Vous n'avez pas besoin d'un diplôme en comptabilité pour pouvoir utiliser QuickBooks. Il suffit de bien comprendre les bases. Utilisez ce glossaire pour en savoir plus sur le fonctionnement de QuickBooks.
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A
Actif
L'actif comprend les biens détenus par une entreprise, qui seront utilisés dans l'exercice de ses activités.Ils conservent généralement leur valeur pendant un an ou plus. Il existe différents types d'actifs :
- Actifs immobilisés : Il s'agit des actifs utilisés dans le cadre de vos activités (production ou fourniture de services). Les immobilisations ont une durée d'utilisation supérieure à un an. Les constructions et les installations techniques font par exemple partie de vos immobilisations. Votre mobilier de bureau est aussi une immobilisation, même si les fonctions administratives ne participent pas directement à la production. En revanche, les produits que vous vendez n'entrent pas dans cette catégorie. Le bâtiment que vous louez n'est pas non plus considéré comme un actif.
- Actifs circulants : Ce sont des biens corporels que vous comptez vendre ou utiliser dans l'année. Les stocks, les créances clients et les disponibilités font notamment partie des actifs circulants.
Exemple : Vous avez acheté un camion de livraison pour votre pizzeria. Le camion est une immobilisation. Votre nouvelle machine à pâte en est aussi une. (Voir également Passif)
B
Balance générale
La balance générale permet de vérifier que les comptes sont bien équilibrés à la fin de l'exercice. Elle contient tous les comptes du plan comptable avec leur solde, soit débiteur, soit créditeur. Cela permet aux experts-comptables d'avoir un aperçu global des soldes et de repérer rapidement les problèmes. Par exemple, si le solde créditeur d'un compte ne correspond pas au solde débiteur d'un compte associé, ils savent qu'il y a un problème. La balance liste les comptes et leur solde, ils ne sont pas regroupés par type de compte comme dans le bilan. (Voir aussi le bilan)
Bilan
Le bilan est une photo du patrimoine de votre entreprise à un instant T. Il indique ce que vous possédez (actif), ce que vous devez (passif) et ce que vous avez investi dans votre entreprise (capitaux propres). Il inclut par exemple les stocks, le mobilier de bureau ou les emprunts bancaires. Contrairement à une balance générale, le bilan présente les comptes regroupés par type : actif, passif et capitaux propres. Seuls les soldes des comptes apparaissent dans le bilan. La plupart des experts-comptables utilisent le bilan pour mesurer la bonne santé financière d'une entreprise. Ils évaluent la valeur des actifs détenus par une entreprise, ainsi que ses capitaux propres et en soustraient les montants dus. La valeur réelle d'une entreprise est ainsi estimée, ainsi que sa solvabilité. Exemple : Pour une demande d'emprunt bancaire, vous devrez présenter un bilan. Le bilan fait partie des rapports financiers qui aide une banque à décider de vous octroyer ou non un prêt.
C
Capitaux propres
Les capitaux propres représentent la valeur potentielle comptable de votre entreprise. Les capitaux propres se composent du capital social (argent investi par les actionnaires) et des résultats cumulés de l'entreprise. Il s'agit de la valeur nette de votre entreprise. Pour calculer vos capitaux propres, soustrayez ce que votre entreprise doit (passif) de ce qu'elle possède (actif). De nombreuses personnes évaluent la santé financière d'une entreprise sur la base des capitaux propres. Une entreprise en bonne santé gagne plus d'argent qu'elle n'en dépense. Vos capitaux propres vont au delà du seul résultat de l'année en cours. Exemple : Les actifs de votre entreprise s'élèvent à 5 000 €. Votre entreprise a un emprunt bancaire de 2 000 €. Ce mois-ci, votre entreprise a fait 1 000 € de résultat net. Vos capitaux propres à date sont de 3 000 € (5 000 € - 2 000 € = 3 000 €) et incluent un résultat de l'exercice en cours de 1 000 €.
Chiffre d'affaires
Le chiffre d'affaires représente les ventes de vos produits et services. Dans QuickBooks, votre chiffre d'affaires est enregistré dans des comptes de produits (classe 7). Utilisez des comptes séparés pour suivre vos différentes sources de revenus. Bon à savoir : Utilisez des comptes d'autres produits pour enregistrer des revenus générés en dehors de vos activités commerciales habituelles. Par exemple les intérêts de placement financier se comptabilisent dans les produits financiers, pas dans les ventes de votre entreprise.
Comptabilité d'engagement
Si votre comptabilité est une comptabilité d'engagement, vos comptes incluent des montants à recevoir et à payer. Vos Comptes Clients (CC) et Fournisseurs (CF) incluent des créances clients à recevoir et des dettes fournisseurs à payer. Si votre comptabilité est définie comme une comptabilité d'engagement dans QuickBooks, les rapports comptables et financiers incluent les factures clients en attente de paiement et les factures fournisseurs à régler. La comptabilité d'engagement vous donne un aperçu complet de l'état de vos finances, étant donné que vous prenez en compte les opérations en cours et à venir. Gardez toutefois un œil sur votre trésorerie. Comme les opérations en attente de paiement sont prises en compte dans votre résultat, cela peut vous amener à surévaluer l'argent dont vous disposez vraiment. Exemple : Votre entreprise utilise la comptabilité d'engagement. Vous avez reçu un paiement entrant de 100 €, mais ne l'avez pas déposé. Vous avez également enregistré une facture client de 100 €, en attente de paiement. Si vous exécutez le rapport Compte de résultat (provisoire), ces deux opérations seront prises en compte dans vos ventes et dans votre résultat. En revanche, l'argent ne sera pas sur votre compte bancaire. (Voir également Comptabilité de trésorerie)
Comptabilité de trésorerie
Si votre comptabilité est une comptabilité de trésorerie, seules les ventes et dépenses payées sont prises en compte dans vos rapports comptables et financiers. Votre entreprise n'a pas de créances clients ou de dettes fournisseurs. Si votre comptabilité est définie comme une comptabilité de trésorerie dans QuickBooks, seules vos opérations passées en banque apparaissent dans vos rapports financiers. Elles n'y apparaissent qu'une fois que vos clients vous ont payé ou que vous avez réglé vos factures fournisseurs. Certaines personnes préfèrent la comptabilité de trésorerie pour sa simplicité. Vous n'enregistrez que les entrées et les sorties d'argent. Cependant, faire des prévisions à plus long terme peut être plus compliqué, car vos ventes et dépenses à venir ne sont pas enregistrées. Exemple : La comptabilité de votre entreprise est une comptabilité de trésorerie. Vous venez de déposer un chèque de 100 € sur votre compte bancaire. Vous avez également enregistré une facture client de 100 €, en attente de paiement. Si vous exécutez un Compte de résultat (provisoire), vos ventes comprendront les 100 € déposés en banque, mais pas la facture client en attente de paiement. (Voir également Comptabilité d'engagement) À savoir : Lors de la configuration de votre entreprise, le choix d'une méthode comptable (engagement ou trésorerie) est définitif.
Comptes Clients (CC)
Les Comptes Clients reflètent les sommes dues à votre entreprise. En général, il s'agit des factures clients émises par votre entreprise, en attente de paiement. Ce compte apparaît parfois sous sa forme abrégée CC : QuickBooks y enregistre vos factures clients en cours. Exemple : Vous avez envoyé dix factures la semaine dernière. Elles n'ont pas encore été payées et font donc partie de vos Comptes Clients.
Caisse
Les avoirs en caisse sont de l'argent que vous gardez sous la main pour effectuer de petites dépenses dans le cadre de vos activités. On parle aussi simplement de caisse. Par exemple, vous achetez des stylos pour 1,50 € avec votre caisse. Cet argent est là pour dépanner. Dans QuickBooks, la caisse figure au bilan dans les actifs circulants. Confiez la gestion de la caisse à l'un de vos collaborateurs. Il doit en faire l'inventaire régulièrement.. Exemple : Vous n'avez plus de papier pour imprimer vos devis et factures ? Vous utilisez l'argent de votre caisse pour vite aller au magasin le plus proche et acheter une ramette.
Comptes Fournisseurs (CF)
Les Comptes fournisseurs sont un compte qui permet le suivi de l'argent que votre entreprise doit à d'autres clients. En général, il s'agit des factures fournisseurs reçues par votre entreprise, en attente de paiement. Ce compte eapparaît parfois sous sa forme abrégée CF : QuickBooks y enregistre vos factures fournisseurs à payer. Exemple : Vous avez acheté 100 kg de café auprès de différents fournisseurs la semaine dernière. Ces fournisseurs acceptent que vous ne les payiez que dans un mois. Vous avez désormais plusieurs factures fournisseurs à régler. Elles figurent dans vos Comptes Fournisseurs.
Coût des produits vendus
Le coût des produits vendus est le coût de revient d'un produit ou service que vous vendez. On parle aussi de coût des ventes. Il s'agit d'une dépense. Si vous fabriquez un produit, son coût de revient inclut entre autres les matières premières, les coûts de main d'œuvre de production et les coûts de commercialisation. La rentabilité par produit dépend de son coût de revient. [Chiffre d'affaires]- [ CMV] = Le montant réel que vous faites par article Le coût des produits vendus comprend uniquement les coûts directs. Les coûts indirects comme le loyer, les coûts de marketing ou de publicité n'en font pas partie. Exemple : Si la fabrication d'une tasse vendue à 5 € coûte 2 €, le coût des produits vendus s'élève à 2 €.
D
Dépenses
Les dépenses représentent les différents coûts opérationnels de votre entreprise. Il s'agit notamment des produits et services utilisés dans le cadre de vos activités (par exemple matières premières ou transport) ou de dépenses courantes (impôts et taxes, eau ou électricité). Dans QuickBooks, vos dépenses sont enregistrées dans différents comptes de charges. Exemple : Votre téléphone professionnel est une immobilisation. En revanche, votre facture d'électricité et votre forfait téléphonique sont des dépenses.
Dotation aux amortissements
L'amortissement d'un actif correspond à l'étalement de son coût d'acquisition sur sa durée prévue d'utilisation. Toutes vos immobilisations corporelles (voitures, ordinateurs, bâtiments, machines, etc.) perdent de la valeur avec le temps, du fait de l'usure et de l'obsolescence. Cette perte de valeur est constatée par une « dotation aux amortissements » en comptabilité. Par ailleurs, votre entreprise peut être amenée à constater une dépréciation d'un actif en cas d'usure anormale, de valeur de revente inférieure à la valeur comptable ou de rentabilité largement inférieure aux prévisions. Cette quantité de facteurs rend la dépréciation difficile à calculer. Votre expert-comptable est le mieux placé pour vous conseiller en matière d'amortissement et de dépréciation. Exemple : Vous voulez vendre votre guitare. Vous l'avez achetée il y a cinq ans et ne comptez plus les concerts que vous avez joués avec. Finalement elle est plus usée que prévu, elle a besoin de réparations. Vous estimez que vous ne pourrez pas la vendre à plus de 350 €. Vous constatez alors une dépréciation de 250 €, qui correspond à sa perte de valeur (600 € - 350 €). (Voir également Actif)
F
Flux de trésorerie
Les flux de trésorerie sont les entrées et sorties d'argent de votre entreprise. Les entrées d'argent représentent en général un revenu, tandis que les sorties représentent en général une dépense. Idéalement, vos flux de trésorerie nets sont positifs. Cela signifie que vous gagnez plus d'argent que vos dépenses. Il arrive parfois qu'une entreprise ait des flux de trésorerie négatifs, en particulier lorsque son activité est en plein développement. Exemple : Vous êtes propriétaire d'une boulangerie. Les ventes de pain et de pâtisserie génèrent des entrées d'argent. L'achat de farine et de beurre génèrent des sorties d'argent.
P
Passif
Le passif représente l'argent que vous devez. Il s'agit de vos dettes. Le passif comprend notamment les factures fournisseurs à payer, les emprunts bancaires à rembourser ou les dettes fiscales et sociales. Dans QuickBooks, le passif est séparé en deux catégories :
- Passifs à court terme : Il s'agit de dettes à court terme payables dans les 12 mois.
- Passifs à long terme : Il s'agit de dettes à payer à plus d'un an. Les emprunts bancaires pour financer l'achat de bâtiments ou de machines en font partie.
Exemple : Votre entreprise emprunte 2 000 € pour acheter une machine. Cet emprunt est remboursable sur 5 ans. Cette machine permettra de doubler votre capacité de production. L'emprunt est un passif à long terme. En revanche, la nouvelle machine sera comptabilisée dans les actifs de votre entreprise. (Voir également Actif)