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Comment comptabiliser mes opérations bancaires dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks73Mis à jour il y a 1 mois

Cet article explique comment gérer vos opérations bancaires dans QuickBooks.

Lorsque vous connectez un compte bancaire à QuickBooks, vos opérations y sont automatiquement importées, puis synchronisées toutes les 24 heures. Elles ne figurent pas encore dans votre comptabilité : QuickBooks les analyse et vous propose de les associer à d'autres opérations déjà enregistrées. Si aucune correspondance n'est trouvée, vous pouvez créer l'opération d'un simple clic.

Étape 1 : Traiter les opérations importées

  1. Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations, puis Opérations bancaires (Accès direct).
  2. Cliquez sur la vignette du compte concerné.
  3. Rendez-vous dans l'onglet onglet À valider.

Suivez maintenant les étapes selon les options figurant ci-dessous.

Quand «X correspondance(s) trouvée(s)» s'affiche dans un encadré vert sur une opération, cela signifie que QuickBooks a associé l'opération bancaire à au moins une opération déjà enregistrée dans QuickBooks (l'association se base sur les critères suivants : même montant et même date). Vous pouvez ainsi les associer et éviter d'enregistrer deux fois la même opération. Par exemple, QuickBooks peut vous proposer d'associer une facture déjà enregistrée avec son paiement.

Assurez-vous juste que la correspondance proposée est exacte avant de la valider.

  1. Sélectionnez une opération.
  2. QuickBooks propose au moins une opération correspondante. Si plusieurs sont proposées, sélectionnez la bonne opération correspondante.
  3. Cliquez sur le lien pour obtenir plus d'informations et vérifier qu'il s'agit bien de la bonne correspondance.
  4. Si la correspondance est exacte, cliquez sur Associer.

QuickBooks a à présent associé et comptabilisé vos opérations.

Pourquoi QuickBooks ne trouve-t-il pas d'opération correspondante ?

Voici les raisons qui peuvent l'expliquer :

  • Les tiers (clients ou fournisseurs) ne sont pas les mêmes.
  • Les montants diffèrent.
  • Les dates ne correspondent pas ou ne sont pas proches.
  • L'opération date de plus de 6 mois.
  • Le paiement est enregistré sur un compte bancaire différent du compte où le paiement a été effectué. Si nécessaire, ouvrez votre opération et sélectionnez le bon compte bancaire.
  • L'opération a déjà été associée à une autre.

Si QuickBooks ne trouve pas de correspondance, vous pouvez la rechercher manuellement. Découvrez comment procéder ci-dessous.

Si QuickBooks n'a pas trouvé de correspondance avec une opération déjà enregistrée ou si vous souhaitez associer un paiement à plusieurs opérations (par exemple, si vous avez payé dans un seul virement 4 factures fournisseurs), procédez comme suit :

  1. Sélectionnez l'opération concernée pour développer l'affichage.
  2. Sélectionnez Trouver une correspondance . Si les opérations proposées ne sont pas les bonnes, cliquez sur le bouton Trouver d'autres correspondances
  3. Cochez la case à gauche de l'opération ou des opérations à associer à votre opération bancaire et assurez-vous que le montant figurant dans la colonne Paiement est correct.
    Bon à savoir : Si une opération ne s'affiche pas, assurez-vous que la période est la bonne (filtres Du/Au) ou ouvrez votre opération pour vérifier le Compte de paiement utilisé.
  4. Si vous avez un petit écart de paiement, cliquez sur le bouton Résoudre et saisissez manuellement un ajustement pour corriger la différence. Vérifiez cet ajustement avec votre expert-comptable. 
  5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Félicitations, votre opération est à présent bien comptabilisée.

Si la colonne Action indique Créer, cela signifie que QuickBooks n'a pas trouvé de correspondance pour l'opération importée. Il vous propose donc d'en créer une d'un simple clic.

Conseil : Si vous pensez avoir déjà enregistré cette opération dans QuickBooks, cliquez sur Trouver une correspondance et passez en revue les correspondances proposées. Il est possible que QuickBooks n'en trouve aucune.
  1. Sélectionnez votre opération.
  2. Vérifiez les infos et renseignez les différents champs. Faites notamment attention à la catégorie préselectionnée par QuickBooks. Il s'agit du compte comptable où sera enregistrée l'opération. Par exemple, pour des dépenses logistiques, QuickBooks peut vous proposer de les comptabiliser dans un compte de charges "transports sur achats".
    Vous n'en êtes pas sûr à 100 % ? Votre expert-comptable peut probablement vous aider !
  3. Lorsque tout semble correct, cliquez sur Créer.

L'opération correspondante a été créée dans QuickBooks et figure désormais dans vos comptes.

Lorsque vous transférez de l'argent d'un compte bancaire à un autre appartenant tous deux à votre entreprise, l'opération doit être enregistrée comme un transfert de fonds. 

Dans QuickBooks, il vous suffit de l'enregistrer en tant que « transfert de fonds » à partir de l'un des deux comptes bancaires. Vous n'aurez plus qu'à accepter la correspondance dans l'autre compte. Voici comment procéder :

  1. Sélectionnez l'opération bancaire concernée.
  2. Sélectionnez Transfert de fonds.
  3. Renseignez le compte bancaire dans le champ Virement effectué vers ou Virement effectué depuis.
  4. Cliquez sur le bouton Créer.
Conseil : Si l'autre compte bancaire est également connecté à QuickBooks, sélectionnez-le dans Opérations bancaires, ouvrez l'opération correspondante dans l'onglet À valider et associez l'opération à celle que vous venez de créer !

Vous avez utilisé le compte bancaire de votre entreprise pour payer une dépense personnelle ? Voici comment procéder pour qu'elle ne soit pas comptabilisée dans votre compte Quickbooks :

  1. Sélectionnez l'opération bancaire concernée.
  2. Sélectionnez Dépense perso.
  3. Sélectionnez votre compte personnel.
    Si vous n'êtes pas sûr à 100 % du compte, rapprochez-vous de votre expert-comptable.
  4. Cliquez sur le bouton Créer.

Certaines opérations ne doivent pas être comptabilisées dans QuickBooks (dépense à titre personnel, opération déjà enregistrée, etc.). Vous pouvez les exclure :

  1. Cochez la case à gauche de l'opération que vous souhaitez exclure.
  2. Cliquez sur le bouton Exclure.

L'opération exclue passe dans l'onglet Exclues. Elle n'entrera pas dans votre comptabilité et ne sera plus importée.

Étape 2 : Passer en revue les opérations associées ou créées

Les opérations que vous avez créées ou associées sont enregistrées dans QuickBooks. Vous pouvez les revoir dans l'onglet Dans QuickBooks. Pour les vérifier, cliquez sur le lien dans la colonne Correspondance dans QuickBooks.

Vous voyez une erreur ? Voici comment annuler ou modifier une opération validée. Effectuez bien toutes les modifications nécessaires avant de faire vos rapprochements bancaires mensuels.

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