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Automatisez et envoyez des relances manuellement dans QuickBooks

Cet article explique comment programmer des relances pour les clients dont les factures sont en retard ou arrivent à échéance.

Il existe un moyen facile de rappeler à vos clients les dates d'échéance de leurs factures : les relances automatiques, dont vous pouvez programmer l'envoi de quelques jours avant à quelques jours après l'échéance. Plus besoin de surveiller le calendrier ni de vous préoccuper d'envoyer vous-même vos relances. Vous pouvez aussi personnaliser l'e-mail d'accompagnement afin d'y faire figurer toutes les infos que vous jugez nécessaires.

Activer les relances automatiques

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙, puis sur Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez l'onglet Ventes,
  3. Dans la section Relances, cliquez sur le crayon ✏️.
  4. Activer Relances automatiques.
  5. Créez maintenant votre première relance. Sélectionnez ou entrez la date à laquelle vous voulez envoyer les rappels.
    Note : Vous pouvez programmer et envoyer des rappels par e-mail jusqu'à 10 jours avant ou après la date d'échéance de la facture.
  6. Créez vos autres relances, le cas échéant. Elles sont limitées au nombre de trois.

Rédigez maintenant votre e-mail :

Note : Vous pouvez créer différents modèles d'e-mail de rappel pour chaque échéancier de rappel.

  1. Modifiez l'objet de l'e-mail selon vos besoins. Conseil : Conservez le terme « relance ».
  2. Cochez la case Utiliser une salutation, puis choisissez celle qui vous convient à l'aide des menus déroulants.
  3. Enfin, personnalisez votre e-mail. Vous pouvez également utiliser le modèle d'email par défaut.
  4. Si vous voulez recevoir une copie de vos relances lors de leur envoi, cochez la case concernée.
  5. Cliquez sur Enregistrer, puis Terminer.

QuickBooks vérifie les échéances de vos factures plusieurs fois par jour et envoie les relances nécessaires. Les relances automatiques sont configurées de telle façon qu'elles s'appliquent à l'ensemble de votre clientèle ; vous ne pouvez donc pas les activer pour tel client et les désactiver pour tel autre.

Le modèle de relance s'applique désormais à l'ensemble de vos factures. Le compte à rebours démarrera pour toute facture que vous finaliserez. Assurez-vous d'avoir indiqué l'adresse e-mail du client dans le champ concerné.

Note : Vous voulez inclure les copies PDF de vos factures dans vos e-mails de relance ? Dans le même onglet Ventes, cliquez cette fois sur le crayon ✏️ de la section Envoi par e-mail, puis cochez la case concernée.

Voir qui a reçu une relance

Si vous voulez savoir qui parmi vos clients a reçu une relance, cliquez sur Ventes dans le menu de gauche. La mention « En cours (relancé) » figure alors dans la colonne État de la facture en question.

Envoyer des relances manuelles

Si vous le souhaitez, vous pouvez également envoyer des relances manuelles.

  1. Cliquez sur Ventes, puis sélectionnez l'onglet Factures.
  2. Recherchez la facture pour laquelle vous voulez envoyer une relance.
  3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Envoyer une relance.
  4. Personnalisez votre message, puis cliquez sur Envoyer.

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