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Comment utiliser les règles pour mes dépenses importées dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks2Mis à jour le 28 juillet, 2021

Lorsque vous importez vos dépenses dans Dépenses express, certaines informations peuvent ne pas être détectées par la reconnaissance automatique, ce qui vous oblige à les renseigner manuellement.

Pour vous faire gagner du temps, QuickBooks vous propose de créer des règles spécifiques qui lui permettent de remplir automatiquement certains champs. Cet article vous explique comment.

Étape 1 : Créer une règle

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Dépenses, puis rendez-vous dans l'onglet Règles.
  2. Cliquez sur Nouvelle règle.
  3. Renseignez le nom de la règle.
  4. Définissez les conditions (5 maximum) en cliquant sur Ajouter une condition, puis au choix :
    • Cliquez sur Une seule (la règle s'appliquera si une des conditions est remplie).
    • Cliquez sur Tout (la règle ne s'appliquera que si toutes les conditions sont remplies).
  5. Renseignez le reste des champs.
  6. Cliquez sur Enregistrer.

Votre règle s’applique à toutes les dépenses correspondantes dans l'onglet À valider de la page Dépenses express. Vous n’avez plus qu’à les passer en revue pour vérifier que tout est correct.

Vous souhaitez modifier une règle ?
Rendez-vous simplement dans l’onglet Règles et cliquez sur Modifier dans la colonne Action.

Étape 2 : Vérifier et valider les dépenses reconnues

Chaque fois qu’une dépense remplit les conditions définies par une de vos règles, QuickBooks appose la mention « Règle appliquée » à la ligne de la dépense. Cela facilite le travail de vérification.

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Dépenses, puis rendez-vous dans l'onglet Dépenses express. Vous êtes dans l'onglet À valider.
  2. Cherchez une dépense reconnue et cliquez sur Vérifier pour vous assurer que les champs ont été correctement renseignés. Si besoin, apportez les corrections nécessaires.
  3. Cliquez sur Valider pour entrer la dépense dans QuickBooks.

La dépense est maintenant dans l'onglet Récemment validés.

Pour aller plus loin :

Les instructions ci-dessous sont à réaliser depuis l’onglet Règles.

Vous pouvez définir un ordre de priorité pour vos règles. Ainsi, si une dépense remplit les conditions de plusieurs règles, la règle à la priorité la plus haute sera appliquée.
Pour déplacer une règle, cliquez sur le carré pointillé à sa gauche et faites-la glisser à la place souhaitée. 

Si la règle que vous souhaitez créer est le sosie presque parfait d’une règle déjà existante, copiez cette dernière plutôt que de repartir de zéro.

  1. Recherchez la règle à copier, puis cliquez sur Copier dans le menu déroulant de la colonne Action.
  2. Faites les ajustements nécessaires pour votre nouvelle règle, puis cliquez sur Enregistrer.

Vous avez le choix entre désactiver temporairement une de vos règles et la supprimer définitivement.

  1. Recherchez la règle concernée, puis choisissez l’action souhaitée dans le menu déroulant de la colonne Action.
  2. Confirmez l'action dans la fenêtre finale.

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