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Comment enregistrer et gérer les achats comptants dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks20Mis à jour il y a 5 jours

Cet article explique comment enregistrer, modifier et supprimer des achats comptants dans QuickBooks.

QuickBooks vous permet d'enregistrer et de suivre facilement les ventes et dépenses de votre entreprise. Obtenez ainsi une vue complète de vos activités et de vos marges.

Si un achat a été payé immédiatement, enregistrez-le comme un achat comptant. En revanche, si l'achat est payé plus tard, enregistrez-le en tant que facture fournisseur. QuickBooks traitera ces opérations différemment en fonction de leur type. Voici comment enregistrer et gérer les achats comptants dans QuickBooks.

Pour en savoir plus, lisez l'article expliquant la différence entre une facture fournisseur, un chèque et un achat comptant dans QuickBooks.

Regardez cette courte vidéo sur l’enregistrement des achats comptants :

Enregistrer un achat comptant

Voici comment enregistrer dans QuickBooks un achat réglé immédiatement :

  1. Cliquez sur + Nouveau. Puis cliquez sur Achat comptant.
  2. Sélectionnez un fournisseur dans le champ Bénéficiaire.
  3. Sélectionnez le compte à débiter , il s'agit du compte bancaire qui sera débité suite à votre achat.
  4. Sélectionnez le lieu de l'opération. Dans le champ Date du paiement, saisissez la date de l'achat comptant.
  5. Sélectionnez ensuite le mode de paiement utilisé.
  6. Pour un suivi plus précis, saisissez un N° de réf. (facultatif).
  7. Dans le tableau de Détail des catégories, saisissez les infos sur l'achat comptant. Dans la liste déroulante Catégorie, sélectionnez le compte de charges pertinent pour ce type d'achat. Saisissez ensuite une description de l'achat. Conseil : Vous pouvez également renseigner des produits et services dans Détail des produits/services pour fournir plus de détails sur cet achat.
  8. Saisissez le Montant et la TVA.
  9. Si vous souhaitez refacturer cet achat à un client, cochez la case Facturable, puis sélectionnez le nom du client. Pour en savoir plus sur les dépenses facturables, cliquez ici.
  10. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Vous pouvez également saisir une note dans le champ Mémo. Elle figurera dans l'historique du compte et les rapports.

Gérer des achats comptants

Modifier un achat comptant

Vous pouvez modifier sans problème les achats comptants enregistrés dans QuickBooks. Cependant, si vous refacturez un achat à un client, toute modification se répercutera sur la facture que vous lui enverrez :

  1. Aller à Dépenses.
  2. Recherchez l'achat comptant à modifier. Cliquez sur Afficher/Modifier dans la colonne Action.
  3. Effectuez les modifications nécessaires.
  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Passer en revue vos dépenses

Vous souhaitez consulter les revenus et dépenses par client ?

  1. Aller à Rapports.
  2. Exécutez le rapport Récapitulatif des revenus par client.

Supprimer un achat comptant

  1. Aller à Dépenses.
  2. Recherchez l'achat comptant que vous souhaitez supprimer.
  3. Dans le menu déroulant Afficher/Modifier de la colonne Action, sélectionnez Supprimer.
  4. Cliquez sur Oui pour confirmer la suppression.

Une fois l'achat comptant supprimé, il disparaît des rapports. Vous en conservez quand même une trace dans le journal d'audit.

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