Comment gérer les profils et les droits d'accès des utilisateurs dans QuickBooks ?

L'administrateur principal dispose d'un accès complet au compte QuickBooks, il s'agit de l'utilisateur principal. Il peut gérer tous les autres utilisateurs et effectuer d'autres tâches de gestion. Par défaut, la personne qui a créé le compte est désignée comme administrateur principal.

Pour changer d'administrateur principal, vous pouvez transférer ce rôle à un autre utilisateur.

L'administrateur de l'entreprise dispose d'un accès complet au compte QuickBooks. Ses droits sont semblables à ceux de l'administrateur principal, mais il ne peut pas modifier ni supprimer l'accès de ce dernier.

Vous pouvez définir différents niveaux d'accès pour cet utilisateur. Il peut accéder aux clients, ventes, fournisseurs et dépenses dans QuickBooks. Il peut également entrer des feuilles de temps, ajouter des utilisateurs, mettre à jour les infos sur l'entreprise ou encore gérer les abonnements.

Si vous avez des employés ou des fournisseurs qui ont besoin d'utiliser le suivi des heures travaillées, vous pouvez faire d'eux un utilisateur Suivi des heures travaillées uniquement. Ils peuvent uniquement renseigner leurs propres feuilles de temps. Ils n'auront accès qu'aux feuilles de temps et aux rapports sur les heures travaillées.

Une personne qui a uniquement accès aux rapports peut afficher tous les rapports, à l'exception des rapports qui contiennent des coordonnées. Ces utilisateurs ne peuvent pas accéder au journal d'audit.

Les utilisateurs qui utilisent uniquement les rapports peuvent créer des rapports personnalisés et ajouter des groupes de rapports, mais ils ne peuvent pas afficher les opérations réelles.

L'utilisateur peut consulter et modifier toutes les données relatives aux :

• Clients et ventes
• Fournisseurs et achats

Il peut également :

• Ajouter, modifier et rendre inactifs des employés
• Modifier les préférences
• Afficher le journal d'audit
• Créer, modifier et supprimer des budgets
• Ajouter, modifier et supprimer des comptes
• Enregistrer des dépôts et virements
• Rapprocher des opérations et créer des écritures de journal
• Afficher l'ensemble des rapports
• Activer la taxe pour l'entreprise, effectuer des ajustements de taxe, envoyer des déclarations de taxe ou modifier la configuration de la taxe
• Transférer des reçus et factures fournisseurs à partir d'une adresse e-mail

Lorsque vous sélectionnez Limité, puis cochez la case Clients, l'utilisateur peut :

• Entrer devis, factures, reçus de vente, avoirs et remboursements
• Entrer des débits et crédits
• Créer et supprimer des relevés de situation
• Enregistrer des paiements entrants
• Ajouter, modifier et rendre inactifs des clients, produits et services
• Consulter les historiques des opérations clients
• Afficher des rapports Clients et Clients et autres débiteurs
• Afficher les taux de taxe et les paramètres de l'organisme
• Utiliser et ajuster la taxe dans les opérations de vente et les écritures de journal général (par exemple, remplacer manuellement les montants de taxe calculés)

Cet utilisateur ne peut pas :

• Marquer les factures fournisseurs et les achats comme à facturer aux clients
• Ajouter, modifier et supprimer des comptes
• Afficher des historiques bancaires
• Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses
• Exécuter des rapports ou consulter l'historique de la TVA
• Préparer une déclaration de TVA, enregistrer des paiements ou des remboursements de TVA, ou encore générer une déclaration de TVA
• Configurez un nouvel organisme fiscal ou modifiez un organisme fiscal existant dans Paramètres.

Lorsque vous sélectionnez Limité, puis cochez la case Fournisseurs, l'utilisateur peut :

• Créer des factures fournisseurs
• Enregistrer des achats comptants en espèces et par carte
• Payer des factures fournisseurs, créer des chèques et afficher les rapports Détail des chèques
• Ajouter, modifier et supprimer des fournisseurs, produits et services
• Afficher des rapports relatifs aux fournisseurs
• Afficher les taux de taxe et les paramètres de l'organisme
• Utiliser et ajuster la taxe dans les opérations d'achat, les opérations de carte de paiement et les opérations bancaires (par exemple, remplacer manuellement les montants de taxe calculés)
• Exécuter des rapports ou consulter l'historique de la TVA
• Préparer une déclaration de TVA, enregistrer des paiements ou des remboursements de TVA, ou encore générer une déclaration de TVA

Cet utilisateur ne peut pas :

• Ajouter, modifier et supprimer des comptes
• Afficher des historiques bancaires
• Configurer ou modifier les taux de taxe existants, les méthodes de taxe ou les paramètres de l'organisme de taxe
• Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Tableau de bord, Ventes et Dépenses

Lorsque vous sélectionnez Limité, puis cochez les deux cases Clients et Fournisseurs, l'utilisateur peut :

• Entrer devis, factures, reçus de vente, avoirs, remboursements, imputations et crédits
• Créer et supprimer des relevés de situation
• Enregistrer des paiements entrants
• Entrer des heures travaillées pour tous les collaborateurs
• Ajouter, modifier et supprimer des clients, fournisseurs, produits et services
• Afficher des historiques clients
• Afficher des rapports relatifs aux clients
• Afficher des rapports relatifs aux fournisseurs
• Créer des factures fournisseurs
• Payer des factures fournisseurs, créer et imprimer des chèques et afficher des rapports sur les chèques
• Marquer les factures fournisseurs et les achats comme à facturer aux clients
• Enregistrer des dépenses en espèces et des achats par carte de paiement

Cet utilisateur ne peut pas :

• Ajouter, modifier et supprimer des comptes et la quantité en stock
• Afficher l'historique du compte
• Afficher les montants totaux correspondant aux revenus ou aux dépenses sur les pages Accueil, Fournisseur et Client

Cet utilisateur ne peut utiliser aucune des fonctionnalités QuickBooks, Ils peuvent uniquement envoyer des feuilles de temps.