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Comment configurer ou modifier les messages aux clients dans QuickBooks Online

RÉSOLUde QuickBooks2Mis à jour le 20 décembre, 2023

Cet article explique comment rédiger des messages clients par défaut, à la fois des messages standard figurant sur les documents commerciaux et les e-mails accompagnant l'envoi des documents commerciaux. Il vous explique aussi comment faire figurer un message sur les relevés de situation de vos clients.

Rédiger votre e-mail accompagnant les documents commerciaux

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres et enfin sélectionnez Ventes.
  2. Dans la section Messages, cliquez sur le crayon✎.
  3. Cochez la case Utiliser une salutation, puis choisissez comment débuter votre message dans le menu déroulant.
  4. Sélectionnez à quel document s'applique le message dans le premier menu déroulant Document commercial :
    • Facture
    • Devis
    • Avoir
    • Reçu de vente
    • Relevé de situation
    • Reçu de remboursement
  5. En ce qui concerne l'Objet de l'e-mail et et le corps du Message électronique, vous pouvez soit conserver le texte standard, soit rédiger un texte personnalisé.
  6. Si vous souhaitez recevoir vous-même le message, cochez la case M'envoyer une copie par e-mail.
  7. Après avoir apporté toutes les modifications nécessaires, cliquez sur Enregistrer.
  8. Cliquez sur Terminer.

Rédiger les messages standard figurant sur les documents commerciaux

Voici comment rédiger ou modifier le message standard figurant sur les devis d'une part et les factures et documents commerciaux d'autre part :

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres, et enfin sélectionnez Ventes.
  2. Dans la section Messages, cliquez sur le crayon✎.
  3. Dans le deuxième menu déroulant Document commercial, sélectionnez Devis ou Factures et autres documents commerciaux et renseignez le message par défaut figurant sur le document destiné à vos clients.
  4. Cliquez sur Enregistrer puis sur Terminer.
Bon à savoir : Vous pouvez créer un e-mail différent pour chaque document commercial. Dans le premier menu Document commercial, choisissez simplement le document concerné (facture, devis, avoir, reçu de vente, relevé de situation ou reçu de remboursement). Si vous souhaitez modifier l'e-mail pour certains clients, vous devrez le faire directement dans le document commercial lors de sa création (le texte de l'e-mail apparaît lorsque vous cliquez sur « Finaliser et envoyer »). Le message par défaut figure dans le champ « Message affiché sur » du document commercial : modifiez à votre guise le message client selon vos besoins directement dans le document créé.

Imprimer un message sur le relevé de compte

Voici comment imprimer un message sur un relevé de situation :

  1. Ouvrez un programme de traitement de texte, tel que Word.
  2. Rédigez votre message pour le client tout en bas de la page.
    Attention : Selon le programme utilisé et les paramètres de votre imprimante, vous devrez peut-être ajuster les marges.
  3. Imprimez la page contenant le message que vous venez de taper.
  4. Remettez la page contenant le message dans l'imprimante et imprimez un relevé de situation sur la même page. Si votre message est placé trop bas sur la page, il ne figurera pas sur le relevé de situation.
  5. Vous devrez peut-être vous y prendre à plusieurs reprises, assurez-vous que votre message n'empiète pas sur le reste du relevé. Une fois le message bien positionné, nous vous recommandons d’enregistrer ce document pour pouvoir le réutiliser ultérieurement.

À savoir : Si vous rencontrez des problèmes de traitement de texte, merci de vous adresser à l'éditeur du programme utilisé. Les équipes de soutien technique QuickBooks ne prennent pas en charge les logiciels tiers.

Vous savez à présent rédiger ou modifier des messages clients par défaut et imprimer un message sur leurs relevés de situation.

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