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Rôles d'utilisateur et droits d'accès dans QuickBooks

Découvrez les différentes options relatives aux rôles d'utilisateur et aux droits d'accès.

Quand vous ajouter un utilisateur dans QuickBooks en ligne, vous pouvez gérer leurs rôles et limiter leur accès à des tâches spécifiques. Vous pouvez également choisir ce que les utilisateurs peuvent voir et faire dans différentes sections de QuickBooks, comme les clients et les ventes ou les fournisseurs et les achats.

En savoir plus sur les rôles d'utilisateur

Les rôles d'utilisateur QuickBooks sont des autorisations personnalisables que vous pouvez accorder à votre équipe. Les rôles d'utilisateur sont facturables ou non facturables. Les utilisateurs facturables sont pris en compte dans votre limite d'utilisateurs, contrairement aux utilisateurs non facturables. Vous pouvez également inviter votre expert-comptable en tant qu'utilisateur du cabinet pour qu'ils puissent consulter votre fichier d'entreprise QuickBooks.


Rôles pris en compte dans les limites d'utilisateurs

En savoir plus sur chaque rôle d'utilisateur facturable pris en compte dans vos limites d'utilisateurs.

L'administrateur principal est l'utilisateur principal qui a accès à toutes les parties du compte QuickBooks. Ils peuvent gérer tous les utilisateurs et autres tâches administratives. Par défaut, l'administrateur principal est la personne qui a initialement configuré le compte.

Si vous devez désigner un nouvel administrateur principal, vous pouvez transférer le rôle à un autre utilisateur.

Un administrateur d'entreprise a accès à toutes les parties du compte QuickBooks. Il peut faire tout ce que l'administrateur principal peut faire, sauf modifier ou supprimer l'accès de l'administrateur principal.

Vous pouvez définir différents niveaux d'accès pour cet utilisateur. Il peut accéder aux clients, ventes, fournisseurs et dépenses dans QuickBooks. Il peut également entrer des feuilles de temps, ajouter des utilisateurs, mettre à jour les infos sur l'entreprise ou encore gérer les abonnements.

Rôles non pris en compte dans les limites d'utilisateurs

Utilisateur Rapports uniquement (uniquement disponible dans QuickBooks Plus)

Il peut afficher tous les rapports, sauf le journal d'audit. Il peut créer des rapports personnalisés et des groupes de rapports, mais il ne peut pas afficher les opérations réelles, ni Ils ne peuvent pas voir les rapports qui affichent la paie ou les coordonnées.

Utilisateur « Rapports uniquement » (uniquement disponible dans QuickBooks Plus)

Cet utilisateur peut consulter tous les rapports, à l'exception du journal d'audit et des rapports contenant des infos sur la paie ou des coordonnées. Il peut créer des rapports personnalisés et des groupes de rapports, mais il ne peut pas afficher les opérations réelles, ni consulter les rapports répertoriant des coordonnées.

Utilisateur Suivi des heures travaillées uniquement

Vous pouvez inviter des employés ou fournisseurs en tant qu'utilisateurs Suivi des heures travaillées uniquement. Ces utilisateurs peuvent uniquement enregistrer leurs propres feuilles de temps. Ils n'ont accès qu'aux feuilles de temps et aux rapports de temps.

Droits d’accès aux rôles d’utilisateur standard

Les administrateurs principaux et les administrateurs de l'entreprise disposent de tous les droits d'accès. Lorsque vous attribuez le rôle d'utilisateur standard, QuickBooks vous permet de choisir les droits d'accès de l'utilisateur. Vous pouvez choisir de leur accorder un accès complet, un accès limité ou aucun.
Voici un récapitulatif des options d'accès.

L'utilisateur peut consulter et modifier toutes les données relatives aux :
  • Clients et ventes
  • Fournisseurs et achats

Il peut également :

  • Ajouter, modifier et rendre inactifs des employés
  • Modifier les préférences
  • Afficher le journal d'audit
  • Créer, modifier et supprimer des budgets
  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Enregistrer des dépôts et virements
  • Rapprocher des opérations et créer des écritures de journal
  • Afficher l'ensemble des rapports
  • Activer la TVA pour l'entreprise, effectuer des ajustements de TVA, envoyer des déclarations de TVA ou modifier la configuration des données de TVA existantes
  • Configurer la fonctionnalité multidevise
  • Procéder à des ajustements de devise locale

Cet utilisateur peut :
  • Créer des devis, factures, reçus de vente, avoirs et remboursements
  • Entrer des débits et crédits
  • Créer et supprimer des relevés de situation
  • Enregistrer des paiements entrants
  • Ajouter, modifier et rendre inactifs des clients, produits et services
  • Consulter les historiques des opérations clients
  • Afficher des rapports Clients et Clients et autres débiteurs
  • Afficher les taux de TVA et les paramètres de votre organisme fiscal
  • Utiliser et ajuster la TVA dans les opérations de vente et les écritures de journal général (c'est-à-dire remplacer manuellement les montants de taxe calculés)
  • Ajouter, modifier et supprimer des devises
  • Modifier les taux de change


Cet utilisateur ne peut pas :

  • Rendre les factures fournisseurs et les achats facturables aux clients
  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes
  • Afficher des historiques bancaires
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses
  • Exécuter des rapports ou consulter l'historique de la TVA
  • Préparer une déclaration de TVA, enregistrer les paiements de TVA due ou recevoir des remboursements de TVA ou soumettre la TVA
  • Configurer ou modifier les organismes fiscaux dans Paramètres
  • Configurer la fonctionnalité multidevise
  • Procéder à des ajustements de devise locale

Cet utilisateur peut :

  • Créer des factures fournisseurs
  • Enregistrer des dépenses en espèces et des achats par carte de paiement
  • Payer des factures fournisseurs, créer des chèques et afficher les rapports Détail des chèques
  • Ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, produits et services
  • Afficher des rapports relatifs aux fournisseurs
  • Afficher les taux de TVA et les paramètres de votre organisme fiscal
  • Utiliser et ajuster la TVA dans les opérations d'achat, de carte de paiement et bancaires (c'est-à-dire remplacer manuellement les montants de TVA calculés)
  • Exécuter des rapports ou consulter l'historique de la TVA
  • Préparer une déclaration de TVA, enregistrer les paiements de TVA due ou recevoir des remboursements de TVA ou soumettre la TVA
  • Ajouter, modifier et supprimer des devises
  • Modifier les taux de change

Il ne peut pas :

  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes et la quantité en stock
  • Afficher les historiques de compte
  • Configurer ou modifier les taux de TVA existants, le régime de TVA ou les paramètres de l'organisme fiscal
  • Configurer la fonctionnalité multidevise
  • Procéder à des ajustements de devise locale
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses


Cet utilisateur peut :
  • Créer des devis, factures, reçus de vente, avoirs, remboursements, crédits et débits
  • Créer et supprimer des relevés de situation
  • Enregistrer des paiements entrants
  • Remplir des feuilles de temps pour n'importe quel utilisateur
  • Ajouter, modifier et supprimer des clients, fournisseurs, produits et services
  • Afficher des historiques clients
  • Afficher des rapports relatifs aux clients
  • Afficher des rapports relatifs aux fournisseurs
  • Créer des factures fournisseurs
  • Payer des factures, créer et imprimer des chèques et afficher les rapports relatifs aux chèques
  • Rendre les factures fournisseurs et les achats facturables aux clients
  • Enregistrer des dépenses en espèces et des achats par carte de paiement


Il ne peut pas :

  • Ajouter, modifier et supprimer des comptes et la quantité en stock
  • Afficher des historiques bancaires
  • Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses
Cet utilisateur ne peut utiliser aucune des fonctionnalités QuickBooks, mais peut enregistrer des feuilles de temps.


Paramètres d'utilisateur pour le rôle d'utilisateur standard

Après avoir choisi les droits d'accès d'un rôle d'utilisateur standard, vous pourrez également sélectionner ses paramètres d'utilisateur. Vous pouvez leur donner l'autorisation de gérer les utilisateurs, de modifier les infos sur l'entreprise ou de gérer les abonnements. Ou vous pouvez choisir une option d'affichage seulement ou pas d'autorisation du tout.

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