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Comment utiliser le prévisionnel de trésorerie dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks7Mis à jour le 15 juin, 2022

Cet article explique comment tirer le meilleur parti du prévisionnel de trésorerie dans QuickBooks.

Cet outil vous permet de prévoir les entrées et sorties d'argent de votre entreprise. Vous pouvez ainsi avoir une idée de l'évolution de votre trésorerie au fil du temps. Vous avez aussi la possibilité d'ajouter des prévisions et de connaître leur l'impact sur votre trésorerie. Voici comment utiliser le prévisionnel et créer, modifier ou supprimer des prévisions.

La création et la modification de prévisions ne touchent en aucun cas votre comptabilité. Le prévisionnel de trésorerie vous aide à prendre les bonnes décisions : quand économiser, acheter, emprunter ou transférer des fonds. Voici comment utiliser le prévisionnel et créer, modifier ou supprimer des prévisions.

Étape 1 : Lancer le prévisionnel de trésorerie

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur Prévisionnel de trésorerie (Accès direct).
  2. Suivez les étapes à l’écran pour configurer le prévisionnel.

Si vous avez déjà connecté vos comptes bancaires à QuickBooks, vous êtes prêt à utiliser l'outil. QuickBooks analyse automatiquement les opérations de ces comptes et anticipe les entrées et sorties d'argent à venir.

Rappel : Le prévisionnel de trésorerie est un outil à visée informative. Les informations que vous y renseignez et les changements que vous y apportez n'ont aucune incidence sur vos comptes.

Étape 2 : Anticiper vos flux de trésorerie

Pour accéder aux prévisions :

  1. Cliquez sur Mon entreprise, puis sur Prévisionnel de trésorerie (Accès direct).
  2. Sélectionnez les filtres de dates qui se trouvent sous Solde actuel pour définir la période de prévision.
  3. Sélectionnez les onglets Tout, Entrées et Sorties pour filtrer la liste.
  4. Vous pouvez également déplacer le curseur dans le graphique pour consulter le solde d'un jour précis.

Affiner les prévisions

Vous pouvez modifier le montant ou la date d'une prévision, votre solde prévisionnel de trésorerie s'actualisera automatiquement. Pour modifier une opération, sélectionnez-la dans la liste, procédez aux changements voulus, puis cliquez sur le bouton Mettre à jour.

Le prévisionnel de trésorerie ne tient pas compte des entrées ou sorties d'argent des factures clients ou fournisseurs dont la date d'échéance est dépassée. Vous devez actualiser la date d'échéance de ces factures pour les inclure dans le prévisionnel. Pour ce faire :

  1. En haut de la liste du prévisionnel de trésorerie, se trouve l'encadré Opérations en retard.
  2. Cliquez sur Mettre à jour pour ouvrir une liste de vos factures fournisseurs et clients en retard.
  3. Sélectionnez une nouvelle date prévue et cliquez sur Mettre à jour pour chaque opération à ajouter.
  4. Cliquez sur Terminer.

Étape 3 : Ajouter une opération

Vous pouvez ajouter manuellement des opérations à venir pour planifier de potentiels revenus ou dépenses futurs. Par exemple, si vous savez que vous allez participer à un salon dans trois mois et que cela va générer des ventes importantes, ajoutez ces ventes futures dans vos prévisions. Vous pouvez également créer des éléments récurrents pour faciliter la planification. Voici comment :

Important : N'oubliez pas que les opérations à venir ne sont que des prévisions, pas des opérations réelles. Elles n'ont aucune incidence sur vos comptes.

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur Prévisionnel de trésorerie (Accès direct).
  2. Cliquez sur le bouton Ajouter une opération.
  3. Sélectionnez Entrées si l'opération est un revenu, ou Sorties s'il s'agit d'une dépense.
  4. Donnez un nom à l'opération et indiquez sa date et son montant.
  5. S'il s'agit d'une opération récurrente, sélectionnez Opération récurrente. Sélectionnez ensuite la fréquence de répétition de l'opération.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Modifier ou supprimer une opération

Vous pouvez modifier ou supprimer des opérations pour voir l'impact de ces changements sur votre trésorerie. Pour modifier ou supprimer des opérations :

Note : La modification des opérations n'a aucun impact sur vos comptes. Vous pouvez y réaliser des simulations sur lesquelles vous fonder pour décider quand épargner, dépenser, emprunter ou encore effectuer des transferts de fonds.

Modifier une opération

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur Prévisionnel de trésorerie (Accès direct).
  2. Sélectionnez l'opération à modifier.
  3. Modifiez la date, le nom, le montant, l'option d'entrée ou de sortie, ou les détails de la répétition.
  4. Sélectionnez Mettre à jour pour enregistrer vos modifications. Note : si vous mettez à jour une opération récurrente, sélectionnez Mettre à jour, puis Continuer.

Supprimer une prévision

  1. Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur Prévisionnel de trésorerie (Accès direct).
  2. Sélectionnez l'opération à supprimer.
  3. Cliquez sur Supprimer.
    Bon à savoir : Si vous supprimez une prévision récurrente, vous avez le choix entre :
    • Supprimer cette opération uniquement pour supprimer la prévision à une date donnée.
    • sélectionner La série entière pour supprimer toutes les opérations récurrentes.

Étape 4 : Aperçu de votre trésorerie et de votre prévisionnel de trésorerie

Vous pouvez obtenir un aperçu des entrées et sorties d'argent prises en compte dans le prévisionnel de trésorerie, qu'elles soient déjà enregistrées dans QuickBooks, ou planifiées comme opérations à venir dans le prévisionnel.

  • Cliquez sur Mon entreprise dans le menu de gauche, puis sur Solde de trésorerie (Accès direct).

Vous pourrez voir le nombre et le montant total de factures clients et fournisseurs en cours ou en retard incluses dans le prévisionnel de trésorerie.

  • Cliquez sur Afficher sous Factures en cours ou Factures en retard pour voir la liste des opérations en attente d'encaissement ou de paiement.
  • Cliquez sur Afficher les rapports pour obtenir le détail des factures à encaisser ou à payer.

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