Aggiungi e gestisci ruoli personalizzati in QuickBooks Online Advanced
Scopri come creare e gestire ruoli personalizzati per gli utenti di QuickBooks Online Advanced.
Nota:
- Alcuni campi sono di sola lettura e vengono inclusi automaticamente in un ruolo a scopo informativo.
Con i ruoli personalizzati, puoi gestire l'accesso degli utenti su QuickBooks e fornire agli utenti solo l'accesso necessario per il loro ruolo. Scegli ciò che gli utenti possono visualizzare e fare all'interno delle diverse aree di QuickBooks come Vendite, Spese, Inventario, Elenchi, Contabilità, Contabilità, Relazioni, Monitoraggio delle ore di lavoro, Gestione del conto e Budget.
Quando configuri un nuovo ruolo, hai la possibilità di:
- Crea un nuovo ruolo e scegli a cosa può accedere il ruolo.
- Seleziona un ruolo personalizzato predefinito, ad esempio Responsabile vendite o Responsabile delle spese.
- Seleziona dall'elenco dei ruoli di QuickBooks, ad esempio Amministratore della società o Monitoraggio delle ore di lavoro.
Nota: al momento è disponibile un'opzione per concedere autorizzazioni a livello granulare (Visualizza, Crea, Modifica o Elimina) solo per aree selezionate di QuickBooks.
Aggiungi un nuovo ruolo
Per creare un nuovo ruolo personalizzato, è sufficiente aggiungere il ruolo e scegliere le diverse aree a cui può accedere il ruolo.
- Vai a Impostazioni
e seleziona Gestisci utenti. - Seleziona la scheda Ruoli , quindi seleziona Aggiungi ruolo.
- Immettere un nome ruolo e una descrizione ruolo.
- Seleziona l'accesso a cui il ruolo utente può accedere in QuickBooks, quindi seleziona Salva ruolo.
Se la tua azienda opera in sedi diverse, puoi creare un ruolo con accesso alle vendite diverso per ciascuna di esse. In questo modo, gli utenti possono gestire le transazioni di vendita in base alla loro posizione.
Nota: se non l'hai ancora fatto, assicurati diconfigurare e aggiungere una sede per la tua azienda.
- Vai a Impostazioni e seleziona Gestisci utenti.
- Seleziona la scheda Ruoli , quindi seleziona Aggiungi ruolo.
- Immettere un nome ruolo e una descrizione ruolo.
- Selezionare Vendite.
- Dal menu a discesa Tutte le sedi ▼ selezionare una o più sedi.
- Seleziona gli elementi a cui può accedere l'utente.
- Seleziona Salva ruolo.
Assegnare un ruolo a un nuovo utente
Se hai un nuovo utente, dovrai aggiungerlo in QuickBooks e assegnare un ruolo.
- Vai a Impostazioni e seleziona Gestisci utenti.
- Seleziona la scheda Utenti , quindi seleziona Aggiungi utente.
- Immettere il nome, il cognomee l'e-maildell'utente.
- Dall'elenco a discesa ▼ della sezione Assegna ruoli , selezionare il ruolo che si desidera assegnare all'utente.
- Rivedi le autorizzazioni di questo ruolo e seleziona Invia invito.
L'utente riceverà un invito tramite e-mail e dovrà selezionare Inizia! per accedere.
Nota: se l'utente ha dimenticato la password, può reimpostarla.
Assegna un ruolo personalizzato a un nuovo utente
Se hai un nuovo utente, dovrai aggiungerlo in QuickBooks e assegnare un ruolo personalizzato.
- Vai a Impostazioni e selezionaGestisci utenti.
- Seleziona la schedaUtenti, quindi selezionaAggiungi utente.
- Immettere il nome, il cognomee l'e-maildell'utente.
- Nella sezioneAssegna ruoli selezionare Visualizza tutte le autorizzazioni, quindi assegnare le autorizzazioni personalizzate che si desidera assegnare all'utente.
- Rivedi le autorizzazioni, quindi selezionaInvia invito.
- Verrà richiesto di creare un ruolo personalizzato, dal momento che sono state utilizzate autorizzazioni personalizzate.
- Immettere il nome del ruolo personalizzato e la descrizione del ruolo.
- SelezionaSalva ruolo.
L'utente riceverà un invito tramite e-mail e dovrà selezionare Inizia! per accedere.
Nota: se l'utente ha dimenticato la password, può reimpostarla.
Accesso in modifica per un ruolo
Una volta che l'utente accetta l'invito tramite e-mail, è possibile modificare l'accesso ai ruoli creati in qualsiasi momento. Ecco come fare.
- Vai a Impostazioni e seleziona Gestisci utenti.
- Seleziona la scheda Ruoli . Nella colonna Azione selezionare Modifica.
- Apportare le modifiche necessarie, quindi selezionare Salva ruolo.
Nota: quando si selezionano le autorizzazioni degli utenti, sarà possibile selezionare una casella, una riga o una casella di controllo vuota. Una riga indica che sarà possibile modificare solo le informazioni create.
Per ripristinare la casella di controllo vuota, fare doppio clic sulla casella.
Modifica il ruolo di un utente
A volte i ruoli dell'utente cambieranno o potrebbe essere necessario consentire a un utente più accesso. Ecco come modificare il ruolo di un utente.
- Vai a Impostazioni e seleziona Gestisci utenti.
- Selezionare la scheda Utenti , quindi individuare l'utente da modificare.
- Seleziona Modifica dalla colonna Azione .
- Seleziona uno dei ruoli personalizzati o di QuickBooks esistenti.
- Seleziona Salva modifiche. Se modifichi le autorizzazioni dopo aver selezionato il ruolo, ti verrà richiesto di salvare un nuovo ruolo personalizzato. Immettere un nome e una descrizione del ruolo, quindi selezionare Salva ruolo.
Riattiva o disattiva il ruolo di un utente
È possibile attivare o disattivare un ruolo utente, se necessario.
Nota: prima di poter rendere inattivo un ruolo, è necessario assegnare tutti gli utenti associati a un ruolo diverso.
- Vai a Impostazioni e seleziona Gestisci utenti.
- Seleziona la scheda Ruoli , quindi individua il ruolo che desideri modificare.
- Nella colonna Azione , seleziona ⋮ accanto a Modifica, quindi seleziona Deseleziona.
- Seleziona Disattiva.
Se il ruolo utente è già disattivato, seleziona ⋮ dalla colonna Azione , quindi seleziona Riattiva. Seleziona Riattiva per confermare.
Se è necessario ridurre il numero di utenti, è possibile eliminarli per non raggiungere il limite di utilizzo. Ulteriori informazioni sui limiti di utilizzo.
Ruoli e accesso personalizzati
I ruoli personalizzati ti consentono di assegnare autorizzazioni dettagliate a diverse aree di QuickBooks che definiscono:
- Funzioni a cui un utente può accedere in QuickBooks
- Quali azioni è possibile eseguire all'interno di tali funzioni, ad esempio visualizzare solo, creare, modificare, eliminare, approvare e tutti gli accessi
Nota: al momento non tutte le autorizzazioni a livello di azione sono abilitate - Quali limitazioni ai dati si applicano al loro accesso, ad esempio la limitazione dei dati sulle vendite in base alla località
Ecco ulteriori informazioni sul controllo degli accessi per diverse aree e autorizzazioni:
Tutte le vendite
È possibile:
- Immettere stime, fatture, ricevute di vendita, note di credito e rimborsi.
- Immettere addebiti e crediti.
- Creare ed eliminare rendiconti.
- Ricevi pagamenti dai clienti.
- Compilare schede attività per chiunque.
- Aggiungere, modificare ed eliminare clienti, prodotti e servizi.
- Visualizza imposta impostazioni relative a tariffe e agenzie.
- Utilizzare e rettificare imposta nelle transazioni di vendita e nelle voci del giornale generale, inclusa la sovrascrittura manuale di calcolata imposta importi.
- Aggiungere, modificare ed eliminare valute.
- Modifica i tassi di cambio.
Non è possibile:
- Stampare gli assegni (inclusi i rimborsi).
- Rendi fatture e acquisti fatturabili ai clienti.
- Aggiungi, modifica ed elimina conti e quantità disponibile.
- Visualizza la cronologia conto.
- Visualizza gli importi totali di entrate e uscite nelle pagine home page, fornitore o cliente.
- Esegui imposta report o visualizzare imposta cronologia.
- Preparare o archiviare a imposta restituire o registrare i pagamenti delle vendite.
- Configurare nuove agenzie o modificare impostazioni o agenzie tributarie esistenti.
- Configura multivaluta.
- Esegui rettifiche della valuta locale.
- Visualizza tutti i report.
Fatture
È possibile:
- Crea, modifica e invia fatture.
- Accedi a tutti i prodotti, servizi e clienti.
Non è possibile:
- Applica ore di lavoro e spese fatturabili o crediti e addebiti dilazionati con l'accesso di sola fattura.
- Accedere ad altre transazioni o report salvo autorizzazione separata.
Preventivi
È possibile:
- Crea, modifica e invia stime.
- Accedi a tutti i prodotti, servizi e clienti.
Non è possibile:
- Accedere ad altre transazioni o report salvo autorizzazione separata.
Limitazione: posizione
Se la tua azienda opera in sedi diverse, puoi creare un ruolo con accesso alle vendite diverso per ciascuna di esse. In questo modo, gli utenti possono gestire le transazioni di vendita in base alla loro posizione.
- Sarà necessario attivare le località e, una volta configurate, aggiungere le località.
- È quindi possibile limitare l'accesso alle vendite di un utente a località specifiche nel pannello Gestione utenti .
- Una volta limitato l'accesso alle vendite in base alla località, potrà visualizzare e operare solo sulle transazioni di vendita che appartengono alla località assegnata. Se possono creare transazioni, devono assegnare la località a cui hanno accesso.
Accesso completo
È possibile:
- Immettere le fatture d'acquisto da fornitori.
- Immettere gli acquisti in contanti e con carta di credito.
- Pagare fatture d'acquisto, compilare assegni e visualizzare report dettagliati sugli assegni.
- Stampare gli assegni (eccetto i rimborsi).
- Aggiungere, modificare ed eliminare fornitori, prodotti e servizi.
- Visualizza imposta impostazioni relative a tariffe e agenzie.
- Utilizzare e rettificare imposta nelle transazioni di acquisto, bancarie e con carta di credito, inclusa la sovrascrittura manuale del calcolo imposta importi.
- Preparare o archiviare a imposta restituire o registrare imposta pagamenti.
- Aggiungere, modificare ed eliminare valute.
- Modifica i tassi di cambio.
Non è possibile:
- Aggiungi, modifica o elimina conti e quantità disponibile.
- Visualizza la cronologia conto.
- Configurare o modificare nuove agenzie tributarie imposta impostazioni.
- Configura multivaluta.
- Esegui rettifiche della valuta locale.
- Visualizza gli importi totali di entrate e uscite nelle pagine home page, fornitore o cliente.
- Visualizza tutti i report.
Fatture di acquisto
È possibile:
- Visualizza, crea, modifica e annulla le fatture d'acquisto.
- Ordinare gli assegni.
- Visualizzare i record con il tipo fattura di acquisto sotto le spese.
- Visualizza la pagina dei fornitori.
Non è possibile:
- Paga fatture.
- Visualizza altri tipi di transazioni in spese.
- Aggiorna i dettagli del fornitore.
- Rendere inattivo un fornitore.
Assegni
È possibile:
- Visualizzare, scrivere, copiare, modificare e invalidare gli assegni.
- Crea transazioni tramite assegni.
- Visualizzare i record con il tipo di assegni sotto le spese.
- Visualizzare i record di pagamento di fatture di acquisto (assegno).
- Visualizza la pagina dei fornitori.
Non è possibile:
- Visualizzare o aggiornare i dettagli dei record di pagamento di fatture (assegno).
- Visualizzare la barra laterale nella pagina di creazione dell'assegno per collegarlo a una fattura di acquisto esistente.
- Visualizza altri tipi di transazioni in spese.
- Aggiorna i dettagli del fornitore.
- Rendere inattivo un fornitore.
Spese
È possibile:
- Visualizza, crea, copia, modifica ed elimina le spese in base alle autorizzazioni a livello di azione.
- Ordinare gli assegni.
- Visualizza la pagina dei fornitori.
Non è possibile:
- Paga fatture d'acquisto o stampa assegni.
- Visualizza altri tipi di transazioni in spese.
- Aggiorna i dettagli del fornitore.
- Rendere il fornitore inattivo.
Pagamenti di fatture di acquisto
È possibile:
- Contrassegna le fatture come pagate con autorizzazioni di creazione
- Visualizza, copia, modifica ed elimina le transazioni di pagamento di fatture di acquisto in base alle autorizzazioni a livello di azione
- Visualizza fatture di acquisto
- Ordina assegni
- Visualizza la pagina dei fornitori.
Non è possibile:
- Stampare gli assegni.
- Visualizza altri tipi di transazione in Spese, oltre a fatture e pagamenti di fatture.
- Rendere il fornitore inattivo.
Crediti di fornitura
È possibile:
- Visualizza, crea, copia, modifica ed elimina i crediti dei fornitori in base alle autorizzazioni a livello di azione
- Ordinare gli assegni.
- Visualizza la pagina dei fornitori.
Non è possibile:
- Paga fatture d'acquisto o stampa assegni.
- Visualizza altri tipi di transazioni in spese.
- Aggiorna i dettagli del fornitore.
- Rendere il fornitore inattivo.
Accrediti carta di credito
È possibile:
- Visualizza, crea, copia, modifica ed elimina i crediti della carta di credito in base alle autorizzazioni a livello di azione
- Ordinare gli assegni.
- Visualizza la pagina dei fornitori.
Non è possibile:
- Paga fatture d'acquisto o stampa assegni.
- Visualizza altri tipi di transazioni in spese.
- Aggiorna i dettagli del fornitore.
- Rendere il fornitore inattivo.
Ordini di acquisto
È possibile:
- Visualizza, crea, copia, modifica ed elimina gli ordini di acquisto in base alle autorizzazioni a livello di azione
- Ordinare gli assegni.
- Visualizza la pagina dei fornitori.
Non è possibile:
- Paga fatture d'acquisto o stampa assegni.
- Visualizza altri tipi di transazioni in spese.
- Aggiorna i dettagli del fornitore.
- Rendere il fornitore inattivo.
È inoltre possibile assegnare autorizzazioni a livello di azione per le transazioni di spesa.
Accesso completo
È possibile:
- Visualizzare e modificare l'elenco Prodotti e servizi.
- Gestisci le categorie.
- Rettifica le rimanenze.
- Visualizzare il conto attività rimanenze, il conto entrate e il conto spese.
- Visualizza e aggiorna i dettagli del fornitore.
Non è possibile:
- Aggiungere un nuovo conto attività rimanenze, conto di rettifica delle rimanenze, conto entrate o conto spese.
- Genera report.
- Esegui azioni accorpate per Invia e paga fatture.
- Creare nuove transazioni per un fornitore.
Puoi controllare l'accesso a determinati elenchi in QuickBooks come parte dei ruoli personalizzati. Quando assegni l'accesso alle transazioni, gli utenti possono ottenere automaticamente l'accesso a elenchi come clienti e fornitori. Assicurarsi di selezionare quando si creano o si modificano i ruoli.
Clienti
È possibile:
- Visualizza, crea, modifica e rendi inattivo in base alle autorizzazioni a livello di azione.
- Visualizza la pagina dei clienti.
Non è possibile:
- Crea fatture o altre transazioni di vendita (sono necessarie autorizzazioni separate).
- Visualizza altri tipi di transazione in vendite o spese.
- Creare prospetti.
- Visualizzare o modificare i fornitori.
Fornitori
È possibile:
- Visualizza, crea, modifica e rendi inattivo in base alle autorizzazioni a livello di azione.
- Visualizza la pagina dei fornitori.
Non è possibile:
- Creare fatture di acquisto o altre transazioni di spesa (sono necessarie autorizzazioni separate).
- Visualizza altri tipi di transazione in vendite o spese.
- Visualizza e gestisci gli appaltatori.
- Visualizza o modifica i clienti.
È inoltre possibile assegnare agli elenchi autorizzazioni a livello di azione
Tutti gli accessi alla contabilità
È possibile:
- Accedi a tutte le transazioni bancarie. Questo ruolo consente inoltre di accedere a vendite, spese ed elenchi.
- Collega una banca o una carta di credito per importare le transazioni (solo se l'amministratore ha creato un conto nel piano dei conti).
- Crea una nuova regola e modifica quelle esistenti.
- Carica ed esporta le ricevute.
- Configura inoltro di ricevute.
- Visualizzare la cronologia conto (solo carte correnti, carte di risparmio e carte di credito).
- Aggiungere, abbinare e registrare le transazioni.
- Creare, modificare ed eliminare depositi bancari.
Non è possibile:
- Visualizza il piano dei conti.
- Modifica cronologia conto.
- Creare una registrazione a giornale.
- Visualizzare il registro di riconciliazione, il budget o il registro di controllo.
- Rettifica le rimanenze.
- Visualizza tutti i report.
Deposito bancario
È possibile:
- Visualizza, crea, copia, modifica o elimina depositi bancari.
- Ordinare gli assegni.
Non è possibile:
- Collega un conto bancario o una carta di credito.
- Visualizzare le transazioni bancarie.
- Visualizza e modifica la cronologia conto.
- Visualizza regole e ricevute.
- Accedi ad altre transazioni di vendita o di spesa.
Transazioni bancarie
È possibile:
- Accesso a tutte le transazioni bancarie. Questo ruolo consentirà inoltre di accedere a vendite, spese ed elenchi.
- Crea una nuova regola e modifica quelle esistenti.
- Visualizzare la cronologia conto (solo carte correnti, carte di risparmio e carte di credito).
- Aggiungere, abbinare e registrare le transazioni.
- Creare, modificare ed eliminare depositi bancari.
Non è possibile:
- Visualizza il piano dei conti.
- Collega una banca o una carta di credito per importare le transazioni.
- Modifica cronologia conto.
- Creare una registrazione a giornale.
- Visualizzare il registro di riconciliazione, il budget o il registro di controllo.
- Rettifica le rimanenze.
- Visualizza tutti i report.
Piano dei conti
È possibile:
- Consente di accedere alla pagina di riepilogo del piano dei conti.
- Visualizza, crea o modifica i conti a seconda delle autorizzazioni a livello di azione.
Non è possibile:
- Collega un conto bancario o una carta di credito.
- Riconcilia i conti.
- Cronologia conto.
- Accedi ad altre transazioni di vendita o di spesa.
Riconciliazione
È possibile:
- Riconcilia i conti.
- Visualizza la cronologia conto e il piano dei conti.
- Accedi alle transazioni di vendita e di spesa.
- Accedere a depositi bancari e trasferimenti o visualizzare le registrazioni contabili.
Non è possibile:
- Collega un conto bancario o una carta di credito.
Cronologia conto
È possibile:
- Visualizza la cronologia conto e il piano dei conti.
- Accedi alle transazioni di vendita e di spesa.
- Accedere a depositi bancari e trasferimenti o visualizzare le registrazioni contabili.
Non è possibile:
- Collega un conto bancario o una carta di credito.
- Riconcilia i conti.
È inoltre possibile assegnare autorizzazioni a livello di azione alle funzioni del piano dei conti.
I ruoli personalizzati ti consentono di assegnare autorizzazioni dettagliate a diversi report standard in QuickBooks Online, ad esempio:
- Gruppi di report a cui un utente può accedere in QuickBooks.
- A quali report specifici può accedere un utente in QuickBooks.
- Azioni che gli utenti possono eseguire con i report, ad esempio Solo visualizzazione o personalizzazione.
Informazioni più approfondite sulle autorizzazioni a livello di azione:
Visualizza
È possibile:
- Visualizzare la relazione.
- Filtra le date, esporta e pianifica i report.
Non è possibile:
- Modifica l'aspetto della relazione utilizzando le opzioni di raggruppamento e filtro.
- Modificare il contenuto della relazione utilizzando lo strumento di creazione di relazioni personalizzate.
- Crea nuovi report personalizzati da zero.
Personalizza
È possibile:
- Visualizzare la relazione.
- Modificare la relazione riordinando le colonne della relazione.
- Formattare i numeri nelle relazioni.
- Filtra i dati nei report.
- Ordina i dati nei report.
- Disporre i dati in relazioni di riepilogo.
- Salvare una relazione personalizzata creata personalizzando la relazione standard.
Non è possibile:
- Aggiungere nuove entità alla relazione.
- Aggiungi nuovi attributi alla relazione.
- Crea nuovi report personalizzati da zero con il generatore di report.
Combina l'accesso di visualizzazione e personalizzazione.
Nota:
Completo
- I ruoli personalizzati consentono agli utenti di gestire l'accesso solo ai report standard e non ai report personalizzati creati da altri utenti.
- Alcuni gruppi di relazioni e relazioni potrebbero non essere ancora disponibili per l'accesso personalizzato, pertanto le caselle di controllo per la gestione con ruoli personalizzati potrebbero non essere visualizzate.
- Se QuickBooks aggiunge nuove opzioni di rendicontazione, gli utenti del ruolo personalizzato non avranno accesso a meno che tu non lo fornisca loro. Ti avviseremo non appena saranno disponibili nuovi report.
I ruoli personalizzati ti consentono di attivare e configurare il monitoraggio del tempo per monitorare e fatturare ai clienti il numero di ore trascorse su un progetto o un'attività.
In questo modo è possibile monitorare anche i report relativi a dipendenti, clienti e ore non fatturate.
I ruoli personalizzati non possono essere salvati solo con l'accesso per la gestione dell'account. Selezionare almeno un altro tipo di accesso per questo ruolo.
Modificare le informazioni sulla società
Modificare nome, tipo, informazioni di contatto e indirizzo della società.
È possibile:
- Visualizza, crea, modifica ed elimina budget.
Non è possibile:
- Esegui qualsiasi report.
- Visualizza il piano dei conti.
Nota: al momento sono disponibili solo le autorizzazioni di accesso completo e di sola lettura come opzioni di assegnazione. Al momento non è possibile aggiungere autorizzazioni di accesso parziali.
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