Crea e invia ordini di acquisto

Scopri come creare ordini di acquisto e inviarli ai fornitori.

In QuickBooks Online, si dispone degli strumenti per eseguire tutte le parti del ciclo di vendita, compresi gli acquisti. È possibile creare ordini di acquisto (PO) direttamente ai fornitori e inviarli via e-mail quando si è pronti ad acquistare altri prodotti. Gli ordini di acquisto comunicano ai fornitori l'intenzione di effettuare un acquisto.

Negli ordini di acquisto è possibile immettere gli articoli specifici che si desidera acquistare e la quantità. Quando il fornitore accetta l'ordine di acquisto e accetta i termini indicati, è possibile aggiungerlo rapidamente a una transazione di spesa o fattura di acquisto in QuickBooks. In questo modo tutte le transazioni collegate e i tuoi conti saranno in pareggio.

Nota: è possibile personalizzare l'ordine di acquisto in base alle proprie esigenze. Basta selezionare le Impostazioni ⚙ , quindi seleziona Stili modulo personalizzati per modificare il modulo predefinito.

Gli ordini di acquisto sono disponibili solo in QuickBooks Online Plus e QuickBooks Online Advanced. Se necessario, puoi effettuare l'upgrade del tuo piano.

Passaggio 1: attiva la funzione dell'ordine di acquisto

Se non l'hai già fatto, attiva la funzione dell'ordine di acquisto:

1. Vai a Impostazioni e selezionareAccount e impostazioni.
2. Seleziona la schedaSpese.
3. Nella sezione Ordini di acquisto selezionare Modifica.
4. Attivare l'opzioneUtilizza ordini di acquisto .
5. Se lo si desidera, immettere fino a tre campi personalizzati e un messaggio predefinito per i fornitori. Sono facoltativi.
6. Selezionare Salva e quindi Fine.

Passaggio 2: crea e invia un ordine di acquisto

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Ordine di acquisto.
3. Dall'elenco a discesa Fornitore ▼ selezionare il fornitore.
4. Rivedere l'indirizzo postale.
5. Se i prodotti vengono spediti direttamente a un cliente, seleziona l'elenco a discesa Spedisci a ▼ e inserisci i dettagli in Spedisci via. Controlla l'indirizzo di spedizioneper assicurarti che sia corretto.
6. Immettere ladata dell'ordine di acquisto.
7. Se necessario, selezionaImpostazioni⚙nel modulo Ordine di acquisto , quindi nel pannelloScegli cosa utilizzare selezionare il collegamento per aggiungere i propri campi personalizzati.
8. Nella sezione Dettagli articolo immettere i prodotti che si desidera acquistare.
   Nota: è possibile aggiungere solo prodotti o servizi contrassegnati come "Ho acquistato questo prodotto/servizio da un fornitore". Ulteriori informazioni sulla modifica di prodotti e servizi.
9. Al termine, selezionaSalva e chiudi. In alternativa, se si è pronti per l'invio, selezionare Salva e invia.

Se si decide di inviare l'ordine di acquisto in un secondo momento, Vai a Tutte le app , seleziona Spese e fatture , quindi seleziona Transazioni di spesa ( Trasferiscimi ).. Individuare l'ordine di acquisto e selezionareInvia nella colonna Azione.

Passaggio 3: aggiorna lo stato di un ordine di acquisto e aggiungilo a una fattura di acquisto

Quando si crea un ordine di acquisto, lo stato èAperto. Una volta che il fornitore accetta l'ordine di acquisto, è possibile aggiungerlo a una spesa o fattura di acquisto per ufficializzare la transazione.

Attenersi alla seguente procedura peraggiungere ordini di acquisto a spese o fatture di acquisto. QuickBooks modifica automaticamente lo stato inChiuso.

Passaggio 4: visualizza gli ordini di acquisto aperti

1. Vai a Relazioni e seleziona Report standard ( Portami sul sito ).
2. Cercare ed eseguire report Elenco ordini di acquisto aperti , Dettaglio ordini di acquisto aperti , Dettaglio acquisti per prodotto/servizio oDettaglio acquisti per fornitore .