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Comment résoudre un écart de rapprochement dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks2Mis à jour le 27 octobre, 2021

Après rapprochement, la différence entre le solde de votre compte dans QuickBooks et celui de votre relevé bancaire doit être nulle. Autrement dit, les deux soldes doivent être strictement identiques. Cet article vous explique la procédure à suivre si vous constatez un écart entre ces derniers.

Vous n'avez encore jamais effectué de rapprochement ? Consultez notre guide.

Quelles sont les principales raisons d'un écart de rapprochement ?

  • Les soldes d'ouverture, initial ou final sont incorrects.
  • Toutes les opérations n'ont pas été entrées dans QuickBooks.
  • Certaines opérations n'ont pas encore été compensées par votre banque.
  • Certaines opérations sont des doublons.

Voici les liens vers les centres d'aide des principaux navigateurs :

Si l'écart persiste, passez à l’étape 2.

Rendez-vous sur la page Banque et cliquez sur la vignette de votre compte bancaire. S'il reste des opérations à valider et qu'elles font partie de celles que vous souhaitez rapprocher, cela explique la raison de l'écart entre vos soldes (les opérations non validées ne peuvent pas apparaître dans le tableau de rapprochement). Validez-les, puis reprenez le rapprochement.

Vérifiez également les opérations de l'onglet Exclues, pour lesquelles aucune écriture comptable n’est générée. Si certaines font partie de celles à rapprocher, cliquez sur Annuler dans la colonne Action. Elles retournent dans l'onglet À valider ; il ne vous reste plus qu'à les valider.

Si l'écart persiste, passez à l’étape 3.

Si c’est votre premier rapprochement pour ce compte, vérifiez votre solde d'ouverture, sinon, vérifiez votre solde initial. En cas de solde incorrect, procédez aux corrections nécessaires. Cela devrait résoudre le problème.

Si le solde d’ouverture ou initial est bien correct, ou si leur correction n'a pas résolu l'écart, passez à l’étape 4.

Avant de commencer le rapprochement d'un compte, vous renseignez le solde final et la date de fin tels qu'indiqués sur votre relevé bancaire. QuickBooks les utilisent comme point de référence. Mais peut-être avez-vous fait une erreur de saisie. Pour le vérifier, suivez les étapes ci-dessous :

  1. Sur la page de rapprochement, cliquez sur le bouton Modifier les infos en haut à droite.
  2. Vérifiez que le solde final et la date de fin correspondent aux infos de votre relevé bancaire.
  3. Effectuez les modifications nécessaires, le cas échéant.
  4. Cliquez sur Enregistrer.

Si le solde final et la date de fin sont bien corrects, ou si leur correction n'a pas résolu l'écart, passez à l'étape 5.

Affinez votre recherche pour trouver les opérations qui posent problème.

Commencez par retourner sur la page de rapprochement du compte. Pour rappel, le tableau liste toutes les opérations ayant eu lieu entre le dernier rapprochement et la date de fin du rapprochement actuel. Dans ce tableau, il est important de bien faire la différence entre les opérations validées dans la page Banque et les autres opérations.

Les opérations validées dans la page Banque se distinguent des autres opérations de la manière suivante :

  • elles ont une date de compensation ;
  • elles ont une icône rectangulaire verte (d'aspect légèrement différent en fonction de la manière dont elles ont été validées).
    Vous pouvez les retrouver dans l'onglet Dans QuickBooks.

Les autres opérations regroupent toutes les opérations créées manuellement par l’utilisateur, sans correspondance dans la page Banque. Elles n'ont ni date de compensation ni icône. Pour facilement les repérer, triez-les en cliquant sur la colonne Date de compensation.

rapprochement

La plupart du temps, ces sont les opérations non compensées qui expliquent les écarts de rapprochement, car elles constituent de potentiels doublons.

Maintenant que vous savez cela, il ne vous reste plus qu'à reprendre le rapprochement à zéro puis à procéder par élimination. Décochez toutes les opérations, puis recochez-les une à une en suivant votre relevé bancaire. Pour terminer, consultez les sous-étapes suivantes.

Situation 1 : Certaines opérations de votre relevé bancaire n'apparaissent pas dans le tableau

Peut-être avez-vous fait une erreur de saisie de date ou de compte en entrant certaines opérations dans QuickBooks.

  1. Tout d'abord, cliquez sur le bouton Modifier les infos et repoussez momentanément la date de fin du relevé pour étendre la période.
  2. Si une des opérations apparaît, prenez soin d'en corriger la date avant de la rapprocher. Si au contraire aucune des opérations n'apparaît, recherchez-les en cliquant sur la loupe ou directement dans les pages Ventes ou Dépenses.
  3. Si vous retrouvez une opération, ouvrez-la et effectuez les corrections nécessaires. En effet, si elle n'apparaît pas dans le tableau de rapprochement, c'est qu'il y a une erreur de saisie quelque part (de date ou de compte) ! Après correction, l'opération devrait apparaître dans le tableau.

Si les opérations restent introuvables, c'est qu'elles n'existent pas dans QuickBooks. Auquel cas, créez-les manuellement, puis cochez-les dans le tableau de rapprochement.

Situation 2 : Certaines opérations du tableau n'apparaissent dans votre relevé bancaire

Il est tout à fait possible que certaines opérations présentes dans le tableau de rapprochement mais absentes de votre relevé bancaire y aient toute leur place (pour ce rapprochement ou un rapprochement ultérieur). Mais il se peut aussi qu'elles soient le signe d'une erreur ou d'un doublon, auquel cas il vous faudra les supprimer.

Attention : Supprimez uniquement une opération si vous êtes absolument certain qu'il s'agit d'un doublon ou d'une erreur !

Voici les différents cas de figure :

Contrairement aux opérations d'achat, les opérations de vente font l'objet d'un traitement particulier dans QuickBooks afin de respecter la loi anti-fraude. Toute modification apportée à l'une d'elles, annulation incluse, est donc dûment consignée.Concrètement, dans le tableau de rapprochement, une opération de vente modifiée se traduira par deux lignes qui se répondent l'une l'autre : l'une pour l'écriture de journal correspondant à la modification, l'autre pour l'opération de modification proprement dite.

annule.png

Les deux lignes de l'image ci-dessus ne sont donc pas une erreur : vous pouvez les cocher.

Un doublon est vite arrivé : vous entrez une opération dans QuickBooks depuis la page Banque, puis la créez une seconde fois manuellement, par exemple depuis le bouton + Nouveau. Ou bien, à l'inverse, vous créez une opération manuellement dans QuickBooks et oubliez de l'associer à l'opération dans la page Banque, pour laquelle vous créez donc une toute nouvelle opération.

  1. Vérifiez que les opérations encore non cochées dans le tableau ne sont pas des répétitions d'opérations déjà cochées.
  2. Si vous repérez une répétition, il s'agit d'un doublon. Vous pouvez tout à fait laisser la ligne non cochée et terminer le rapprochement, mais, d'un point de vue comptable, il est préférable de supprimer le doublon : cliquez sur la ligne de l'opération en double, puis sur Modifier.
  3. Une fois l’opération ouverte, cliquez sur Plus, puis sur Annuler.

L'opération doublon annulée disparaît du tableau de rapprochement.

Le bouton Marquer comme payé sert à indiquer que vous vous êtes acquitté de votre dû auprès de votre fournisseur (facture d'achat), ou que votre client vous a réglé ce qu'il vous devait (facture de vente).Or, ce n'est pas parce qu'on vous a payé (ou que vous avez payé) que le transfert d'argent a été effectué : pensez au chèque que vous n'avez pas encore encaissé, ou au reçu de carte bancaire avant que la banque ne procède au retrait. En d'autres mots, il peut y avoir un décalage entre le moment où vous enregistrez un paiement (client ou fournisseur), et le moment où cet argent arrive ou part de votre compte.

Sauf qu'en comptabilité, l'enregistrement d'un paiement, en l'occurrence via le bouton Marquer comme payé, génère une écriture. Ainsi, il est normal que la ligne de paiement apparaisse dans le tableau de rapprochement, même si le « flux financier » n'a pas encore eu lieu. Ce n’est donc pas une erreur de rapprochement !

Pour l'instant, laissez la ligne de paiement telle qu'elle est. Vous la cocherez lors du prochain rapprochement, après avoir lié le paiement à l'opération correspondante.

Peut-être avez-vous créé une écriture de journal qui n'a pas lieu d'être.

  1. Cliquez sur la colonne Type pour repérer facilement les écritures de journal.
  2. Cliquez sur la ligne de l'écriture, puis sur Modifier. L'écriture s'ouvre.
  3. Vérifiez l'écriture. Si elle n'a pas raison d'être, cliquez sur Plus puis sur Supprimer.

Si aucune de ces solutions ne résout l'écart de rapprochement et que vous ne trouvez aucune erreur dans QuickBooks, votre banque est peut-être à l'origine du problème. Auquel cas, nous vous invitons à contacter votre conseiller bancaire.

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