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 Comment créer et gérer mes budgets ?

Cet article s'adresse aux utilisateurs de QuickBooks Plus.

Les budgets sont des outils utiles pour évaluer vos ventes et dépenses réelles.

Les données que vous enregistrez dans QuickBooks vous permettent de créer vos budgets, modifiables selon vos besoins. Vous pouvez également exécuter des rapports sur vos budgets pour les comparer à vos ventes et dépenses réelles.

Conseil : Vous pouvez créer un budget à tout moment mais nous vous recommandons de le faire en fin d'exercice, période idéale pour planifier l'exercice suivant.

Créer des budgets dans QuickBooks

Connectez-vous à QuickBooks. Vous devez être un utilisateur ayant la permission de gérer les budgets.

Étape 1 : Vérifier le premier mois de l'exercice

Vérifiez que le début de votre exercice est bien défini dans QuickBooks. Vous pouvez créer un budget à tout moment, mais nous vous conseillons d'utiliser le début de votre exercice comme point de départ par facilité.

  1. Connectez-vous.
  2. Cliquez sur la roue dentée, puis sur Compte et paramètres.
  3. Rendez-vous dans l'onglet Options avancées onglet.
  4. Dans la section Comptabilité, vérifiez le champ Premier mois de l'exercice. Pour modifier la date, cliquez sur le crayon ✎.

Étape 2 : Choisir les données sur lesquelles fonder le budget

Vous pouvez fonder votre budget sur les données de l'exercice en cours ou sur celles d'exercices précédents. Si vous voulez utiliser des données historiques, exécutez le rapport Compte de résultat détaillé (provisoire) pour vérifier leur exactitude.

Par défaut, le rapport affiche les opérations créées pendant l'exercice en cours. Voici comment afficher les opérations de l'exercice précédent :

  1. Dans le menu de gauche, cliquez sur Rapports.
  2. Ouvrez le rapport Compte de résultat détaillé (provisoire).
  3. Remontez tout en haut de la page. Sous Période couverte, sélectionnez Exercice précédent. Pour afficher les données de l'exercice en cours, sélectionnez Exercice en cours à ce jour.

Ces données vont serviront de base pour créer votre budget.

Étape 3 : Créer le budget

Si vous voulez réutiliser un budget existant, consultez la section Modifier, copier ou supprimer des budgets :

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙️, puis sur Budget.
  2. Cliquez sur Ajouter un budget.
  3. Entrez le nom du budget dans le champ Nom.
  4. Dans le champ Exercice, sélectionnez l'exercice souhaité.
  5. Dans le champ Intervalle, précisez si votre budget est mensuel, trimestriel ou annuel.
  6. (Facultatif) Dans le champ Subdiviser par, indiquez si vous souhaitez subdiviser le budget par classe, client ou site, puis précisez la classe, le client ou le site dans le nouveau champ . Si vous ne voyez pas ces options, c'est qu'elles ne sont pas activées. Auquel cas, consultez les articles consacrés au suivi par site et au suivi par classe.
  7. Cliquez sur Suivant.
  8. Renseignez les infos dans le tableau.
  9. Si vous ne voyez pas tous vos comptes et comptes rattachés, cliquez sur la roue dentée ⚙ au-dessus du tableau et décochez la case Masquer les lignes vides.
  10. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Note : QuickBooks accepte les décimales et n'arrondit pas à l'entier le plus proche.

Exécuter des rapports sur les budgets

QuickBooks propose des rapports qui vous aident à suivre vos objectifs budgétaires.

  1. Cliquez sur la roue dentée, puis sur Budget.
  2. Recherchez votre budget dans la liste.
  3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Exécuter le rapport Aperçu du budget ou Exécuter le rapport Budget vs réel.

Le rapport Aperçu du budget présente un récapitulatif des budgets par compte. Le rapport Budget vs réel confronte votre budget aux ventes et dépenses réelles et indique l'écart entre les deux.

Modifier, copier ou supprimer des budgets

Pour modifier un buget, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur la roue dentée, puis sur Budget.
  2. Recherchez votre budget dans la liste.
  3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Modifier.
  4. Apportez vos modifications. Pour changer de période, cliquez sur la roue dentée en haut du tableau.
  5. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Copier un budget

Copier un budget vous permet d'éviter de repartir de zéro et donc d'économiser du temps. Vous pouvez par exemple créer le budget du prochain exercice avec les données du budget de l'exercice en cours :

  1. Cliquez sur la roue dentée ⚙️, puis sur Budget.
  2. Recherchez le budget à copier.
  3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Copier.
  4. Dans la page qui s'affiche, donnez un nom au nouveau budget et sélectionnez un exercice.
  5. Cliquez sur Créer un budget.
  6. Si nécessaire, modifiez les montants du budget.
  7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

La copie est alors enregistrée en tant que nouveau budget à part entière.

Supprimer un budget

Vous pouvez supprimer un budget, mais attention : vous ne pourrez pas le récupérer.

  1. Cliquez sur la roue dentée, puis sur Budget.
  2. Recherchez votre budget dans la liste.
  3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Supprimer.

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