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Comment configurer et utiliser des devis ?

Cet article explique comment configurer et utiliser des devis dans QuickBooks.

Vous devez créer un devis lorsque vous voulez faire une offre à votre client. Un devis est un document semblable à une facture, mais sa fonction est différente : il vous permet de donner une estimation du prix à votre client pour le service ou le travail que vous effectuez.

Lorsque vous souhaitez établir votre facture une fois le travail ou le service effectué, vous pouvez réutiliser les infos indiquées sur le devis, ce qui vous évite de les entrer à nouveau.

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sous Clients, sélectionnez Devis.
  3. Sélectionnez un client. Sélectionnez un état dans le menu déroulant situé sous le nom du client (facultatif).
  4. Vérifiez la date du devis et entrez la date d'expiration (facultatif).
  5. Renseignez les champs Produit/service, Description, Qté, Prix unitaire, Montant, TVA, Message (facultatif) et Remise (facultatif).
  6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Bien que le devis ressemble beaucoup à une facture et que vous puissiez l'imprimer ou l'envoyer par e-mail, il ne s'agit pas encore d'une véritable opération. Les imputations d'un devis n'apparaissent dans le Centre clients ou dans un compte de vente que lorsque vous ajoutez ce devis à une facture et que vous l'enregistrez.

Note : Seuls les devis dont l'état est En attente ou Accepté peuvent être convertis en facture.

  1. Sélectionnez Ventes, puis Clients.
  2. Dans la barre récapitulative (multicolore), sélectionnez Devis.
  3. Recherchez un devis à convertir en facture.
  4. Dans la colonne Action, cliquez sur Lancer la facture.
  5. Cliquez sur Ajouter dans la case de chaque devis que vous souhaitez transformer en facture.
  6. Vérifiez les infos provenant du devis et modifiez-les si nécessaire.
  7. Cliquez sur Finaliser.

Vous pouvez rencontrer ce problème pour deux raisons :

Première raison possible : le client que vous avez sélectionné ne correspond pas à celui que vous aviez choisi lors de la création de la facture.

Accédez à la liste des devis.

  1. Accédez à la page Rapports.
  2. Dans la zone de recherche, entrez Devis par client.
  3. Modifiez les options Période couverte et Regrouper par, et cliquez sur Exécuter le rapport.
  4. Une fois que vous avez trouvé le devis en question, vérifiez que le nom du client correspond bien à celui que vous avez sélectionné lorsque vous avez tenté de créer la facture.
  5. Si le nom du client figurant sur le devis n'est pas correct, modifiez-le.
  6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Si le nom apparaissant sur le devis est correct lorsque vous tentez de créer la facture, parcourez la deuxième explication ci-dessous.

Deuxième raison possible : l'état sélectionné dans le champ État du devis ne convient pas.

  1. Recherchez le devis créé au préalable.
  2. Dans le coin supérieur gauche du devis, vérifiez que l'état défini sous le champ Client est correct (Accepté ou En attente).
  3. Si vous modifiez l'état, sélectionnez Finaliser et fermer.

Les devis de QuickBooks ne sont pas conçus pour être ajoutés à plusieurs factures. Toutefois, nous avons une solution qui pourrait vous être utile. Voici comment procéder :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes, puis rendez-vous dans l'onglet Opérations clients.
  2. Recherchez le devis qui vous intéresse.
  3. Faites passer l'état du devis de Fermé à Accepté. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Mettre à jour l'état.
    • Dans l'écran Devis, cliquez sur l'état sous le champ Client.
    • Sélectionnez Accepté dans le menu déroulant État du devis.
    • Lorsque vous voyez apparaître le message « L'opération que vous êtes en train de modifier est associée à d'autres opérations. Voulez-vous vraiment la modifier ? », cliquez sur Oui. Cette action supprime le lien avec la facture à laquelle ce devis était associé. La facture reste inchangée, mais le lien avec le devis est supprimé.
    • Sélectionnez Enregistrer et fermer.
  4. Ajoutez le devis à une nouvelle facture.

Pour voir l'état de vos devis et savoir s'ils ont déjà été ajoutés à une facture, utilisez le rapport Devis par client.

  1. Accédez à la page Rapports.
  2. Dans la zone de recherche, entrez Devis par client.
  3. Sélectionnez la période couverte et cliquez sur Exécuter le rapport. Note : Cliquez sur le bouton Personnaliser pour personnaliser le rapport.

Ce rapport vous fournira le nom du client, le numéro du devis, son état, ainsi qu'un numéro de facture, le cas échéant.

  1. Sélectionnez Ventes, puis Clients.
  2. Sélectionnez Devis dans la barre récapitulative.
  3. Recherchez le devis à supprimer dans la liste.
  4. Cliquez sur le devis pour l'afficher à l'écran.
  5. Cliquez sur Plus, puis sur Supprimer.
  6. Lorsque le message Voulez-vous vraiment supprimer ? s'affiche, cliquez sur Oui.

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