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Comment créer et gérer les opérations récurrentes dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooks18Mis à jour il y a 4 semaines

Cet article explique comment créer un modèle pour les opérations récurrentes dans QuickBooks.

QuickBooks vous permet de créer des modèles pour générer des opérations récurrentes, telles que des dépenses revenant à intervalles réguliers. Toute opération récurrente peut être modélisée, à l'exception des paiements des factures fournisseurs ou clients et du suivi des heures travaillées. Voici comment créer et gérer un modèle d'opérations récurrentes.

Important : Il convient de bien faire la distinction entre, d'un côté, l'opération récurrente, et de l'autre, le modèle, dont elle est issue. Réfléchissez bien avant de modifier l'un ou l'autre, les implications ne sont pas les mêmes.

Créer un modèle d'opérations récurrentes

La génération de toute opération récurrente se base sur un modèle, dans lequel différents paramètres, tels que la périodicité, sont définis. Voici comment en créer un.

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙.
  2. Dans le LISTES colonne, sélectionnez Opérations récurrentes.
  3. Cliquez sur le bouton Nouveau.
  4. Sélectionnez le type d'opération à créer, puis cliquez sur OK.
  5. Choisissez un nom.
  6. Sélectionnez un Type de modèle : Programmé, Non programmé ou Rappel.
Type Fonction Contrôle Utilisation
Programmé Crée une opération récurrente selon un échéancier défini par vos soins. Si vous choisissez de les envoyer par e-mail une fois qu'elles ont été créées, elles sont envoyées automatiquement. Vous pouvez choisir d'être averti lors de la génération des opérations. Dans tous les cas, elles sont enregistrées sans aucune intervention de votre part. À utiliser pour les opérations dont les montants et échéances sont fixes (loyers, mensualités d'emprunt, amortissements, etc.).

Note : Les factures que vous créez à l'aide d'un modèle programmé sont finalisées lorsqu'elles sont créées.

Rappel Crée un échéancier pour vous rappeler de créer des opérations. Ces opérations ne seront ni générées ni envoyées au destinataire concerné tant que vous n'en aurez pas décidé autrement. Une fois le rappel reçu, vous pouvez le retrouver sur le tableau de bord À faire dans l'encadré Tâches. Sélectionnez Action, puis Afficher les rappels. Vous pouvez sélectionner une tâche de rappel, puis cliquer sur Action pour la vérifier, la modifier ou la créer. À utiliser pour les opérations à échéance fixe, dont les montants sont variables, comme les factures d'électricité.

Note : Les factures que vous créez à l'aide d'un modèle de rappel sont d'abord enregistrées en brouillon. Vous pourrez les finaliser une fois que vous les aurez vérifiées.

Non programmé Génère une opération récurrente sans échéancier, avec des données partielles ou complètes. L'utilisateur a le contrôle total sur la génération d'une opération à partir de ce modèle.
  1. Accédez aux paramètres ⚙.
  2. Sélectionnez Opérations récurrentes.
  3. Sélectionnez le modèle, puis dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Utiliser pour créer une nouvelle opération à l'aide du modèle.
À utiliser pour les opérations sans périodicité fixe qui contiennent un grand nombre d'infos, que vous n'aurez plus à ressaisir. Par exemple : un modèle de facture complexe destinée à différents clients.

Note : Les factures que vous créez à l'aide d'un modèle non programmé seront d'abord créées en brouillon. Vous pourrez les enregistrer en tant que brouillons pour les finaliser une fois que vous les aurez vérifiées.

  1. Remplissez les champs, puis cliquez sur Enregistrer le modèle.

Convertir une opération individuelle en opération récurrente

  1. Ouvrez une opération existante.
  2. Dans le pied de page de l'opération, cliquez sur Plus et sélectionnez Rendre récurrent pour créer un modèle d'opérations récurrentes.

Dupliquer un modèle

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙.
  2. Sélectionnez Opérations récurrentes.
  3. Dans le Activité colonne, sélectionnez Copier à partir du Modifier▼ menu déroulant. Tous les paramètres, à l'exception du titre, seront dupliqués.

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