinon, le ou les rapports sont envoyés au format HTML.
  7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Ajouter un rapport personnalisé à un groupe

Voici comment ajouter un rapport personnalisé à un groupe :

Remarque : cette fonctionnalité n'est pas disponible dans QuickBooks Simple Start.

Retirer un rapport personnalisé d'un groupe

Voici comment retirer un rapport personnalisé d'un groupe :

Remarque : cette fonctionnalité n'est pas disponible dans QuickBooks Simple Start.

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