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Comment créer et gérer les opérations récurrentes dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks5Mis à jour le 03 décembre, 2021

Cet article s'adresse aux utilisateurs de QuickBooks Essentials et QuickBooks Plus.
 
À quelques exceptions près, toute opération proposée dans QuickBooks peut être convertie en opération récurrente. Voici comment les créer et les gérer.

Attention : Il convient de bien faire la distinction entre d'un côté l'opération récurrente et de l'autre le modèle dont elle est issue. Les implications ne sont pas les mêmes, notamment en matière de modification.

Créer une opération récurrente

Toute opération récurrente provient d'un modèle. Voici comment en créer un.

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙.
  2. Sous Listes, sélectionnez Opérations récurrentes.
  3. Cliquez sur Nouveau.
  4. Sélectionnez le type d'opération à créer, puis cliquez sur OK.
  5. Choisissez un nom pour votre modèle.
  6. Choisissez un type : Programmé, Rappel ou Non programmé.
TypeFonction
Programmé
  • Crée une opération récurrente selon un échéancier défini par vos soins. Elle sera envoyée automatiquement à son destinataire si vous cochez la case concernée.
  • Contrôle : vous pouvez choisir de recevoir ou non des avertissements quand une opération est créée. Dans les deux cas, les opérations sont enregistrées sans aucune intervention de votre part.
  • Ce type d'opération récurrente est utile pour : les opérations aux montants et à échéance fixes (paiements de loyer, remboursements de prêt, etc.).
Rappel
  • Propose une opération récurrente sous forme de rappel selon un échéancier défini par vos soins. L'opération ne sera ni créée ni envoyée au destinataire concerné tant que vous n'en aurez pas décidé autrement. Pour consulter les rappels, allez dans la section Tâches en haut du tableau de bord. Sélectionnez Afficher les rappels dans la colonne Action.
  • Passez en revue les rappels afin de déterminer quelles opérations créer. Vous pouvez également les modifier au besoin.
  • Dans la colonne Action, vous pouvez sélectionner les tâches à créer. Vous pouvez également les modifier au besoin.
  • Ce type de modèle est utile pour : les opérations à échéance fixe mais aux montants variables, comme les paiements aux services publics.
Non programmé
  • Crée une opération récurrente sans échéancier. L'utilisateur a le contrôle total sur la génération d'une opération à partir de ce modèle.
  • Contrôle :
    1. Accéder aux paramètres ⚙.
    2. Sous Listes, sélectionnez Opérations récurrentes.
    3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Utiliser pour créer une nouvelle opération à l'aide du modèle.
  • Ce type d'opération récurrente est utile pour : les opérations qui contiennent un grand nombre d'infos que vous préféreriez n'entrer qu'une seule fois, mais qui ne s'inscrivent dans aucun calendrier. Par exemple : une facture complexe à adresser à différents clients.
  1. Remplissez les champs restants, puis cliquez sur Enregistrer le modèle.

Convertir une opération individuelle en opération récurrente

Vous pouvez créer un modèle d'opération récurrente à partir d'une opération enregistrée dans QuickBooks. Pour ce faire, cliquez sur Rendre récurrent ou sur Plus / Rendre récurrent en bas de la page de l'opération. QuickBooks créera instantanément le modèle correspondant.

Modifier un modèle d'opération récurrente

La modification d'un modèle s'appliquera aux futures opérations récurrentes.

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙.
  2. Sous Listes, sélectionnez Opérations récurrentes.
  3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, cliquez sur Modifier en regard du modèle concerné.
  4. Le modèle d'opération récurrente s'ouvre. Apportez les modifications nécessaires et enregistrez.

Comment modifier la date du service des opérations ?

Selon les modèles d'opérations récurrentes, le champ Date du service peut ne pas apparaître. Il vous faudra donc remplir le champ vous-même pour chaque opération concernée. Voici comment procéder :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports.
  2. Dans la barre de recherche, saisissez Opérations automatiques récentes et ouvrez le rapport.
  3. Définissez la période couverte.
  4. Cliquez sur Exécuter le rapport.
  5. Cliquez sur une opération pour l'ouvrir.
  6. Saisissez manuellement la date dans le champ Date du service.
  7. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Modifier une opération issue d'un modèle

Si vous modifiez une opération générée par un modèle d'opérations récurrentes, vous recevrez un message d'avertissement de QuickBooks. Il détaillera les changements éventuels à apporter au modèle (par exemple : changer le montant mensuel d'une facture récurrente). Vous pourrez au choix :

  • Cliquez sur Toutes les opérations pour appliquer les modifications à tous les modèles concernés
  • Cliquez sur Cette opération uniquement. Les modifications ne s'appliqueront qu'à l'opération que vous avez modifiée.

Dupliquer un modèle

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙.
  2. Sous Listes, sélectionnez Opérations récurrentes.
  3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, cliquez sur Dupliquer en regard du modèle concerné. Seul le nom ne sera pas dupliqué.

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