Intégrer Square sommes à QuickBooks à l'aide de OneSaas

Connectez les systèmes que vous souhaitez intégrer. Vous trouverez des guides vous permettant de savoir comment connecter chaque système .ici.

Dans cet exemple, nous allons établir une connexion entre Square et QuickBooks. Sélectionnez Gérer pour continuer.

Dans le processus de configuration ci-dessous, vous pourrez choisir la façon dont vous voulez que votre Squareespace-QuickBooks intégration au travail. Nous espérons que vous disposez de quelques connaissances en comptabilité pour adapter les paramètres d'intégration à votre entreprise et à vos pratiques comptables.

Si vous avez des questions, vous pouvez contacter notre équipe de soutien technique pour obtenir de l'aide à tout moment.

1. Configurer votre Options de synchronisation avant de commencer à configurer vos flux de travail. Vous devrez configurer :
   • Fuseau horaire du compte
   • Date de début des intégrations
   • Options du rapport Email Sync
     
     
     
     Une liste de flux de travail principaux. Ils sont facultatifs, alors assurez-vous de lire chaque option attentivement. En général, notre synchronisation permet les opérations suivantes :
     • Les ventes de Square seront envoyées à QuickBooks.
     • Les produits Square sont envoyés à QuickBooks Online.
     • Si vous avez activé le stock dans QuickBooks, QuickBooks Connector peut lire ces informations et mettre à jour Squarespatial.
       
       
2. Lancez la configuration en sélectionnant le premier flux de travail dans synchroniser les commandes Square avec QuickBooks.
   
   
   
   Ces paramètres de configuration vous aideront à déterminer le comportement d'intégration de base :
   1. Sélectionnez le État des commandes Square à partir de laquelle l'appli récupérera les ventes pour les synchroniser avec QuickBooks. En fonction de la nature de votre entreprise, vous pouvez également synchroniser les ventes dans le compte En attente ou Exécuté états.
   2. Sélectionnez la façon dont les commandes Square seront affichées dans QuickBooks. Dans le cas de QuickBooks Online, choisissez si vous souhaitez que vos commandes Square soient envoyées à QuickBooks Online sous forme de factures ou de reçus de vente. Sélectionnez l'option appropriée pour votre entreprise.
      
3. Des paramètres avancés sont appelés Produit par défaut et options avancées.
   • Préfixe du numéro de commande -Le préfixe que vous entrez ici est ajouté à toutes les commandes récupérées à partir de votre compte Squareespace. Par exemple, si vous avez la commande « 1234 » dans Square et que vous ajoutez le préfixe « SQ- » dans la configuration, votre commande sera récupérée dans QuickBooks Connector avec le numéro de commande « SQ-1234 » et sera envoyée à QuickBooks en conséquence.
   • Expédition- Vous facturez peut-être à vos clients des frais d'expédition supplémentaires sur vos ventes. Si tel est le cas, l'intégration peut vous permettre de spécifier un article dédié auquel attribuer ces frais d'expédition. Cela vous permettra de suivre facilement les revenus générés par les frais d’expédition. Vous pouvez en savoir plus sur la façon dont cela fonctionne, cliquez ici.
   • Remise- De la même manière que pour l'expédition, vous pouvez créer un « article » de remise dédié afin de suivre vos remises sur vente.
   • Produit de carte-cadeau- Comme pour les options d'expédition et d'article de remise ci-dessus, vous pouvez spécifier un article de carte-cadeau dédié pour pouvoir faire le suivi de votre carte-cadeau sur les ventes.
   • Client initial/organisation du client/client vente en ligne générique -La plupart des systèmes comptables exigent qu'un client soit enregistré et spécifié lors de la création d'une facture de vente. Cette option vous permet de choisir la nature du dossier client qui est créé. L'option par défaut est Client d'origine. Toutefois, si vos clients Squareespace spécifier un nom d'entreprise et que vous préférez le faire apparaître dans votre système comptable, vous pouvez opter pour le Organisation du client option.
     
     Si vous ne voulez pas que des documents clients soient créés dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner la Client de vente en ligne générique option, ce qui signifie que toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable par rapport à un enregistrement client Square.
     En savoir plus sur le fonctionnement de cette fonctionnalité.
   • Numéros de facture automatiques- Cette option vous permet d'ignorer complètement le numéro de commande de Square et d'utiliser la convention de numérotation séquentielle au sein de votre système comptable.
   • Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au site- Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un site par défaut dans votre système QuickBooks. Cette option est unique à QuickBooks : elle n'est disponible que si vous avez configuré des classes ou des sites dans votre compte QuickBooks.
   • Décalage de l'échéance - Une échéance est attribuée si les opérations ne comportent pas d'échéance. Ce calcul est effectué sur la base de la date de l'opération et de l'annulation de l'échéance. Sinon, la date de l'opération est utilisée comme date d'échéance.
     
4. Activez la fonctionnalité de création d'avoirs dans QuickBooks si vous prévoyez de synchroniser les commandes remboursées à partir de Squareespace.
   
   
   
   • Compte à partir duquel les paiements sont remboursés -Sélectionnez le compte à partir duquel vous voulez que QuickBooks Connector récupère le paiement remboursé depuis QuickBooks.
   • Préfixe du numéro de remboursement -Cette opération vous permet d'ajouter le préfixe du numéro d'avoir de votre choix. QuickBooks Connector ajoutera vos nouveaux avoirs créés dans QuickBooks.
   • Remboursement partiel -Produit utilisé pour représenter les remboursements d’un montant partiel.
     
5. Faites correspondre les produits Square avec QuickBooks. Pour que les ventes s'intègrent correctement à votre système comptable, nous attendons que vous ayez configuré tous vos produits/services Square avec des références uniques.
   
   Note : avec les intégrations de QuickBooks, nous avons deux options de correspondance :
   • Nom - Nous mappons les données du produit Ref. Champ de Squareespace au produit NOM champ dans QuickBooks.
   • Ref. - Nous mappons les données du produit Ref. Champ de Squareespace au produit Ref. champ dans QuickBooks.
     
6. Vous serez redirigé vers la page de configuration de la TVA. Ici, pour chaque taxe créée ou définie dans Squareespace, vous devez sélectionner la taxe de vente correspondante dans votre système comptable. En savoir plus sur la configuration de la TVA.
   
   
   
   Note :Si le paramètre de taxe de vente est désactivé dans votre compte QuickBooks, ou si la taxe de vente automatique est activée, vous pouvez ignorer cette étape.
   
7. Activez cette option si vous souhaitez que QuickBooks Connector crée des produits/services dans QuickBooks :
   
   Vous devez sélectionner la Revenu et Comptes de charges à utiliser pour Articles hors stock.
   
   
   
   Note : Pour la configuration des articles de stock, QuickBooks Connector peut uniquement attribuer le compte CMV aux produits lors de la création, mais il ne synchronise pas le prix CPV des produits.
   
   
   
   En savoir plus sur l'intégration des articles.
   
8. Les paramètres de configuration des paiements vous permettent de choisir si vous voulez que les données de paiement de Squareespace soient enregistrées pour les ventes dans QuickBooks.
   
   
   
   Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, sélectionnez Mapper les modes de paiement individuels.

Note : si vous ne savez pas quels comptes de compensation utiliser, demandez à votre expert-comptable. Assurez-vous de sélectionner Enregistrer pour enregistrer vos modifications. En savoir plus sur le mappage de vos paiements.

9. En activant cette option, vous pouvez également envoyer des frais de paiement de commande qui ont été traités via Square.
   
   Note : Si vous voulez envoyer des frais à QuickBooks, assurez-vous que cette option est configurée avec l'aide de votre expert-comptable.
   
   De plus, dans la section Paiements, les comptes de mode de paiement doivent être configurés comme suit :
   
   
   
10. La prochaine option de flux de travail permettra à QuickBooks Connector de lire tous vos produits/services Square et de les créer dans QuickBooks.
    
    
    
    Certains utilisateurs préfèreront n'avoir créé que les articles utilisés dans les ventes réelles, alors que d'autres préfèreront utiliser tous les articles Square et les envoyer par le biais de.
    
    Note : Si vous voulez que différents produits correspondent à des comptes de produits/dépenses différents, vous devrez configurer cette option dans votre système comptable après la création des articles par l'application.
    
    Assurez-vous de sélectionner Enregistrer pour enregistrer vos modifications.
    
    En savoir plus sur la gestion de l'intégration des produits.
    
11. Si vous souhaitez que les mises à jour au niveau du stock de QuickBooks soient réenregistrées dans Square, vous pouvez simplement sélectionner cette option. Vous serez invité à associer ces éléments à QuickBooks Online, par nom ou par référence.
    
    

Note : Cette option ne doit être activée que si vous avez configuré des niveaux de stock dans QuickBooks avant l'intégration. Dans le cas contraire, vous risquez de supprimer vos niveaux de stock Square. En savoir plus sur notre processus de contrôle du stock.

Assurez-vous de sélectionner Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Vous pouvez à présent synchroniser vos données entre vos applications. Lorsque la synchronisation automatique est activée, votre compte doit être synchronisé toutes les heures, mais vous pouvez lancer une synchronisation manuelle à tout moment. Il vous suffit de sélectionner la Synchroniser dans la Options de synchronisation en haut de votre Gérer onglet.