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Comment gérer vos comptes auxiliaires clients et fournisseurs dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooks6Mis à jour il y a plus d’un an

Cet article explique comment utiliser la nouvelle fonctionnalité de codes auxiliaires fournisseurs et clients dans QuickBooks Expert-Comptable.

Dans Quickbooks Expert-Comptable, vous avez désormais la possibilité de personnaliser vos codes auxiliaires à partir des fiches infos de vos clients et fournisseurs ou de laisser Quickbooks les générer pour vous en sélectionnant les préfixes de votre choix dans une liste disponible dans les paramètres de votre entreprise. Les codes auxiliaires que vous avez choisis apparaîtront alors dans un certain nombre de rapports que vous pourrez exporter. 

I. En quoi consistent les comptes auxiliaires ? 

En comptabilité, les codes auxiliaires ou comptes auxiliaires sont une combinaison de lettres ou de chiffres utilisée pour identifier vos clients, fournisseurs et collaborateurs afin de faciliter le suivi de leurs opérations individuelles dans les documents comptables. Chaque client, fournisseur ou collaborateur a un compte auxiliaire unique. 

Selon l'outil comptable ou les processus internes du cabinet comptable, ces comptes personnalisés peuvent être précédés de différents préfixes qui indiquent s'il s'agit d'un fournisseur ou d'un client. 

N
O
T
E
Le préfixe peut être une lettre, C ou F par exemple, un chiffre unique, 0 ou 9, un nombre, 401 pour les fournisseurs et 411 pour les clients, ou il peut n'y avoir aucun préfixe. 

Ne confondez pas les codes auxiliaires  avec les comptes clients et fournisseurs de votre plan comptable. Les codes auxiliaires ne sont pas liés au plan comptable. C'est pourquoi ils peuvent varier en fonction des processus internes du cabinet avec lequel vous travaillez.

Dans QuickBooks, seuls les clients et les fournisseurs sont suivis à l'aide de codes auxiliaires.  

II. Comment personnaliser les codes auxiliaires de vos clients et fournisseurs dans leurs fiches client ou fournisseur ? 

Voici comment personnaliser les codes auxiliaires client ou fournisseur dans leurs fiches infos : 

  1. Accédez à Ma gestion commerciale et sélectionnez Clients (Accès direct) ou Fournisseurs (Accès direct) pour accéder à votre liste de clients ou de fournisseurs.
  2. Sélectionnez un client ou un fournisseur en cliquant n'importe où sur la ligne portant le nom du client ou du fournisseur.
  3. Cliquez sur Modifier dans le coin supérieur droit de la page du client ou du fournisseur. 
  4. Saisissez le code auxiliaire de votre choix dans le champ Code auxiliaire.
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Personnaliser les codes auxiliaires dans QuickBooks lors de l'importation de votre historique comptable : 

Si vous êtes un cabinet comptable partenaire ou si vous êtes entrepreneur et que votre cabinet est partenaire QuickBooks, vous pouvez importer gratuitement votre historique comptable dans QuickBooks lors du paramétrage de votre compte. 

De cette façon, vos codes auxiliaires seront extraits de votre fichier comptable précédent (FEC probablement) et importés automatiquement dans QuickBooks. Vous n'aurez pas besoin de les créer manuellement. 

Pour bénéficier de ce service, contactez votre interlocuteur chez Intuit France. Vous n'êtes pas encore partenaire ? Nous vous invitons à contacter notre équipe commerciale.

III. Comment sélectionner les préfixes pour personnaliser vos comptes auxiliaires clients et fournisseurs ? 

Au lieu de renseigner les comptes auxiliaires manuellement dans les fiches client ou fournisseur, QuickBooks peut les générer pour vous automatiquement. Il vous suffit de choisir les préfixes dans les paramètres de l'entreprise. 

Veuillez suivre les étapes ci-dessous pour activer la fonction Codes auxiliaires de votre  Compte QuickBooks :

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙.
  2. Cliquez sur Compte et paramètres sous  Votre entreprise pour les entrepreneurs ou sur Paramètres de l'entreprise dans votre compte QuickBooks Expert-Comptable. 
  3. Sélectionnez Options avancées .
  4. Allez dans la section Comptes auxiliaires.
  5. Sélectionnez les préfixes à utiliser pour vos codes auxiliaires, qui doivent être pertinents pour vous et votre expert-comptable, dans la liste ci-dessous : 
  • Préfixe 411 ou 401
  • Préfixe C (clients) ou F (fournisseurs)
  • Préfixe 0 (clients) ou 9 (fournisseurs) 
  • Préfixe 9 (clients) ou 0 (fournisseurs) 
  • Pas de préfixe
  1. Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer en bas à droite de la page.

Bon à savoir : Si vous vous êtes trompé de préfixes, pas d'inquiétude. Modifiez votre choix en retournant simplement dans les Comptes et paramètres de votre entreprise et sélectionnez d'autres préfixes. 

IV. Dans quels rapports voir mes comptes auxiliaires personnalisés ? 

Vous trouverez ci-dessous la liste des rapports dans lesquels figurent les préfixes de vos comptes auxiliaires. 

Le code auxiliaire figure dans la colonne Code auxiliaire à côté du nom du client ou du fournisseur et de son compte comptable : 

  • Grand livre auxiliaire clients
  • Grand livre auxiliaire fournisseurs
  • Balance auxiliaire 
  • Rapport FEC

Pour accéder à ces rapports, allez à Mon entreprise, sélectionnez Rapports (Accès direct), puis renseignez le nom du rapport dans la barre de recherche ou bien consultez la section Pour mon expert-comptable de la page Rapports. 

Conseil : Vous pouvez filtrer par code auxiliaire ou par nom de client/fournisseur. Pour cela, cliquez sur Personnaliser et effectuez votre choix dans la section Filtre.

FAQ : 

Non, ce n'est pas un problème. Profitez de cette nouvelle fonctionnalité : de véritables codes auxiliaires seront bien créés dans QuickBooks.  

Les comptes personnalisés que vous avez créés dans le plan comptable figureront dans certains rapports, tels que la Balance générale et la Balance auxiliaire avec le format  Compte 411ABC ou 401BCD. 


Accédez au rapport FEC provisoire en cliquant sur Paramètres. Vous pouvez personnaliser vos comptes auxiliaires en cochant la case Renseigner les comptes auxiliaires en haut du rapport après avoir défini les dates de votre rapport.

QuickBooks génère automatiquement votre code auxiliaire pour renseigner le champ COMPAUXNUM selon le format de préfixe choisi dans la liste déroulante.

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