Cet article explique comment importer plusieurs factures à la fois dans QuickBooks.
Infos utiles sur l'importation
- QuickBooks ne prend pas en charge les montants négatifs (remises ou acomptes, par exemple).
- Vous pouvez importer jusqu'à 100 factures à la fois, dans une limite de 1 000 lignes.
- Vous pouvez importer des factures incluant plusieurs produits ou services.
- Vous pouvez importer des factures dont les clients ou les produits/services n'existent pas encore dans QuickBooks, et les enregistrer automatiquement.
- Vous ne pouvez pas importer de factures en devises étrangères.
Étape 1 : Préparer votre fichier
Avant de commencer l'importation de vos factures, assurez-vous que votre fichier est fin prêt.
- Voici les colonnes obligatoires :
- Numéro de facture
- Client
- Date de facturation
- Échéance
- Montant du produit/service
- Taux de TVA du produit/service (si TVA configurée)
Note : Si vos factures incluent plusieurs lignes, veillez à ce que chaque ligne comporte le numéro de facture, le client, la date de facturation, etc. (voir fichier type).
Note : Cliquez ici pour voir les champs obligatoires en contexte. En outre, nous vous proposons en téléchargement ce fichier type (avec colonnes TVA).
Étape 2 : Activer la numérotation personnalisée
Si vous numérotez vos factures, activez la numérotation personnalisée. Sinon, vos factures se verront attribuer un numéro par défaut.
- Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Compte et paramètres.
- Sélectionnez l'onglet Ventes, puis cliquez sur le crayon✎ dans la section Contenu du document commercial.
- Activez la numérotation personnalisée.
- Cliquez sur Enregistrer, puis sur Terminer.
Étape 3 : Commencer l'importation
Allez chercher votre fichier sur votre ordinateur, tablette, etc.
- Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Importer des données.
- Cliquez sur Factures.
- Si votre fichier comprend des clients ou produits/services qui ne sont pas dans QuickBooks, cochez les cases en bas de l'encadré pour les ajouter automatiquement.
- Cliquez sur Parcourir, puis sélectionnez votre fichier.
- Cliquez sur Suivant.
Étape 4 : Mapper les champs à importer
Assurez-vous que les en-têtes de colonnes de votre fichier correspondent aux champs QuickBooks.
- Mappez les en-têtes de colonnes avec les champs QuickBooks. Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires.
- Sélectionnez Ne s'applique pas si le champ QuickBooks n'a pas d'en-tête correspondant dans votre fichier.
Note : Si votre fichier ne contient pas de colonne consacrée aux produits et services, vos factures seront importées dans QuickBooks avec la mention générique « Ventes » en lieu et place du nom du produit ou service. Si votre fichier contient une telle colonne, il en ira de même pour toute facture aux produits ou services non renseignés. - Sélectionnez le format de date que vous avez utilisé.
- Sélectionnez HT ou TTC (si TVA configurée).
- Cliquez sur Suivant.
Sous-étape : Mapper les taux de TVA
- Faites correspondre vos taux de TVA à ceux configurés dans QuickBooks.
- Cliquez sur Suivant.
Sous-étape : Distinguer les produits des services
Si les factures importées contiennent de nouveaux produits ou services, vous devez maintenant mapper chacun d'entre eux à leur nature respective.
- Procédez au mappage.
- Cliquez sur Suivant.
Étape 5 : Finaliser l'importation
Consultez le récapitulatif pré-importation. Si tout semble correct, cliquez sur Lancer l'importation.
Vous arrivez maintenant à la dernière fenêtre :
- Si toutes vos factures ont été importées, cliquez sur OK.
- Dans le cas contraire, notez-en la raison, puis cliquez sur Terminer.
À propos de la TVA :
- Si vous souhaitez importer des factures avec TVA, cette dernière doit être configurée.
- Si la TVA n'a pas été configurée, QuickBooks ne proposera pas le champ correspondant. De même, le fichier type proposé en téléchargement ne comportera pas de colonnes TVA.
- Si vous ne précisez pas les montants de TVA, QuickBooks les calculera pour vous.
- Si vous précisez les montants de TVA, QuickBooks les importera tels quels.