Comment créer des budgets dans QuickBooks ?

Découvrez comment ajouter des budgets dans QuickBooks Online Plus.

De nombreuses entreprises utilisent les budgets pour planifier leurs finances. Visualisez vos actifs et vos passifs, puis créez un budget pour l'année, le mois ou le trimestre à venir. 

Avec toutes vos données financières dans QuickBooks, vous pouvez créer les budgets de compte de résultat dont vous avez besoin pour votre entreprise. Cela vous donne un aperçu vous permettant de comparer vos revenus et dépenses réels à votre budget.

Créer un budget

Pour créer un budget, vous devez se connecter en tant qu'administrateur ou en utilisateur avec les autorisations correctes pour accéder aux budgets.

À savoir : La fonctionnalité Budget est accessible uniquement avec les abonnements QuickBooks Plus. Si votre abonnement ne vous permet pas de créer des budgets, découvrez comment changer d'abonnement.

Étape 1 : Vérifier l’exercice de votre entreprise

Assurez-vous que le début de votre exercice est correct dans QuickBooks. Vous pouvez créer un budget à tout moment, mais cela est utile si vous commencez par le début de l'exercice.

1. Connectez-vous à QuickBooks. 
2. Cliquez sur Paramètres , puis sélectionnez Compte et paramètres.
3. Rendez-vous dans l'onglet Options avancées.
4. Dans le Plan comptable section, vérifiez les Premier mois de l'exercice champ. S'il est incorrect, sélectionnez Modifier ✎.
5. Sélectionnez le mois requis dans le menu déroulant ▼, puis sélectionnez Enregistrer.
6. Cliquez sur Terminer.

Étape 2 : Créer le budget

Pour créer un budget, vous pouvez utiliser vos données financières antérieures ou les budgets précédents dans QuickBooks. S'il s'agit de votre premier budget, commencez ici. Nous vous montrerons comment copier un budget après avoir ajouté votre premier budget.

À savoir : Les comptes utilisés dans le budget proviennent de votre plan comptable dans QuickBooks. Si vous avez besoin de nouveaux comptes dans votre budget, vous devez d'abord les créer dans votre plan comptable avant de créer le budget.

1. Cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche, puis sur Budget.
2. Cliquez sur Ajouter un budget.
3. Renseignez un Nom dans le champ concerné.
4. Dans le menu déroulant Exercice, sélectionnez l'exercice pour lequel vous créez le budget.
5. Dans le menu déroulant Intervalle, choisissez l'intervalle de construction de votre budget (Mensuel, Trimestriel ou Annuel).
6. Sélectionnez l'année en cours dans le menu déroulant Pré-remplir les données ? si vous souhaitez que QuickBooks préremplisse votre budget avec les données comptabilisées.
   À savoir : Si vous préremplissez le budget avec les données de l'année en cours, mais que vous trouvez finalement que ces données ne sont pas pertinentes, vous devrez cliquer sur X pour fermer le budget et recommencer à zéro.
7. Utilisez le menu déroulant Subdiviser par pour avoir un budget encore plus détaillé par classe, site ou client.
8. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur Suivant.
9. Saisissez le montant budgété compte par compte dans chaque inervalle de temps. Utilisez le rapport enregistré à l'étape 2, si nécessaire. 
10. Lorsque votre budget est finalisé, cliquez sur Enregistrer et fermer.

Copier un budget

Copier un budget vous permet d'éviter de repartir de zéro et donc d'économiser du temps. Vous démarrez votre nouveau budget en utilisant les données de l'année précédente. Pour copier un budget, procédez comme suit :

1. Sélectionner Paramètres puis Budget.
2. Recherchez le budget à copier.
3. Dans le menu déroulant de la colonne Action, sélectionnez Copier.
4. Dans la fenêtre Copier le budget qui s'ouvre, renommez le nouveau budget et sélectionnez un exercice.
5. Cliquez sur le bouton Créer un budget.
6. Modifiez les montants budgétés autant que nécessaire.
7. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Ceci permet de créer un nouveau budget distinct de l'original.

Modifier un budget

Pour modifier un buget, procédez comme suit :

1. Cliquez sur Paramètres , puis sur Budget.
2. Recherchez votre budget dans la liste.
3. À partir du Activité colonne, sélectionnez Modifier.
4. Apportez vos modifications mois par mois.
5. Pour modifier la période, de mensuelle à trimestrielle ou annuelle, cliquez sur la roue dentée ⚙ en haut du budget. puis sélectionnez Mois, Trimestre, ou Année.
6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Supprimer un budget

Vous pouvez supprimer un budget, mais attention : vous ne pourrez pas le récupérer.

1. Cliquez sur Paramètres dans le menu de gauche, puis sur Budget.
2. Recherchez votre budget dans la liste.
3. À partir du Activité, sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Supprimer.
4. Cliquez sur Oui pour confirmer.

Exécuter des rapports sur les budgets

Vous pouvez exécuter des rapports sur le budget (Compte de résultat) qui vous aident à suivre vos objectifs budgétaires.

1. Cliquez sur Paramètres , puis sur Budget.
2. Recherchez votre budget dans la liste.
3. À partir du Activité, sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Exécuter le rapport Budget vs réel ou Exécuter le rapport Aperçu du budget.
4. Si vous voulez exporter un budget au format pdf/excel, exportez-le via les rapports.

Conseil :

• Le rapport Aperçu du budget présente un récapitulatif des budgets par compte.
• Le rapport Budget vs réel permet de comparer les comptes et les totaux de vos comptes réels. Il indique le montant de votre dépassement ou de votre sous-budgétisation.