Cet article explique comment tirer le meilleur parti du prévisionnel de trésorerie dans QuickBooks.
Cet outil vous permet de prévoir les entrées et sorties d'argent de votre entreprise. Vous pouvez ainsi avoir une idée de l'évolution de votre trésorerie au fil du temps. Vous avez aussi la possibilité d'ajouter des prévisions et de connaître leur l'impact sur votre trésorerie. Voici comment utiliser le prévisionnel et créer, modifier ou supprimer des prévisions.
La création et la modification de prévisions ne touchent en aucun cas votre comptabilité. Le prévisionnel de trésorerie vous aide à prendre les bonnes décisions : quand économiser, acheter, emprunter ou transférer des fonds. Voici comment utiliser le prévisionnel et créer, modifier ou supprimer des prévisions.
Étape 1 : Lancer le prévisionnel de trésorerie
- Cliquez sur Tableaux de bord dans le menu de gauche, puis sur Prévisionnel de trésorerie (Accès direct).
- Suivez les étapes à l’écran pour configurer le prévisionnel.
Si vous avez déjà connecté vos comptes bancaires à QuickBooks, vous êtes prêt à utiliser l'outil. QuickBooks analyse automatiquement les opérations de vos comptes bancaires, en dégage des tendances et anticipe ainsi les entrées et sorties d'argent à venir.
| Important : Le prévisionnel de trésorerie est un outil de planification purement informatif. Les informations que vous y renseignez et les changements que vous y apportez n'ont aucune incidence sur vos comptes. |
Étape 2 : Anticiper vos flux de trésorerie
Pour accéder aux dernières prévisions :
- Cliquez sur Tableaux de bord dans le menu de gauche, puis sur Prévisionnel de trésorerie (Accès direct).
- Définissez la période de prévision (nombre de mois) dans le menu déroulant sous Solde actuel.
- Sélectionnez les onglets Tout, Entrées et Sorties pour filtrer la liste.
- Vous pouvez également déplacer le curseur dans le graphique pour consulter le solde d'un jour précis.
Affiner les prévisions
Vous pouvez modifier le montant ou la date d'une prévision, votre prévisionnel de trésorerie s'actualisera automatiquement. Pour modifier une opération, sélectionnez-la dans la liste, procédez aux changements voulus, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour.
Le prévisionnel de trésorerie ne tient pas compte des entrées ou sorties d'argent des factures clients ou fournisseurs dont la date d'échéance est dépassée. Vous devez actualiser la date d'échéance de ces factures pour les inclure dans le prévisionnel. Pour ce faire :
- En haut de la liste du prévisionnel de trésorerie, se trouve l'encadré Opérations en retard.
- Cliquez sur Mettre à jour pour ouvrir une liste de vos factures fournisseurs et clients en retard.
- Choisissez une nouvelle date d'échéance et sélectionnez Mise à jour pour chaque opération à créer.
- Cliquez sur Terminer.
Étape 3 : Ajouter une opération
Vous pouvez ajouter manuellement des opérations à venir pour planifier de potentiels revenus ou dépenses futurs. Par exemple, si vous savez que vous allez participer à un salon dans trois mois et que cela va générer des ventes importantes, ajoutez ces ventes futures dans vos prévisions. Vous pouvez également créer des éléments récurrents pour faciliter la planification. Voici comment :
Important : N'oubliez pas que les prévisions ne sont pas de réelles opérations. Elles n'ont aucune incidence sur vos comptes.
- Cliquez sur Tableaux de bord dans le menu de gauche, puis sur Prévisionnel de trésorerie (Accès direct).
- Cliquez sur le bouton Ajouter une opération.
- Sélectionnez Entrées si l'opération est un revenu, ou Sorties s'il s'agit d'une dépense.
- Donnez un nom à l'opération et indiquez sa date et son montant.
- S'il s'agit d'une opération récurrente, sélectionnez Opération récurrente. Sélectionnez ensuite la fréquence de répétition de l'opération.
- Cliquez sur Enregistrer.
Modifier ou supprimer une opération
Vous pouvez modifier ou supprimer des opérations pour voir l'impact de ces changements sur votre trésorerie. Pour modifier ou supprimer des opérations :
Note : La modification des opérations n'a aucun impact sur vos comptes. Vous pouvez y réaliser des simulations sur lesquelles vous fonder pour décider quand épargner, dépenser, emprunter ou encore effectuer des transferts de fonds.
Modifier une opération
- Cliquez sur Tableaux de bord dans le menu de gauche, puis sur Prévisionnel de trésorerie (Accès direct).
- Sélectionnez l'opération à modifier.
- Modifiez la date, le nom, le montant, l'option Entrées ou Sorties, ou bien la fréquence de la prévision (si elle est récurrente).
- Sélectionnez Mettre à jour pour enregistrer vos modifications. Note : si vous mettez à jour une opération récurrente, sélectionnez Mettre à jour, puis Continuer.
Supprimer une prévision
- Cliquez sur Tableaux de bord, puis sur Prévisionnel de trésorerie (Accès direct).
- Sélectionnez l'opération à supprimer.
- Cliquez sur Supprimer.
Bon à savoir : Si vous supprimez une prévision récurrente, vous avez le choix entre :- Supprimer cette opération uniquement pour supprimer la prévision à une date donnée.
- sélectionner La série entière pour supprimer toutes les opérations récurrentes.
Étape 4 : Solde de trésorerie et prévisionnel de trésorerie
Vous pouvez obtenir un aperçu des entrées et sorties d'argent prises en compte dans le prévisionnel de trésorerie, qu'elles soient déjà enregistrées dans QuickBooks, ou planifiées comme opérations à venir dans le prévisionnel.
- Cliquez sur Tableaux de bord, puis sélectionnez Solde de trésorerie (Accès direct).
Vous pouvez consulter et visualiser le nombre de factures fournisseurs et de factures fournisseurs en retard ou en cours qui constituent le montant utilisé dans le prévisionnel de trésorerie.
- Cliquez sur Afficher sous Factures en cours ou Factures en retard pour voir la liste des opérations en attente d'encaissement ou de paiement.
- Cliquez sur Afficher les rapports pour obtenir le détail des factures à encaisser ou à payer.