Comment importer les écritures comptables d'une certaines période ?

[69gOO]

Bonjour à la communauté,

J'utilise QB depuis peu et j'ai besoin d'importer mes écritures comptables depuis le 1er janvier 2020. 

J'ai suivi la procédure et le fichier est prêt avec les colonnes Date, Numéro de référence, Code journal, Compte, Description, Debit, Crédit, Nom, TVA, Site et Classe.

Environ 9000 lignes sont à importer.

Apparemment, ce n'est pas possible, il faudrait créer un fichier par date d'écriture. Donc pour janvier, il faudrait que je créé environ 27 fichiers et les importer un par un. Idem pour février, mars et avril, soit plus de 100 fichiers et bien des heures de travail et de vérification.

Confirmez vous qu'il n'existe pas de procédure plus simple ? Comme permettre l'importation d'un FEC (Fichier d'Ecritures Comptables) ?

Merci par avance pour vos commentaires !

[Fiat Lux - ASIA]

Si vous avez plus de 20 types de données de transaction à importer, explorez cet outil tiers pour accélérer votre travail.

https://transactionpro.grsm.io/qbo

[69gOO]

Merci pour cette proposition d'outil que je viens de regarder en détail.

Cependant, il ne permet pas de faire des importations d'écritures comptables. Dans le fichier type que Transaction Pro donne en exemple, on trouve plusieurs onglets; chaque onglet est un exemple de trame à suivre pour importer les données selon la nature des données.

L'onglet qui nous intéresse est "Journal-Entries" : la trame ne contient pas de colonne pour le code du journal... ce qui est pourtant indispensable :

RefNumber

TxnDate

PrivateNote

IsAdjustment

Currency

ExchangeRate

Account

LineAmount

LineDesc

Entity

Class

TaxCode

TaxApplicableOn

Location

La trame exemple de Quickbooks pour l'import des écritures comptables est la suivante et contient bien une colonne "Journal" :

Date

Numero de reference

Journal

Compte

Description

Debit

Credit

Nom

TVA

Site

Classe

Donc cette solution semble ne pas fonctionner, sauf erreur de ma part.

Peut-être une autre idée ?

Merci !!

[Fiat Lux - ASIA]

Vous pouvez essayer d'exporter certaines de vos données de transaction "Journal Entry" actuelles vers XLS en utilisant Exporter. Modifiez-le ensuite avec de nouvelles données et utilisez l'importateur. Si vous avez trouvé que certains champs de données ne sont pas exportés, il est possible qu'Intuit n'ait pas encore donné accès à des tiers.

[69gOO]

Voici l'écriture que j'ai entré dans le journal des écritures de QBO

Date	Numero de reference	Code de journal	Compte	Description	Debit	Credit	Nom	TVA	Site	Classe
20200102	3000306	BQ2	58010001	REM CHQ		455
20200102	3000306	BQ2	51210000	REM CHQ	455

Voici ce qu'il en ressort avec Transaction Pro

Id

RefNumber

TxnDate

PrivateNote

IsAdjustment

Currency

ExchangeRate

Account

LineAmount

LineDesc

Entity

Class

Location

TaxCode

TaxApplicableOn

51

3000306

01/02/2020

False

EUR

0

58010001 Remise de chèques

-455

REM CHQ REMISE CHEQUES

51

3000306

01/02/2020

False

EUR

0

51210000 BANQUE POPULAIRE

455

REM CHQ REMISE CHEQUES

Il n'y a aucune colonne indiquant le journal. Donc Transaction Pro ne peut résoudre le problème. Et c'est très dommage.

Pourquoi n'existe-il pas une fonction d'importation des écritures comptables plus ouverte dans QBO ? 

En plus du problème de la date d'importation limitative, il y a également le numéro de référence qui est limitatif.

Exemple : si le 07/05/20 j'ai 10 écritures différentes à importer, chacune ayant son numéro de référence (ou numéro de pièce), alors lors de l'importation QBO les supprime pour les remplacer par le numéro de référence de la première écriture comptable.

Ma conclusion, si aucune alternative existe, est qu'un comptable ne peut passer à QBO en cours d'exercice comptable; il est obligé de démarré en début d'exercice. Et là je suis bien embêté...

[Soraia]

Bonjour @69gOO, 

Merci d'avoir contacté la communauté QuickBooks France. 

Pour importer des écritures de journal d'une certaine période/date (max 1000 lignes par fichier), vous devez créer un fichier CSV contenant ces écritures en vous basant sur les colonnes que vous pouvez retrouver en accédant à + Nouveau, puis Écriture de journal. 

Les colonnes obligatoires sont : Date du journal, compte, code de journal, débits, crédits. 

Note : Chaque fichier CSV que vous importez, peut uniquement contenir une date. Si vous importez un fichier avec plusieurs dates, QuickBooks prendra en compte que la première date de votre fichier. 

Veuillez noter que l'application partenaire précédemment evoqué, Transactions PRO Importer, n'est pas une application partenaire de QuickBooks France. 

J'espère avoir pu répondre à votre question.

N'hésitez pas à revenir sur la communauté si vous avez d'autres questions techniques à propos de QuickBooks.

Je vous souhaite une excellente journée.

Soraia

[69gOO]

Bonjour Soraia,

Je connais par coeur maintenant la procédure que vous décrivez.

Il faut effectivement créer un fichier par date...rien que cela est difficilement concevable en 2020. Votre logiciel propose d'exporter des FEC (fichier d'écritures comptables) mais pas d'en importer. C'est très étonnant et contre-productif pour qui souhaite travailler vite et bien.

J'ajoute une remarque à votre procédure. Il ne suffit pas de créer un fichier par date; il faut également faire un fichier par écriture comptable. Pourquoi ? Car pour chaque écriture il existe un numéro de référence et, désolé si je me répète, lorsque vous importez vos écritures, QBO remplace automatiquement tous les numéros de référence (en d'autres termes les numéros de factures) du fichier d'écritures par celui de la première ligne. 
Donc je confirme que ce module d'importation des écritures est trop bridé et que cela est un vrai problème car vous n'avez aucune solution à proposer.

Bonne journée à vous,

Gérald

[Cecile-12]

Bonjour #69gOO, si j'ai bien compris vous voulez importer un FEC. La meilleur solution est de passé par une application partenaire tel que Buisness Importer ou SaasAnt. En plus, comme vous avez l'intention d'importer les écritures en une seul fois vous pouvez bénéficier d'une période d'essai (de mémoire certaines applications le proposent).