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Comment préparer la clôture annuelle dans QuickBooks pour les Entrepreneurs ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks Expert-Comptable27Mis à jour il y a 3 semaines

En tant qu'entrepreneur, préparez la clôture de votre exercice comptable en révisant vos comptes et opérations. Cet article énumère certains des outils pouvant vous aider avant et pendant votre révision.

Nous vous conseillons, toutefois, de consulter votre expert-comptable, afin d'organiser la gestion de votre clôture, de définir et répartir les différentes tâches à effectuer. Travailler en collaboration avec un expert-comptable, tout au long de l'année, vous assurera une révision facile.

Vous êtes expert-comptable ? Consultez notre article : Comment préparer la clôture annuelle dans QuickBooks Expert-comptable.

Actions à effectuer avant la révision

  1. Commencez la révision de vos comptes, par la validation de toutes les dépenses présentes dans Dépenses Express. Aidez-vous pour cela de l'article : Importer vos reçus et factures fournisseurs dans QuickBooks avec Dépenses express.  Si vous n'avez pas Dépenses express, ne vous inquiétez pas, assurez vous simplement de rentrer vos dépenses sur QuickBooks et d'envoyer les justificatifs d'achat à votre expert-comptable, afin qu'il les traite.
  2. Une fois les dépenses validées, passez à la validation de vos opérations dans la page Banque. Notre article Comment comptabiliser mes opérations bancaires dans QuickBooks ? vous guidera dans ce processus.

La validation de vos opérations facilitera le rapprochement bancaire, vous gagnerez ainsi du temps.

Votre relevé bancaire fait foi pour l'ensemble des paiements reçus ou effectués par votre entreprise.

Le rapprochement bancaire consiste à comparer les opérations sur votre relevé bancaire avec celles enregistrées dans QuickBooks, afin de vous assurer qu'elles sont les mêmes. Le rapprochement bancaire vous permettra d'identifier les opérations manquantes, en double ou à supprimer et ainsi de valider votre solde bancaire.

Apprendre à réaliser un rapprochement bancaire et à utiliser notre outil dédié s'avèrera très utile lors de la révision de vos comptes. Nous vous conseillons de le faire tous les mois.

ll est important que vous confiiez la vérification de vos montants de TVA collectée et de TVA déductible à un expert-comptable, au moins en fin d'année, pour les ajustements de TVA et la production de la liasse fiscale.

Voici une liste de rapports que vous pouvez partager avec votre expert-comptable et qui peuvent aussi vous intéresser :

  • Le Rapport détaillé sur la TVA : Ce rapport répertorie les opérations incluses dans chaque ligne de la déclaration de TVA (CA3).
  • Le Grand livre général : Il permet de suivre la TVA en attente d'être collectée, la TVA collectée non exigible, ainsi que la TVA en attente d'être déduite, la TVA déductible non exigible.
  • Le Rapport récapitulatif de TVA : ce rapport affiche le récapitulatif de chaque ligne du formulaire de déclaration de TVA (CA3). Vous pouvez ainsi remplir et soumettre plus facilement votre formulaire de déclaration de TVA sur le site du Trésor public.

Actions à effectuer pendant la révision

QuickBooks ne gère pas toutes les opérations liées à votre entreprise comme la paie et les opérations spécifiques que votre expert-comptable réalise en fin d'exercice, c'est-à- dire les écritures d'inventaire.

Votre expert-comptable pourra importer ces écritures d'inventaire dans votre compte depuis son logiciel de production comptable, afin que votre compte QuickBooks soit à jour. L'article Comment gérer les opérations non incluses dans QuickBooks ? vous donnera une idée sur les écritures de fin d'année à inclure dans votre compte.

Consultez les rapports détaillés ci-après en vue de la révision de vos comptes. L'analyse de ces rapports vous permettra de détecter d'éventuelles anomalies dans la gestion de vos opérations.

  1. Le rapport Détail des soldes par fournisseur est très utile pour vérifier contrôler les factures à régler (dans le cycle Achats) et identifier les doublons, les avoirs non imputés aux factures et les écarts de règlement.
  2. La Balance auxiliaire vous permettra de visualiser les soldes à la clôture et la cohérence des montants affichés.
  1. Le rapport Détail des soldes par client sert à contrôler les factures en attente de règlement (dans le cycle Ventes), identifier les doublons et les écarts de règlement.
  2. Le rapport Liste des factures est utile pour vérifier la cohérence de la numérotation de factures, avoirs et reçus de ventes.
  3. Le rapport Détail des ventes par produit/service permet de vérifier la cohérence entre les ventes et les taux de TVA appliqués.

Rendez-vous sur l'article suivant pour apprendre à personnaliser vos rapports et à les enregistrer pour y accéder et les exploiter plus tard. Pour afficher tous les rapports, accédez à Mon entreprise et sélectionnez Rapports (Accès direct).

Cette fonctionnalité est disponible uniquement sur QuickBooks Expert-comptable. Elle sert à corriger les dépenses enregistrées en cas d'erreur de comptes, de taux de TVA ou de fournisseur.

En tant qu'entrepreneur, vous pouvez corriger vos opérations, une à une, en les ouvrant et les modifiant manuellement.

Actions à effectuer après la révision

Une fois la révision terminée, il ne vous reste plus qu'à valider et à clôturer vos comptes.

Attention :  La validation et la clôture sont des actions irréversibles. Il est impossible de rouvrir et de modifier les opérations comprises dans une période clôturée. Nous vous conseillons d'effectuer une révision des comptes et des opérations avec un expert-comptable, avant de clôturer vos comptes dans QuickBooks.

Note : Lorsque vous clôturez vos comptes dans QuickBooks, QuickBooks génère automatiquement les A nouveaux pour démarrer un nouvel exercice. Si les À nouveaux dans QuickBooks différent de ceux de votre expert-comptable, ne vous inquiétez pas, vous pourrez toujours les supprimer et importer une balance ou une nouvelle écriture d'À nouveau.

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