Creare e inviare proposte

Scopri come creare, personalizzare, visualizzare in anteprima e inviare proposte professionali ai tuoi clienti direttamente da QuickBooks Online. Usa il Generatore di proposte per creare una proposta con il tuo marchio, aggiungere diversi elementi di contenuto, collegare un preventivo e inviarlo via e-mail per la firma elettronica. In questo modo è possibile delineare chiaramente i servizi e i termini prima dell'inizio dei lavori.

Passaggio 1: crea una proposta

Per creare una proposta, attenersi alla seguente procedura:

Passaggio 2: personalizzare la proposta

Puoi personalizzare la proposta con diversi elementi. Ecco cosa devi sapere: 

• Elementi predefiniti:
  • Intestazione: include le informazioni sulla società.
  • Dettagli proposta: include le informazioni sul cliente, la data della proposta e il numero della proposta.
  • Testo: descrive la proposta.
  • Firma elettronica: consente al cliente di firmare e accettare la proposta.
• Elementi obbligatori : l'elemento di intestazione è obbligatorio e non può essere spostato.
• Limiti degli elementi: è possibile includere un elemento Dettagli proposta e un elemento Firma elettronica in un'unica proposta. È possibile includere tutti gli elementi di testo, immagine, divisore o distanziatore necessari.

Per personalizzare la proposta, attenersi alla seguente procedura:

1. Dal generatore di proposte, seleziona un elemento per modificarne il contenuto.
2. (Facoltativo) Per aggiungere un nuovo elemento alla proposta, seleziona Aggiungi elemento, quindi seleziona Testo, Immagine, Divisoreo Distanziatore in base alle tue esigenze.
3. Seleziona la scheda Progettazione , quindi scegli le impostazioni di stile per la proposta nelle sezioni Testo , Colori e Stili di base . Se si dispone di un kit del marchio configurato conQuickBooks , imposteremo il logo, i caratteri, i colori e gli stili come predefiniti in modo che corrispondano al tuo brand.

Gestisci gli elementi

Attenersi alla seguente procedura per spostare, duplicare, copiare o eliminare un elemento nello strumento di creazione proposta:

• Per spostare un elemento, selezionalo, quindi seleziona l'icona con la freccia su o l'icona con la freccia giù.
  Nota: gli elementi Intestazione e Dettagli proposta non possono essere spostati.
• Per duplicare un elemento, selezionalo, quindi seleziona l'icona con i tre punti . Quindi, seleziona Duplica blocco.
• Per copiare un elemento, selezionalo, quindi seleziona l'icona con i tre punti . Quindi, seleziona Copia blocco .
• Per eliminare un elemento, selezionarlo, quindi selezionare l'icona di eliminazione .

Aprire una proposta collegata dal preventivo

Dopo aver collegato un preventivo, è possibile visualizzare la proposta a partire dal preventivo in due modi:

• Nella pagina Preventivi selezionare l'icona freccia accanto al preventivo, quindi selezionare Visualizza proposta. Se il preventivo non è ancora collegato a una proposta, verrà visualizzato Crea proposta. Selezionalo per avviare una nuova proposta con il preventivo già aggiunto.
• Individuare la proposta collegata nel tracciamento attività all'interno del preventivo stesso. Selezionare la freccia giù , quindi selezionare Visualizza proposta.

Cosa avviene quando si collega un preventivo?

• Il cliente visualizzerà sempre il preventivo corrente. La proposta non ne conserva una copia. Se modifichi il preventivo dopo aver inviato la proposta, il cliente vedrà l'aggiornamento alla successiva apertura della proposta.
• Le modifiche alle tariffe possono reimpostare una firma elettronica. Se per il preventivo è necessaria la firma elettronica, modificando il prezzo, le voci o il versamento del preventivo viene reimpostato su In sospeso. Il cliente o il lead deve firmare il preventivo aggiornato. Maggiori informazioni in Richiedi firma elettronica su un preventivo.
• Gli stati rimangono sincronizzati. Quando il cliente o il lead accetta o rifiuta la proposta, il preventivo collegato viene contrassegnato come Accettato o Rifiutato entro pochi minuti. Se il preventivo include una richiesta di deposito, viene contrassegnato come Accettata una volta versato il deposito. Se accetta direttamente il preventivo, una proposta collegata ancora in sospeso è contrassegnata come accettata.
• La rimozione del preventivo non comporta l'eliminazione. Se si elimina l'elemento Preventivo, il preventivo rimarrà nella pagina Preventivi come In sospeso e non verrà inviato con la proposta. Puoi inviarla singolarmente o aggiungerla a un'altra proposta.

Passaggio 3: visualizza l'anteprima della proposta

Prima di inviare la proposta, è possibile visualizzarla in anteprima in tre modi:

• Vista Desktop
• Vista mobile
• Vista PDF

Per visualizzare in anteprima la proposta dallo strumento di creazione della proposta, seleziona Anteprima, quindi seleziona Desktop, Mobileo PDF.

Passaggio 4: invia la proposta

Quando la proposta è pronta, è possibile inviarla via e-mail al cliente. Per condividere la proposta con un collegamento diretto, selezionare Altre azioni , seleziona Condividi link alla proposta, quindi segui i passaggi per condividere la proposta.

Di seguito sono riportati alcuni dettagli importanti sulle e-mail di proposta:

• E-mail transazionale: le proposte sono considerate e-mail transazionali. Ciò significa che puoi inviarli ai clienti senza il consenso del marketing.
• Indirizzo e-mail mittente: il campo Indirizzo e-mail mittente deve includere un indirizzo e-mail verificato.
• Piè di pagina obbligatorio : per motivi di conformità, l'e-mail di proposta include un piè di pagina obbligatorio. Questo non può essere modificato o rimosso.
• Pulsante obbligatorio: l'e-mail di proposta include un pulsante Visualizza proposta che collega i clienti alla proposta. Questo non può essere modificato o rimosso.

Per inviare la proposta, attenersi alla seguente procedura:

1. Dal generatore di proposte, seleziona Continua con l'invio .
2. Rivedere o modificare le impostazioni di invio .
3. Quando si è pronti per inviare la proposta, selezionare Invia .

Dopo aver inviato la proposta al cliente, monitorarne lo stato nella pagina Proposte .

Procedura per il cliente

Dopo aver ricevuto la proposta, il cliente potrà procedere come segue per approvarla:

1. Nell'e-mail di proposta selezionare il collegamento Visualizza proposta .
2. Selezionare Firma proposta.
3. Compilare il campo Nome legale completo .
4. Seleziona Firma.
5. Seleziona Accetta proposta.

Se non desidera approvare la proposta, può selezionare Rifiuta, quindi selezionare Rifiuta proposta per confermare.

Se per il preventivo collegato è presente una richiesta di versamento, al cliente o al lead verrà richiesto di pagarla dopo l'accettazione.

Utilizzare un modello di proposta

Se invii spesso proposte simili, risparmia tempo con un modello. I modelli sono disponibili nella pagina Proposte, nella scheda Modelli. Ecco cosa puoi fare:

• Per creare un modello, selezionare la scheda Modelli, quindi selezionare Crea modello.
• Per salvare una proposta come modello, aprirla nel Generatore di proposte, selezionare Altre azioni, quindi selezionare Salva come modello.
• Per inviare una proposta da un modello, selezionare il modello nella scheda Modelli, quindi selezionare Utilizza modello. Quindi scegli il tuo cliente o lead.

Passaggi successivi

Le proposte ti aiutano a presentare il tuo lavoro e ad aggiudicarti il posto. Dopo l'accettazione da parte del cliente, è possibile convertire il preventivo collegato in una fattura per fatturare il lavoro. L'eventuale deposito già versato viene applicato automaticamente alla fattura. Quando pagano la fattura tramite QuickBooks, i tuoi libri contabili vengono aggiornati con il pagamento, quindi non c'è nulla che corrisponda a mano.

Per ottenere il massimo dalle proposte:

• Configura il preventivo da collegare. È possibile richiedere un deposito del cliente sul preventivo e richiedere una firma elettronica sul preventivo.
• Converti il preventivo in una fattura dopo l'accettazione da parte del cliente. Scopri come convertire un preventivo in una fattura.
• Consenti al cliente di pagare la fattura online. Attiva i pagamenti online in modo che possano pagare con carta o bonifico bancario direttamente dalla fattura. Scopri come accettare ed elaborare pagamenti in QuickBooks Online.