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Comment gérer mes opérations bancaires dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks12Mis à jour il y a 5 jours

Cet article explique comment gérer vos opérations bancaires dans QuickBooks.

Lorsque vous connectez un compte bancaire, vos opérations sont automatiquement importées dans QuickBooks, puis synchronisées toutes les 24 heures. Elles ne figurent pas encore dans votre comptabilité : QuickBooks se contente de les analyser et de chercher les correspondances avec les opérations que vous avez déjà entrées de votre côté. Si aucune correspondance n'est trouvée, vous pouvez en créer une d'un simple clic.

Tout ce que vous avez à faire est d'approuver le rapprochement ou l'opération nouvellement créée. Voici comment procéder :

Étape 1 : Traiter les opérations à valider

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Banque.
  2. Cliquez sur la vignette du compte concerné.
  3. Rendez-vous dans l'onglet À valider

Cliquez maintenant sur la section qui vous intéresse.

Si la colonne Action indique Rapprocher, cela signifie que vous aviez déjà entré l'opération manuellement dans QuickBooks. La colonne Catégorie mentionne « 1 correspondance trouvée » et précise laquelle.

Cette proposition automatique de correspondance vous permet d'éviter de rentrer deux fois la même opération. Assurez-vous juste que la correspondance est correcte.

  1. Cliquez sur une opération dont la colonne Action indique Rapprocher pour développer l'affichage.
  2. Vérifiez la correspondance proposée. Cliquez sur le lien pour obtenir plus de détails et vérifier que les informations correspondent bien en tout point.
  3. Si la correspondance est correcte, cliquez sur Rapprocher.

Les deux opérations sont désormais associées l'une à l'autre : vos comptes sont à l'équilibre.

Si la colonne Action indique Créer, cela signifie que QuickBooks n'a pas trouvé de correspondance pour l'opération importée. Il vous propose donc d'en créer une d'un simple clic.

Attention : Si vous pensez avoir déjà entré cette opération dans QuickBooks, cliquez sur Trouver une correspondance et passez en revue l'ensemble des propositions. Il est possible qu'il n'y en ait aucune.

Avant de cliquer sur Créer, vérifiez comment QuickBooks a prétraité l'opération.

  1. Cliquez sur une opération dont la colonne Action indique Créer pour développer l'affichage.
  2. Vérifiez que tout est correct et renseignez les données manquantes, le cas échéant. Faites notamment attention à la catégorie préselectionnée par QuickBooks. Il s'agit du compte de votre plan comptable où sera classée l'opération (par exemple le compte 6251, c.-à-d. « Voyages et déplacements », pour la dépense d'un plein d'essence). Conseil : Veillez à toujours catégoriser vos opérations dans des comptes spécifiques plutôt que de les laisser dans des comptes d'attente (comme le compte « Dépense en attente d'imputation »).
  3. Cliquez sur Créer.

L'opération correspondante a été créée dans QuickBooks : vos comptes sont à l'équilibre.

Si la colonne Action indique Afficher, cela signifie que QuickBooks a trouvé plusieurs correspondances possibles pour votre opération. Il vous suffit de choisir la bonne.

Il vous suffit de sélectionner la bonne.

  1. Recherchez une opération dont la colonne Action indique Afficher pour développer l'affichage.
  2. Passez en revue les correspondances trouvées. Vous pouvez cliquer sur chacune d'entre elles pour obtenir plus de détails.
  3. Sélectionnez la bonne correspondance, puis cliquez sur Rapprocher.

Il peut arriver qu'une opération en cache plusieurs, comme dans le cas d'une facture groupée. QuickBooks vous permet de répartir cette opération en plusieurs montants (entre autres) pour un suivi plus précis.

  1. Cliquez sur l'opération que vous souhaitez répartir pour développer l'affichage.
  2. Assurez-vous d'être dans la section Créer l'opération correspondante.
  3. Cliquez sur le bouton Répartir situé juste à côté du bouton Créer.

La fenêtre de répartition apparaît.

Renseignez les champs en fonction de la manière dont vous souhaitez répartir votre opération (par catégorie, par exemple).
Cliquez sur Appliquer et accepter.

Si vous ne souhaitez pas entrer une opération dans QuickBooks (achat ou dépense à titre personnel, opération en double, etc), vous pouvez l'exclure :

  1. Cochez l'opération à exclure.
  2. Cliquez sur Exclure.

L'opération exclue passe dans l'onglet Exclues. Elle n'entrera pas dans votre comptabilité et ne sera plus importée.

Étape 2 : Passer en revue les opérations validées

Une fois la correspondance confirmée ou créée, elle passe dans l'onglet Dans QuickBooks. Vous pouvez à tout moment vérifier la façon dont vous avez validé l'opération en cliquant sur le lien dans la colonne Correspondance dans QuickBooks.

Vous voyez une erreur ? Pour apprendre comment modifier une opération validée, cliquez ici. Si l'opération à modifier a entre-temps fait l'objet d'un rapprochement bancaire, contactez votre expert comptable.

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