Catégoriser les opérations bancaires en ligne dans QuickBooks

• Catégoriser les revenus- argent qui vous a été payé - pour indiquer d'où proviennent les fonds, comme les ventes, les paiements des clients et les remboursements. L'entreprise peut également recevoir de l'argent si vous avez vendu une immobilisation, reçu un prêt bancaire ou si vous avez investi dans l'entreprise.
• Catégoriser les dépenses- argent versé aux autres - pour expliquer comment l’argent a été dépensé, par exemple, sur les fournitures de bureau, les repas, la paie, les taxes et les immobilisations. Si vous vous payez à vous-même (appelé Paiement du propriétaire ou retrait du propriétaire), cette « opération de capitaux propres » est également considérée comme une dépense pour l'entreprise.

C'est inhabituel, mais vous pouvez trouver des opérations en double dans vos connexions bancaires. Ce problème survient généralement si une erreur s'est produite au niveau de votre connexion bancaire, de sorte que vous enregistriez les opérations vous-même. Une deuxième copie (dupliquer) est ensuite téléchargée depuis la banque. Dans ce cas, excluez les doublons. 

1. Accédez à l'onglet À valider.
2. Cochez la case à gauche de l'opération que vous souhaitez exclure.
3. Cliquez sur le bouton Exclure.

L'opération exclue passe dans l'onglet Exclues. Elle n'entrera pas dans votre comptabilité et ne sera plus importée. Si vous avez exclu une opération par erreur, dans la Exclue ,recherchez l'opération et cliquez sur Annuler.

Il est recommandé d'utiliser les comptes personnels pour les opérations personnelles et les comptes d'entreprise pour les opérations professionnelles, mais il se peut que vous ayez ou non une opération personnelle à comptabiliser.

Si vous dépensez de l'argent sur une opération personnelle à partir d'un compte professionnel, il s'agit d'un retrait d'un propriétaire. Si vous ajoutez de l'argent personnel à un compte professionnel, c'est un investissement du propriétaire.

Quand «X correspondance(s) trouvée(s)» s'affiche dans un encadré vert sur une opération, cela signifie que QuickBooks a associé l'opération bancaire à au moins une opération déjà enregistrée dans QuickBooks (l'association se base sur les critères suivants : même montant et même date). Vous pouvez ainsi les associer et éviter d'enregistrer deux fois la même opération. Par exemple, QuickBooks peut vous proposer d'associer une facture déjà enregistrée avec son paiement.

Assurez-vous juste que la correspondance proposée est exacte avant de la valider.

1. Sélectionnez une opération.
2. QuickBooks propose au moins une opération correspondante. Si plusieurs sont proposées, sélectionnez la bonne opération correspondante.
3. Cliquez sur le lien pour obtenir plus d'informations et vérifier qu'il s'agit bien de la bonne correspondance.
4. Si la correspondance est exacte, cliquez sur Associer.

QuickBooks a à présent associé et comptabilisé vos opérations.

Pourquoi QuickBooks ne trouve-t-il pas d'opération correspondante ?

Voici les raisons qui peuvent l'expliquer :

• Les montants diffèrent.
• Les dates sont différentes ou trop éloignées l'une de l'autre.
• L'opération date de plus de 6 mois.
• Le paiement est enregistré sur un compte bancaire différent du compte où le paiement a été effectué. Si nécessaire, ouvrez votre opération et sélectionnez le bon compte bancaire.
• L'opération a déjà été associée à une autre.

Si QuickBooks ne trouve pas de correspondance, vous pouvez la rechercher manuellement. Découvrez comment procéder ci-dessous.

Si QuickBooks n'a pas trouvé de correspondance avec une opération déjà enregistrée ou si vous souhaitez associer un paiement à plusieurs opérations (par exemple, si vous avez payé dans un seul virement 4 factures fournisseurs), procédez comme suit :

1. Sélectionnez l'opération concernée pour développer l'affichage.
2. Sélectionnez Trouver une correspondance . Si les opérations proposées ne sont pas les bonnes, cliquez sur Trouver d'autres correspondances .
3. Cochez la case à gauche de l'opération ou des opérations à associer à votre opération bancaire et assurez-vous que le montant figurant dans la colonne Paiement est correct.
   Bon à savoir : Si une opération ne s'affiche pas, assurez-vous que la période est la bonne (filtres Du/Au) ou ouvrez votre opération pour vérifier le Compte de paiement utilisé.
4. Si vous avez un petit écart de paiement, cliquez sur Résoudre et saisissez manuellement un ajustement pour corriger la différence. Vérifiez cet ajustement avec votre expert-comptable. 
5. Cliquez sur le bouton Enregistrer.

Félicitations, votre opération est à présent bien comptabilisée.

Vous avez utilisé le compte bancaire de votre entreprise pour payer une dépense personnelle ? Voici comment procéder pour qu'elle ne soit pas comptabilisée dans votre compte Quickbooks :

1. Sélectionnez l'opération bancaire concernée.
2. Sélectionnez Dépense perso.
3. Sélectionnez votre compte personnel.
   Si vous n'êtes pas sûr à 100 % du compte, rapprochez-vous de votre expert-comptable.
4. Cliquez sur le bouton Créer.