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Configurer et utiliser un compte de caisse dans QuickBooks

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks22Mis à jour il y a 4 jours

Cet article explique comment configurer et utiliser un compte de caisse dans QuickBooks.

Votre caisse vous permet de garder un peu d'argent de côté pour régler de petites dépenses courantes. Voici quelques conseils pour gérer votre caisse et enregistrer ses mouvements dans QuickBooks.

Configurer un compte de caisse

Voici comment créer un compte de caisse. Si vous transférez des espèces depuis votre compte bancaire vers votre compte de caisse, ce dépôt apparaîtra dans le compte de caisse.

  1. Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Plan comptable.
  2. Cliquez sur Nouveau.
  3. Dans le menu déroulant Numéro, entrez 53100001.
  4. Saisissez Caisse comme nom de compte.
  5. Dans le menu déroulant Code de journal, sélectionnez Ajouter.
  6. Dans le champ Nom, saisissez Banque.
  7. Dans le menu déroulant Code de journal, sélectionnez Banque.
  8. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Gérer la caisse

Maintenant que vous avez créé le compte, vous pouvez y placer de l'argent. Procédez comme suit pour garder le contrôle de vos opérations de caisse.

Conseil : Il est fortement recommander de désigner une personne responsable au sein de votre entreprise pour gérer la caisse et enregistrer chaque entrée ou sortie de caisse.

Ajouter des espèces

  1. Retirez des espèces de votre compte courant et placez-les dans un coffret-caisse verrouillé.
  2. Enregistrez l'opération dans QuickBooks.
    • Si vous avez utilisé un chèque :
      1. Cliquez sur + Nouveau.
      2. Sélectionnez Chèque.
      3. Sélectionnez Compte de caisse comme bénéficiaire. Cliquez sur + Ajouter si le compte n'apparaît pas dans la liste.
    • Si vous avez retiré l’argent comptant sans faire de chèque :
      1. Cliquez sur + Nouveau.
      2. Sélectionnez Transfert de fonds.

Pour en savoir plus, consultez l'article créer et enregistrer des chèques ou transfert de fonds entre comptes.

Retirer des espèces

Lorsque l'un de vos employés ou vous-même utilisez des espèces, enregistrez un reçu indiquant le nom de la personne, la date de réception de l'argent et le motif. Ce document permet de suivre les espèces retirées.

Dans QuickBooks, enregistrez les retraits d'espèces du compte de petite caisse comme dépense avec la petite caisse comme compte de paiement.

Il est important de bien formaliser les sorties de caisse par des reçus et de les enregistrer au fur et à mesure dans QuickBooks. Assurez-vous que vos justificatifs d'entrée et de sortie de caisse collent avec les opérations dans QuickBooks.

Conseil : C'est une bonne idée de rapprocher votre compte de petite caisse régulièrement. Ainsi, si tout correspond, vous pouvez archiver vos justificatifs, puisque les opérations sont déjà enregistrées dans QuickBooks.

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