Cet article explique comment enregistrer, modifier et supprimer des achats comptants dans QuickBooks.
QuickBooks vous permet d'enregistrer et de suivre facilement les ventes et dépenses de votre entreprise. Obtenez ainsi une vue complète de vos activités et de vos marges.
Si un achat a été payé immédiatement, enregistrez-le comme un achat comptant. En revanche, si l'achat est payé plus tard, enregistrez-le en tant que facture fournisseur. QuickBooks traitera ces opérations différemment en fonction de leur type. Voici comment enregistrer et gérer les achats comptants dans QuickBooks.
En savoir plus sur la différence entre les factures fournisseurs, les chèques et les achats comptants.
Regardez cette vidéo explicative pour en savoir plus :
Enregistrer un achat comptant
Suivez ces étapes si vous avez déjà réglé votre dépense professionnelle et que vous souhaitez l'enregistrer dans QuickBooks :
- Cliquez sur + Nouveau. Ensuite, cliquez sur Dépenses.
- Sélectionnez un fournisseur dans le champ Bénéficiaire.
- Sélectionnez le compte bancaire utilisé pour régler l'achat dans le champ Compte à débiter.
- Sélectionnez le lieu de l'opération. Dans le champ Date du paiement, entrez la date de l'achat comptant.
- Sélectionnez ensuite le mode de paiement utilisé.
- Pour un suivi plus précis, saisissez un N° de réf. (facultatif).
- Dans la section Détail des catégories, saisissez les infos sur l'achat comptant. Dans le menu déroulant Catégorie, sélectionnez le compte de charges pertinent où enregistrer ce type d'achat. Saisissez ensuite une description de l'achat. Bon à savoir : Vous pouvez détailler les produits et services achetés dans la section Détail des produits/services.
- Saisissez le Montant et le taux de TVA applicable.
- Si cet achat doit être refacturé à un client, cochez la case À facturer et renseignez le nom du Client. En savoir plus sur les dépenses à facturer.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Vous pouvez également saisir une note dans le champ Mémo. Elle figurera dans l'historique du compte et les rapports.
- Vous pouvez également importer automatiquement vos reçus et factures fournisseurs dans QuickBooks.
Gestion des dépenses
Modifier un achat comptant
Étant donné que vous avez déjà réglé les achats comptant que vous enregistrez dans QuickBooks, vous pouvez les modifier à tout moment. Cependant, si vous refacturez un achat à un client, toute modification se répercutera sur la facture que vous lui enverrez :
- Accéder à Dépenses, puis Dépenses (Accès direct).
- Recherchez l'achat comptant à modifier. Cliquez sur Afficher/Modifier dans la colonne Action.
- Effectuez les modifications nécessaires.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Passer en revue vos dépenses
Vous souhaitez voir les ventes et les dépenses par client ?
- Cliquez sur Rapports (Accès direct).
- Exécuter un Récapitulatif des revenus par client rapport.
Supprimer un achat comptant
- Cliquez sur Dépenses, puis sélectionnez Dépenses (Accès direct).
- Recherchez l'achat comptant que vous souhaitez supprimer.
- Sélectionnez le Afficher/Modifier ▼ renseigner dans la colonne Action, puis sélectionner Supprimer.
- Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.
Une fois que vous supprimez un achat comptant, il disparaît des rapports, mais vous pouvez toujours en voir l'historique dans le journal d'audit.