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Comment utiliser la « Révision préalable » ?

En tant qu'expert-comptable, vous pouvez utiliser la fonctionnalité « Révision préalable » pour vérifier l'exactitude des comptes de chacun de vos clients en préparation à la clôture annuelle. Chaque mois, ou selon la fréquence souhaitée, passez rapidement en revue les tâches qu'il vous reste à effectuer pour être à jour dans votre suivi.

La fonctionnalité s'articule entre votre compte QuickBooks Expert-Comptable et chacun des comptes de vos clients, pour des usages différents :

Pour commencer la révision préalable :

  1. Accédez au compte QuickBooks de votre client et cliquez sur Révision mensuelle dans le panneau de gauche.
  2. Sélectionnez un mois dans le menu déroulant.
  3. Cliquez sur Appliquer

Les points de contrôle sont répartis en trois sections :

  • Préparation des comptes
  • Révision des comptes
  • Révision finale

Pour faciliter le suivi de vos révisions, vous pouvez modifier l'état des tâches à effectuer en cliquant sur la flèche située à leur droite. Il existe trois états : À faire, En attente et Terminé.

Préparation des comptes

L'onglet Préparation des comptes répertorie les opérations aux infos potentiellement manquantes ou incorrectes.

QuickBooks identifie automatiquement les opérations bancaires et dépenses (entrées via Dépenses express) qui n'ont pas encore été validées dans QuickBooks.

En cliquant sur le lien, vous serez redirigé automatiquement vers ces opérations.

Bon à savoir : Vous avez besoin des justificatifs de ces opérations ? Envoyer le rapport Opérations bancaires non acceptées à vos clients. Pour cela, ouvrez-le depuis la page Rapports et cliquez sur l'enveloppe au-dessus du rapport.

QuickBooks identifie automatiquement les problèmes courants, tels que les opérations non imputées ou les doublons potentiels (dépenses partageant la même date, le même montant ou le même fournisseur).

Si nécessaire, cliquez sur le lien dans la colonne Type pour ouvrir l'opération correspondante, puis identifier et résoudre rapidement le problème. Une fois le problème résolu, l'opération est automatiquement mise à jour ou supprimée de la liste.

Pour l'instant, il n'est pas possible de supprimer manuellement de la liste une opération dont le problème n'a pas été résolu.

Conseil : Pour plus de facilité, vous pouvez filtrer les problèmes par montant ou par date.

Vous voulez aller plus loin ? Cette liste répertorie les tâches les plus courantes que d'autres cabinets comptables effectuent chaque mois.

  1. Cliquez sur le lien d'un point de contrôle pour poursuivre la révision.
  2. Pour terminer, modifiez l’état du point de contrôle en cliquant sur la flèche située à sa droite.

Si vous souhaitez ajouter vos propres points de contrôle à cette section :

  1. Cliquez sur + Ajouter.
  2. Remplissez les champs.
    Vous pouvez lier votre point de contrôle à la page QuickBooks correspondante en collant l'URL dans le champ Lien (par exemple les rapports Détail des opérations par compte, Détail des soldes par client et Détail des soldes par fournisseur).

Si, au contraire, vous souhaitez supprimer des points de contrôle de la liste :

  1. Cliquez sur le point de contrôle
  2. Cliquez sur Supprimer et confirmez. Le point de contrôle sera supprimé uniquement pour le client en question.

Révision des comptes

L'onglet Révision des comptes vous permet de vous assurer que les comptes bancaires et de carte de paiement de votre client sont à jour. Il répertorie le nombre d'opérations à rapprocher et leur dernière date de rapprochement.

Pour procéder au rapprochement, cliquez sur le lien dans Rapproché À travers colonne.

Conseil : Vous souhaitez résoudre d’autres problèmes de rapprochement ? Allez à la Éléments supplémentaires et cliquez sur + Ajouter.

Révision finale

QuickBooks affiche automatiquement les charges qui peuvent être des immobilisations, en fonction de critères précis (montant supérieurs à 500 € HT, par exemple).
Cliquez sur le lien dans la colonne Type d'une opération pour l'ouvrir et vérifier si vous avez besoin de l'ajuster.

Enfin, le Révision finale onglet répertorie les rapports que la plupart des experts-comptables vérifient régulièrement. Si vous voulez ajouter d'autres points de contrôle, cliquez sur + Ajouter.

Vos comptes sont maintenant prêts à être exportés vers votre propre outil de production, si besoin est.

Vous souhaitez suivre l’avancée des révisions de vos comptes clients ? Rien de plus simple : dans le menu de gauche, cliquez sur Clients, rendez-vous dans l’onglet Suivi des dossiers, puis consultez la colonne Révision préalable.

Si vous n’avez pas commencé votre révision, QuickBooks vous y invite par le biais d’un lien cliquable. Si vous l’avez commencée, s’affichent alors trois icônes renvoyant aux trois onglets de la « Révision préalable » selon l’avancement du dossier client.

  • Cadran gris : À faire ;
  • Cadran orange : En attente ;
  • Coche verte : Terminé.

Pour plus de détails, cliquez sur l’une de ces icônes. Apparaissent alors à droite de l’écran les contrôles à effectuer et leur état respectif. Cliquez sur le bouton Afficher les détails de la section qui vous intéresse pour être redirigé vers l’onglet correspondant dans le compte client.

Des commentaires…?

N'hésitez pas à nous faire part de vos commentaires ou de vos demandes d'amélioration en cliquant sur Des commentaires ? dans le coin supérieur droit de la page de révision mensuelle.

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