Configurer et utiliser un compte de caisse dans QuickBooks

Cet article explique comment configurer et utiliser un compte de caisse dans QuickBooks.

Votre caisse vous permet de garder un peu d'argent de côté pour régler de petites dépenses courantes. Voici quelques conseils pour gérer votre compte de caisse et enregistrer ses mouvements dans QuickBooks.

Configurer un compte de caisse

Voici comment créer un compte de caisse. Si vous retirez des espèces de votre compte bancaire pour les déposer dans la caisse, ce dépôt apparaîtra dans le compte de caisse.

1. Cliquez sur Paramètres ⚙, puis sur Plan comptable.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Dans le menu déroulant Numéro, saisissez 5310001.
4. Renseignez Caisse dans le champ Nom.
5. Si c'est la première fois que vous créez un compte de caisse :
   1. Dans le menu déroulant Code de journal, sélectionnez Ajouter.
   2. Dans le champ Nom, saisissez Banque, puis cliquez sur Enregistrer.
6. Sinon, dans le menu déroulant Code de journal, sélectionnez Banque.
7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Gérer le compte de caisse

Maintenant que vous avez créé le compte, vous pouvez y mettre de l'argent. Procédez comme suit pour garder le contrôle de vos opérations de caisse.

Conseil : Il est fortement recommander de désigner une personne responsable au sein de votre entreprise pour gérer la caisse et enregistrer chaque entrée ou sortie de caisse.

Déposer de l'argent dans la caisse

Retirez des espèces de votre compte courant et placez-les dans une caisse fermant à clef. Ensuite, enregistrez l'opération dans QuickBooks.

• Si vous avez retiré des espèces au guichet contre un chèque :
  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Chèque.
  3. Sélectionnez Caisse comme bénéficiaire. Cliquez sur + Ajouter si le compte n'apparaît pas dans la liste.
• Si vous n'avez pas utilisé de chèque pour retirer de l'argent :
  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Transfert de fonds.

Pour en savoir plus, consultez les articles Comment créer et enregistrer des chèques ou Comment enregistrer des transferts entre comptes.

Retirer de l'argent de la caisse

Lorsque l'un de vos employés ou vous-même utilisez des espèces, enregistrez un reçu indiquant le nom de la personne, la date de réception de l'argent et le motif. Ce document permet de suivre les espèces retirées.

Dans QuickBooks, enregistrez cette sortie de caisse comme un achat comptant et sélectionnez Caisse dans le champ Compte à débiter.

Il est important de bien formaliser les sorties de caisse par des reçus et de les enregistrer au fur et à mesure dans QuickBooks. Assurez-vous que vos justificatifs d'entrée et de sortie de caisse collent avec les opérations dans QuickBooks.

Conseil : Nous vous recommandons de rapprocher votre compte de caisse régulièrement. De cette façon, vous pouvez archiver vos reçus, puisque les opérations sont enregistrées dans QuickBooks.