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Comment préparer la clôture annuelle dans QuickBooks Expert-comptable ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks11Mis à jour le 30 mars, 2022

Vous êtes expert-comptable et vous êtes sur le point de réviser les comptes de vos clients ? QuickBooks vous accompagne dans cette démarche, en vous proposant une liste d'étapes clés à réaliser lors de la préparation de la clôture annuelle.

Vous êtes entrepreneur ? Consultez notre article :Comment préparer votre clôture dans QuickBooks ? - Entrepreneurs.

Étape 1 : Valider les opérations dans Dépenses express et sur la page Banque

Commencez la révision des comptes en validant toutes les opérations importées via Dépenses express, dans les comptes des clients concernés en suivant l'article : Importer vos reçus et factures fournisseurs dans QuickBooks avec Dépenses express.

Procédez ensuite à la validation des toutes les opérations bancaires de votre client, depuis la page À valider du menu Banque de son compte QuickBooks. La validation des opérations bancaires est importante car elle simplifie le rapprochement bancaire. Consultez notre article Comment comptabiliser mes opérations bancaires dans QuickBooks ? si vous avez des questions sur la validation des opérations bancaires.

Lorsque vous avez comptabilisé et rapproché vos opérations, passez à l'étape 2.

Étape 2 : Utiliser les outils de révision préalable et de réimputation des opérations

Nous vous conseillons également de faire plein usage des nos outils conçus expressément pour aider les cabinets comptables lors de la révision des comptes :

  1. La Révision préalable vous aidera à faire une révision en profondeur de l'ensemble des comptes de vos clients. Elle permet d'identifier les éventuelles erreurs, les opérations en attente de validation ou dans des comptes d'attente, ainsi que les éventuels doublons. Il vous aide à définir des points de contrôle personnalisés. Vous pouvez ainsi suivre l'état d'avancement de votre révision pour chacun de vos clients.
  2. La Réimputation des opérations vous permet de corriger facilement les dépenses en cas d'erreur de compte, de taux de TVA ou de fournisseur.

Bon à savoir :Une toute nouvelle version de notre rapport de balance auxiliaire et de nouveaux rapports pour effectuer le suivi des comptes auxiliaires clients et fournisseurs avec des codes auxiliaires sont désormais disponibles.

Étape 3 : Effectuer le rapprochement bancaire

Nous vous conseillons d'effectuer le rapprochement bancaire tous les mois, car il permet de vérifier l'exactitude des opérations qui sont dans le compte QuickBooks de votre client, en les comparant à celles qu'il a effectuées dans la réalité, à l'aide de son relevé bancaire.

C'est possible grâce à notre outil de rapprochement bancaire, accessible depuis le Plan comptable dans le menu. Consultez notre article Tout savoir sur le rapprochement bancaire dans QuickBooks pour en savoir plus.

Étape 4 : Le lettrage des comptes de tiers

QuickBooks vous permet désormais de lettrer manuellement les comptes de tiers, en plus du lettrage automatique des comptes clients et fournisseurs. Consultez l'article Le lettrage des comptes dans QuickBooks pour en savoir plus.

Étape 5 : Contrôler la TVA

Consultez les rapports suivants pour contrôler la cohérence des soldes de TVA :

  • Le Rapport récapitulatif de TVA : Ce rapport affiche le récapitulatif de chaque ligne du formulaire de déclaration de TVA (CA3). Vous pouvez ainsi remplir et soumettre plus facilement votre formulaire de déclaration de TVA sur le site du Trésor public.
  • Le Rapport détaillé sur la TVA : Ce rapport répertorie les opérations incluses dans chaque ligne de la déclaration de TVA (CA3).
  • Le Grand livre général : Il vous permettra de suivre la TVA en attente d'être collectée : la TVA collectée non exigible, ainsi que la TVA en attente d'être déduite : la TVA déductible non exigible.

Ces rapports sont disponibles sous Rapports onglet dans le menu.

Étape 6 : Traiter les opérations non prises en compte par QuickBooks

QuickBooks ne réalise pas les opérations d'inventaire. Apprenez comment gérer les opérations non incluses dans QuickBooks, les factures non parvenues par exemple.

À ce jour, QuickBooks ne gère pas la paie. Il est possible, cependant, d'importer vos journaux de paie. Consultez notre article comment importer une écriture de journal dans Quickbooks pour ce faire.

Étape 7 : Exporter le FEC

Une fois la révision terminée, exportez le FEC dans le format compatible avec votre logiciel de production depuis la roue dentée en haut à droite de l'écran puis FEC provisoire. Vous pouvez également exporter le FEC dans les formats TXT, CSV ou le FEC avec suivi, pour n'importer que les écritures modifiées depuis le dernier export.

Conseil : Une fois le FEC importé dans votre outil de production et les autres opérations ajoutées, n'oubliez pas de réimporter les ajustements dans le compte QuickBooks de votre client. Pour le faire très facilement, créez un code journal spécifique dans votre outil de production et QuickBooks pour ces opérations. Consultez notre article : Comment importer les écritures de clôture de votre outil de production vers le compte Quickbooks de votre client ? pour en savoir plus.

Étape 8 : Valider et clôturer les comptes de vos clients dans QuickBooks

Après avoir réalisé toutes ces étapes, il ne vous reste plus qu'à réimporter les écritures d'inventaire. Pour cela vous n'avez qu'à suivre notre article expliquant comment importer les écritures depuis votre outil de production vers QuickBooks.

Une fois que les comptes sont bien identiques dans QuickBooks et votre outil de production comptable, il ne vous reste plus qu'à valider et clôturer les comptes de vos clients, puis à valider et à clôturer les comptes de vos clients.

Attention :  La validation, comme la clôture, sont des actions irréversibles dans QuickBooks. Il est impossible de rouvrir et de modifier les opérations comprises dans une période clôturée. Il est donc vivement conseillé d'effectuer une révision des comptes et des opérations, avant d'effectuer la clôture.

Lorsque vous clôturez les comptes dans QuickBooks, QuickBooks génère automatiquement les À nouveaux. Si les À nouveaux dans QuickBooks ne correspondent pas à ceux que vous avez dans votre logiciel de production comptable, ne vous inquiétez pas, vous pourrez toujours les supprimer et importer une balance ou réimporter les À nouveaux.

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