Arrêt de QuickBooks en France : QuickBooks, QuickBooks Expert-Comptable et le service client ne seront plus disponibles en France après le 29 décembre 2023. En savoir plus.
QuickBooks HelpAideQuickBooksIntuit

Créer et envoyer un devis dans QuickBooks

RÉSOLU•de QuickBooks•71•Mis à jour il y a 3 semaines

Cet article vous donne toutes les informations nécessaires sur la création et la gestion des devis dans QuickBooks.

Créer un devis lorsque vous souhaitez établir un devis, une offre ou une proposition pour un projet. Le formulaire ressemble à une facture, mais au lieu de facturer votre client, vous lui donnez des informations sur votre proposition et ce qu'il peut s'attendre à payer.

Lorsque la prestation de services sera effectuée ou les produits fournis, vous pourrez émettre la facture à partir des infos saisies dans le devis. Vous n'aurez pas à saisir deux fois les mêmes informations. Vous pouvez également créer une facture d'acompte à partir d'un devis. Si vous avez un compte QuickBooks Plus, vous pouvez copier le devis dans un bon de commande : cela est utile si vous achetez à un fournisseur les services ou produits figurant dans le devis. Vous trouverez ci-dessous toutes les informations nécessaires pour créer un nouveau devis, le modifier, le supprimer et émettre une facture d'acompte ou une facture client à partir de celui-ci.

Voici comment créer une toute nouvelle devis, convertissez-la ou joignez-la à une facture existante.

Étape 1 : Créer un devis

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Cliquez sur Devis.
  3. Sélectionnez un client dans le menu déroulant.
  4. Si le travail a déjà commencé, sélectionnez un état dans le menu déroulant En attente. Cela est facultatif.
  5. Saisissez la date du Devis et sa Date d'expiration.
  6. Entrez les produits ou services que vous envisagez de vendre.
  7. Saisissez toutes les infos nécessaires dans les colonnes correspondantes (description, quantité, montant, etc.).
  8. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Mettre à jour l'état d'un devis

Une fois que votre client a pris connaissance du devis, il peut l'accepter ou le refuser. Dans tous les cas, il faut Vos comptes restent ainsi exacts et à jour :

  1. Accéder à les ventes et sélectionnez Opérations clients (Accès direct).
  2. Recherchez le devis concerné.
  3. Dans le Activité cliquez sur la liste déroulante, puis sur Mettre à jour l'état.
  4. Sélectionner Accepté ou un autre état. puis sélectionnez OK.

Bon à savoir : Les devis ne font jamais l'objet d'une comptabilisation. Quel que soit leur état, vous pouvez les modifier aussi souvent que nécessaire ou les supprimer sans impact sur vos comptes.

Étape 3 : Convertir un devis à une facture

Utilisez les infos déjà saisies dans le devis pour émettre votre facture client :

  1. Accéder à les ventes et sélectionnez Opérations clients (Accès direct).
  2. Recherchez le devis concerné.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez Créer une facture.
  4. Apportez les modifications éventuellement nécessaires.
  5. Vérifiez le nom du client et l'adresse e-mail où envoyer la facture.
  6. Assurez-vous que la mention 1 devis associé figure en haut de la facture. Cela montre que la facture est bien émise à partir d'un devis. Les deux opérations sont ainsi associées dans QuickBooks.
  7. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Finaliser et envoyez.

Plutôt que d'émettre une facture à partir d'un devis, vous pouvez également créer une toute nouvelle facture et lui rattacher un devis existant.

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Facture.
  3. Sélectionnez un client dans le menu déroulant. Un panneau apparaît à droite de la page. Il recense les devis et les opérations à facturer du client sélectionné.
  4. Cliquez sur Ajouter sous le devis à facturer.
  5. Cliquez sur Ajouter tout pour émettre une seule facture relative à plusieurs devis. Si vous préférez rattacher les devis un à un, un message s'affiche pour vous proposer de copier toutes les lignes du devis ou de créer une nouvelle facture.
  6. Sélectionnez Copier les lignes ou Créer une facture.
  7. Complétez et enregistrez la facture.

Bon à savoir : Si vous avez plusieurs devis en cours pour un même client, vous pouvez les facturer tous ensemble sur une seule et même facture. Demandez à votre client s'il préfère recevoir une facture groupée ou au contraire une facture par devis.

  1. Cliquez sur les ventes, puis sélectionnez Opérations clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur l'onglet Devis.
  3. Sélectionnez le devis pour lequel vous souhaitez demander un acompte.
  4. Sélectionnez Afficher/Modifier. Le devis s'ouvre.
  5. Cliquez sur la flèche du bouton Créer une facture, puis sélectionnez Demander un acompte. La boîte de dialogue Préparer une facture d'acompte s'ouvre.
  6. Dans la boîte de dialogue Préparer une facture d'acompte, sélectionnez Total du devis si vous souhaitez que la totalité du montant du devis soit payé en avance, sinon saisissez un pourcentage du devis ou un montant fixe d'acompte.
  7. Cliquez sur Continuer. La facture d'acompte s'affiche.
  8. Cliquez sur Finaliser.
  1. Cliquez sur les ventes, puis sélectionnez Opérations clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur l'onglet Devis.
  3. Sélectionnez le devis dont vous souhaitez reporter les informations dans un bon de commande (utile quand vous revendez à un client un produit acheté à un fournisseur).
  4. Sélectionnez Afficher/Modifier. Le devis s'ouvre.
  5. Cliquez sur la flèche du bouton Créer une facture, puis sélectionnez Copier sur un bon de commande. Pour que les infos d'un devis soient correctement reprises sur un bon de commande, les produit ou services concernés doivent avoir un prix de vente et un prix d'achat.
  6. Cliquez sur OK.

Note : Un devis passe à l'état Fermé (ou Facture émise) après l'émission d'une facture d'acompte, d'une facture client ou la copie de ses informations dans un bon de commande. Vous ne pouvez plus alors l'utiliser pour émettre de nouvelles factures ou bons de commande. Cependant vous gardez la possibilité de modifier l'état du devis. Passez-le en état Accepté pour émettre de nouvelles factures ou bons de commande à partir du devis.

Valider en cours devis

  1. Cliquez sur les ventes, puis sur Opérations clients (Accès direct).
  2. Cliquez sur le bouton Filtre.
  3. Dans le Type liste déroulante, sélectionnez Devis.
  4. Indiquez des filtres supplémentaires au besoin et cliquez sur Appliquer.

Vous pouvez également consulter le rapport Devis par client pour obtenir davantage de détails.

  1. Accédez à Rapports (Accès direct).
  2. Recherchez et ouvrez le rapport Devis par client .
  3. Définissez la période couverte et cliquez sur Exécuter le rapport.

Le rapport indique notamment le numéro de devis, son état, sa date et le numéro de facture éventuellement émise à partir du devis. Cliquez sur la petite roue dentée en haut à droite du rapport : vous pourrez choisir les informations figurant sur le rapport en cochant celles qui vous intéressent.

Supprimer un devis

Si un client n'accepte pas votre devis, nous vous conseillons de passer l'état du devis à « Rejeté » plutôt que de le supprimer. (Voir Étape 2 : Mettre à jour l'état d'un devis.) Vous gardez ainsi un historique des devis remis à vos clients.

Si vous avez créé un devis par erreur, vous pouvez simplement la supprimer :

  1. Cliquez sur les ventes, puis sur Opérations clients (Accès direct).
  2. Recherchez le devis concerné et ouvrez-le.
  3. Cliquez sur Plus en bas de la page.
  4. Sélectionner Supprimer ,puis sélectionnez Oui pour confirmer.

Cela vous a-t-il été utile ?

Vous devez vous connecter pour voter, répondre ou publier.

Connectez-vous pour la meilleure expérience

Posez des questions, obtenez des réponses et rejoignez notre vaste communauté d'utilisateurs de QuickBooks.

Sur le même sujet