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Comment importer mon modèle de facture ou de devis ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks8Mis à jour il y a 1 jour

Remarque : Depuis le 29 juin 2021, les nouveaux comptes QuickBooks n'ont plus accès à la fonctionnalité d'importation de styles dans QuickBooks Labs. Les comptes existants peuvent toujours enregistrer et télécharger des modèles DOCX.

Les factures et devis que vous envoyez à vos clients contribuent à l'image de votre entreprise. Si les modèles de facture proposés par QuickBooks ne vous conviennent pas, vous pouvez toujours importer les vôtres, selon des règles de formatage précises. Cet article vous explique comment faire. Toutes les règles sont les mêmes pour les devis.

Étape 1 : Préparer le modèle

  Dans l'onglet Produits et services, cliquez sur le bouton Nouveau, sélectionnez Service puis renseignez les différents champs.

Voici la liste des polices que vous pouvez utiliser dans vos documents personnalisés.

  • Arial Unicode MS
  • Courier, Courier Bold, Courier-Oblique, Courier Bold-Oblique
  • Helvetica, Helvetica gras, Helvetica oblique, Helvetica gras-oblique
  • Times Roman, Times gras, Times italique, Times gras-italique
  • Symbol
  • Zapf Dingbats

Ces types de fichier peuvent causer des erreurs lors de l'importation de votre document personnalisé. Évitez de les utiliser.

  • Audio
  • Clipart, Word Art
  • GIF animés
  • Fichiers intégrés
  • Ajout ou mise à jour de liens cachés ou fusion de champs
  • Fichiers supérieurs à 2 Mo
  • Types de fichiers autres que .docx ou documents MS Word plus anciens renommés en tant que fichiers .docx

Votre modèle doit être au format .docx. Il peut contenir :

  • Du texte et images fixes qui seront les mêmes sur tous vos documents. Vous pouvez les laisser tels quels dans votre fichier à importer.
  • Des infos qui changent d'un document à l'autre, comme par exemple le montant ou la date de la facture. Dans ce cas, remplacez chacune de ces infos par l'une des balises recensées dans ce document. Ces balises, caractérisées par des chevrons, signalent les infos qui vont varier en fonction de ce que vous allez renseigner sur votre facture.

Build_your_template_01_SBSEG_FR_Ext_062821.png

Voici un exemple à télécharger qui pourra vous aider à construire votre modèle.

Conseil : Lors de la création du modèle, nous vous recommandons fortement d'utiliser des tableaux. Cela permettra à QuickBooks de bien visualiser les différentes parties de votre document :

Build_your_template_02_SBSEG_FR_Ext_062821.png

Conseils :
  • Évitez d'espacer vos tableaux si vous ne souhaitez pas vous retrouver avec une facture de 5 pages. QuickBooks se chargera d'établir les espaces pour vous.
  • Ne fusionnez pas vos cellules.
  • Pour les infos fixes ou relatives à votre entreprise (logo, coordonnées) : laissez le texte brut, les balises ne sont pas nécessaires.   En savoir plus sur l'import de logo
  • Pour les infos qui varient en fonction de vos documents (numéro, date, coordonnées du client, etc.) : mettez-les entre balises. Vous pourrez alors les associer aux champs correspondants dans QuickBooks lors de l'importation.

Build_your_template_03_SBSEG_FR_Ext_062821.png

Astuce : Ajoutez des infos dans la partie En-tête de Word pour que celles-ci s'affichent sur toutes vos pages.

Balises QuickBooksDescription
INFOS SUR VOTRE ENTREPRISE 
Le nom de votre entreprise
L'adresse de votre entreprise
L'adresse e-mail de votre entreprise
Le numéro de téléphone de votre entreprise
Le site web de votre entreprise
Le numéro RCS de votre entreprise
Le numéro de TVA intracommunautaire de votre entreprise
 
INFOS SUR VOTRE CLIENT 
Le nom et l'adresse de votre client
Le numéro de TVA intracommunautaire de votre client
  
INFOS SUR VOTRE DOCUMENT 
Le numéro de votre document (numéro de facture, de devis ou d'avoir)
La date de votre document
Vous pouvez afficher un message à destination du client sur votre document.
  
INFOS SUR LE PAIEMENTNote : si vous souhaitez inclure vos coordonnées bancaires, vous pouvez le faire sans utiliser de balises. En effet, ces infos ne changeront pas d'un document à l'autre.
La date d'échéance, s'il s'agit d'une facture
Conditions de paiement 
  
INFOS SUR LA LIVRAISONNote : n'utilisez pas ces balises si vous vendez uniquement des services.
Le mode d'expédition (La Poste, DHL…)
L'adresse d'expédition
La date d'expédition
Le numéro de suivi du ou des colis
Le montant des frais d'expédition

Seules deux lignes sont nécessaires, et ce, quel que soit le nombre de produits ou services renseignés dans votre facture ou devis :

  • Première ligne : nom des colonnes (texte brut)
  • Deuxième ligne : infos variables (à mettre entre balises).

QuickBooks se chargera d'ajouter automatiquement une ligne pour chaque produit ou service enregistré sur vos opérations.

Build_your_template_04_SBSEG_FR_Ext_062821.png

Balises QuickBooksDescription
INFOS SUR LES PRODUITS ET/OU SERVICES VENDUS 
Si vous le souhaitez, vous pouvez numéroter les lignes de votre facture
La date de la mission ou prestation vendue
Le nom du produit ou service vendu
La description du produit ou service vendu
Le prix unitaire du produit ou service vendu
La quantité du produit ou service rendu
Le montant de la TVA pour les produits ou services vendus (par ligne)
Le taux de TVA applicable au produit ou service vendu (par ligne)
Le montant pour les produits ou services vendus, avant remise (par ligne)
Le montant de la remise HT accordée par ligne
Le montant HT de la ligne après remise
Le montant TTC de la ligne

Seules deux lignes (et trois colonnes) sont nécessaires, et ce, quel que soit le nombre de taux de TVA renseignés dans votre facture ou devis :

  • Première ligne : nom des colonnes (texte brut)
  • Deuxième ligne : infos variables (à mettre entre balises).

QuickBooks se chargera d'ajouter automatiquement une ligne pour chaque produit ou service enregistré sur vos opérations.

Astuce : Vous souhaitez donner un titre à votre tableau (voir ci-dessous) ? Créez un tableau de 2 lignes avec :
  • En première ligne : entrez le titre du tableau.
  • En seconde ligne : insérez un nouveau tableau de deux lignes (étapes ci-dessus).

Build_your_template_05_SBSEG_FR_Ext_062821.png

Balises QuickBooksDescription
RÉCAPITULATIF DE TVANote : si votre document comporte plusieurs taux de TVA, le récapitulatif de TVA vous permet d'afficher une répartition par taux.
Le montant auquel s'applique chacun des taux de TVA utilisés sur votre document
Le montant de la TVA pour chacun des taux de TVA utilisés sur votre document
Le taux de TVA appliqué

Les totaux de votre facture comprennent le montant total HT, le montant des remises globales et le montant du solde à payer.

Vous pouvez afficher ce tableau comme vous le souhaitez. Comme pour les autres tableaux, les infos communes à toutes les factures doivent être inscrites en texte brut tandis que les éléments variables doivent être mis entre balises.

Build_your_template_06_SBSEG_FR_Ext_062821.png

Balises QuickBooksDescription
RÉCAPITULATIF DES MONTANTS 
Le sous-total HT de votre document
Le montant de la remise avant TVA appliquée à l'ensemble du document
La remise globale appliquée à l'ensemble de votre document
Montant du sous-total après remise
Le montant total de la TVA appliquée à votre document
Le montant total de votre document, après prise en compte des remises éventuelles
Le montant déjà payé par votre client
Le solde restant à payer pour cette facture

Si vous souhaitez ajouter d'autres informations à votre modèle (champs personnalisés, message à afficher, IBAN, relevé de situation, etc.), il vous suffit de créer un tableau supplémentaire avec le texte brut et les balises correspondantes. Vous pouvez ajouter un pied de page à votre modèle.

Conditions générales : pour les ajouter, faites un saut de page puis faites un copier-coller. Vos conditions seront ainsi visibles sur tous vos documents.

Balises QuickBooksDescription
RELEVÉ DE SITUATION DU CLIENTNote : vous pouvez inclure une section « Relevé de situation » avec un récapitulatif des opérations et paiements passés pour ce client.
Date du relevé de situation
Description du relevé de situation
Le solde du compte de votre client
  
CHAMPS PERSONNALISÉSNote : vous pouvez ajouter une ou plusieurs balises personnalisées, à remplir selon vos besoins.
Champ personnalisé 1
Champ personnalisé 2
Champ personnalisé 3

Étape 2 : Importer et appliquer le modèle

Importer le modèle

Attention : Votre fichier ne doit pas dépasser 2 Mo.
  1. Cliquez sur Paramètres, puis sur Personnalisation des documents.
  2. Cliquez sur le bouton Nouveau modèle, puis sélectionnez Importer un modèle.
  3. Sélectionnez un type de formulaire et cliquez sur Suivant.
  4. Sélectionnez le fichier sur votre ordinateur pour l'importer dans QuickBooks, puis cliquez sur Suivant.
  5. Associez vos balises aux champs répertoriés, puis cliquez sur Suivant.
  6. Enfin, vérifiez l'aperçu de votre modèle, puis cliquez sur Enregistrer.

Bon à savoir : QuickBooks ne vous permet pas d'exporter les modèles. Nous vous recommandons de garder la version Word de votre document, car vous ne pourrez plus le modifier directement depuis QuickBooks.

Appliquer le modèle

Pour appliquer le modèle à une facture/un devis spécifique :

  1. Créez ou ouvrez une facture/un devis.
  2. Cliquez sur Personnaliser en bas de la page, puis sélectionnez votre modèle.

Pour appliquer le modèle à tous vos devis et factures :

  1. Cliquez sur Paramètres, puis sur Personnalisation des documents.
  2. Recherchez votre modèle, puis cliquez sur Sélectionner par défaut dans le menu déroulant de la colonne Action.

Demander de l'aide en cas d'erreur

Un problème est survenu. Votre fichier est trop volumineux pour être téléchargé. Essayez de télécharger une version moins volumineuse (2 Mo ou moins).

Code d'erreurSignificationSolution
Échec de création de l'aperçuLa tentative de création d'un aperçu de votre modèle a échoué.Vérifiez que vous n'avez pas inséré vos chevrons à un mauvais endroit ou de manière incorrecte. Essayez de réduire le nombre de champs marqués à l'aide de chevrons jusqu'à ce que vous parveniez à générer l'aperçu, puis rajoutez-les un à un pour cibler l'erreur de mappage.
Échec de l'enregistrement du mappageLes mappages sélectionnés n'ont pas pu être enregistrés.Réessayez ou contactez l'équipe de support :
• Entrepreneurs : cliquez ici.
• Experts-comptables : cliquez ici.
Aucun mappage trouvéQuickBooks n'a pas trouvé de champ à mapper.Veillez à utiliser des chevrons pour les éléments de votre modèle qui doivent être mappés aux champs QuickBooks. Si un champ n'est pas mappé mais est correctement utilisé, essayez simplement de supprimer l'élément et de le réécrire.

FAQ

Cela signifie que QuickBooks ne l'a pas reconnu. Assurez-vous de bien avoir suivi tous les conseils de mise en forme.

Tous vos modèles, quels qu'ils soient, sont assujettis au modèle par défaut, intitulé « Standard », dans QuickBooks. Ainsi, si la case Numéros de document n'est pas cochée dans le modèle par défaut, alors le numéro de document n'apparaîtra pas non plus dans le modèle que vous importez, même si vous avez créé une balise pour.

Pour résoudre le problème :

  1. Cliquez sur Paramètres, puis sur Personnalisation des documents.
  2. Sélectionnez Modifier sur la ligne correspondant au modèle standard, puis sélectionnez la fenêtre Contenu.
  3. Cliquez sur la section de l'aperçu que vous souhaitez modifier.
  4. Activez tous les champs correspondant aux informations ou balises du modèle que vous importez.

Dans ce cas, depuis votre fichier .docx, effacez les balises non reconnues puis ressaisissez-les et ré-importez votre document.

Si cela ne fonctionne pas, assurez-vous d'avoir suivi tous les conseils de l'Étape 1 : Préparer le modèle ci-dessus.

Vous pouvez personnaliser le modèle à appliquer à vos avoirs et reçus de vente en modifiant le modèle Standard de QuickBooks. Pour cela :

  1. Cliquez sur Paramètres, puis sur Personnalisation des documents.
  2. Sur la ligne relative au modèle Standard, cliquez sur Modifier dans le menu déroulant de la colonne Action.
  3. Suivez les étapes de cet article.
  4. Il n'est aujourd'hui pas possible d'importer votre modèle Word pour vos avoirs et reçus de vente.

Les balises du modèle n'ont pas dû être associées aux bons champs QuickBooks lors de l'importation. Pour résoudre le problème, ré-importez votre modèle, puis reprenez la correspondance. Assurez-vous que tout concorde bien avant d'enregistrer.

Build_your_template_07_SBSEG_FR_Ext_062821.png

Il est aujourd'hui impossible de modifier le modèle importé directement depuis QuickBooks. En revanche, vous pouvez modifier directement votre fichier d'origine sur votre ordinateur, puis le ré-importer.

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