QuickBooks HelpQuickBooksHelpIntuit

Collega WooCommerce a QuickBooks Online con QuickBooks Connector (OneSaas)

by Intuit• Updated 2 weeks ago

Scopri come collegare WooCommerce a QuickBooks Online con QuickBooks Connector (OneSaas).

QuickBooks Connector ti consente di collegare WooCommerce e QuickBooks Online in pochi minuti. Ti mostreremo come procedere.

Passaggio 1: collega WooCommerce e QuickBooks Online a QuickBooks Connector

Se non l'hai ancora fatto, collega WooCommerce e QuickBooks Online a QuickBooks Connector.

Seleziona la scheda Gestisci .

Passaggio 2: configura WooCommerce e QuickBooks Online

Nota: se desideri collegare una terza app, devi configurarla durante il processo.

Prima di configurare i flussi di lavoro, è necessario configurare le opzioni di sincronizzazione:

  • Fuso orario del conto
  • Data di inizio integrazioni
  • Opzioni del report di sincronizzazione e-mail

Passaggio 3: configurare flussi di lavoro facoltativi

Di seguito vengono visualizzati tre flussi di lavoro facoltativi e le relative operazioni.

  • Le vendite di WooCommerce verranno inviate a QuickBooks Online.
  • I tuoi prodotti da WooCommerce verranno inviati a QuickBooks Online.
  • Se attivi l'inventario in QuickBooks Online, QuickBooks Connector potrà leggere queste informazioni e aggiornare WooCommerce.
  1. Seleziona il primo flusso di lavoro per sincronizzare gli ordini WooCommerce con QuickBooks Online.
  2. Seleziona gli stati degli ordini di WooCommerce, quindi l'app recupererà le vendite per sincronizzarle nel tuo sistema contabile.

Nota: a seconda della natura dell'attività, puoi sincronizzare le vendite anche nella sezione Pagamento in sospeso o in altri stati.

  1. Seleziona la modalità di visualizzazione degli ordini WooCommerce nel tuo sistema contabile. Nel caso di QuickBooks Online, scegliere se inviare gli ordini WooCommerce a QuickBooks Online come fatture di vendita o ricevute di vendita.
  2. In Prodotto predefinito e Opzioni avanzate, è possibile configurare quanto segue:
Prefisso numero ordineIl prefisso immesso qui viene aggiunto a tutti gli ordini recuperati da WooCommerce.
Ad esempio, se su WooCommerce è presente l'ordine "1234" e si aggiunge il prefisso "Woo" nella configurazione, l'ordine verrà recuperato in QuickBooks Connector con il numero ordine "Woo1234". Quindi viene inviato di conseguenza a QuickBooks Online.
Utilizza articolo di spedizioneÈ possibile che sulle vendite vengano addebitate ai clienti spese di spedizione aggiuntive. In questo caso, l'integrazione può consentire di specificare un "Articolo" dedicato a cui assegnare queste spese di spedizione.
Ciò ti consentirà di monitorare facilmente i ricavi generati dalle spese di spedizione. Ecco come funziona.
Prodotto scontatoAnalogamente all'opzione Articolo da spedire, puoi specificare uno sconto dedicato "Articolo" in modo da poter monitorare gli sconti sulle vendite.
Cliente originario/organizzazione del cliente/cliente generico di vendita onlineLa maggior parte dei sistemi contabili richiede di specificare un record cliente al momento della creazione di una fattura di vendita. Questa particolare opzione consente di scegliere la natura del record cliente in fase di creazione.
L'opzione predefinita è Cliente originale. Tuttavia, se i tuoi clienti WooCommerce specificano il nome di una società e preferisci che questo venga visualizzato nel tuo sistema contabile, puoi optare per l'opzione Organizzazione cliente .
In alternativa, se si desidera impedire la creazione di record cliente all'interno del sistema contabile, è possibile selezionare l'opzione Cliente generico con vendita online . Ciò significa che tutte le vendite verranno sincronizzate con il sistema contabile rispetto a un record cliente "WooCommerce" generico.
Ulteriori informazioni sul funzionamento sono disponibili qui.
Numeri di fattura automaticiQuesta opzione ti consente di ignorare completamente il numero d'ordine di WooCommerce e di utilizzare la convenzione di numerazione sequenziale all'interno del tuo sistema contabile.
Assegna vendite a classe/Assegna vendite a localitàQueste due opzioni consentono di scegliere una classe o una sede predefinita all'interno di QuickBooks Online.
Si tratta di un'opzione esclusiva di QuickBooks Online disponibile solo se le classi o le sedi sono state configurate all'interno del file società.
  1. (Facoltativo) Se si desidera che le note di credito generate in QuickBooks Online quando un ordine viene rimborsato o annullato su WooCommerce, è possibile selezionare Crea note di credito in QuickBooks Online.

Nota: seleziona lo stato Rimborsato e Parzialmente rimborsato nel filtro dell'ordine se desideri sincronizzare le note di credito con l'app di contabilità.

  1. Abbina i prodotti WooCommerce a QuickBooks Online. Affinché le vendite si integrino correttamente con il tuo sistema contabile, ci aspettiamo che tutti i tuoi articoli WooCommerce siano impostati con SKU univoche.

Nota: con le integrazioni di QuickBooks Online, sono disponibili due opzioni di corrispondenza dei prodotti:

  • Nome: il campo SKU del prodotto di WooCommerce viene associato al campo del nome del prodotto in QuickBooks Online.
  • SKU - Il campo SKU del prodotto da WooCommerce viene fatto corrispondere al campo SKU del prodotto su QuickBooks Online.
  1. Successivamente verrà visualizzata la pagina di configurazione dell'imposta. Qui, per ogni imposta creata su WooCommerce, è necessario selezionare il codice d'imposta corrispondente in QuickBooks Online. Ulteriori informazioni sulla configurazione delle imposte.

Nota: se l'impostazione dell'imposta sulle vendite è disabilitata nell'account QuickBooks Online o se l'imposta sulle vendite automatica è attiva (solo versione QuickBooks per gli Stati Uniti), puoi saltare questo passaggio.

  1. Se desideri che QuickBooks Connector aggiunga nuove voci in QuickBooks Online, seleziona Crea nuove voci in QuickBooks Online. Sarà necessario selezionare i conti entrate e uscite da utilizzare per gli articoli non presenti a magazzino.

Nota: per la configurazione degli articoli con inventario, QuickBooks Connector può assegnare il conto COGS per i prodotti solo al momento della creazione, ma non sincronizzerà il prezzo COGS dei prodotti. Scopri di più sulle integrazioni degli articoli.

  1. Le impostazioni di configurazione dei pagamenti ti permetteranno di scegliere se registrare i dati di pagamento da WooCommerce rispetto alle vendite all'interno di QuickBooks Online.

Per associare metodi di pagamento diversi a conti di compensazione diversi, è possibile farlo tramite le impostazioni delle Opzioni avanzate. Scopri come funziona.

Nota: in caso di dubbi sui conti di compensazione da utilizzare, consultare il proprio contabile. Assicurati di selezionare Salva una volta che sei soddisfatto delle modifiche.

Alcuni utenti preferiscono avere da creare solo gli articoli utilizzati nelle vendite effettive, mentre altri preferiscono prendere tutti gli articoli di WooCommerce e inviarli tramite.

Se si desidera che prodotti diversi abbiano conti entrate/uscite diversi, sarà necessario configurarli tutti all'interno del sistema contabile dopo la creazione degli articoli da parte dell'app.

Assicurati di selezionare Salva una volta che sei soddisfatto delle modifiche. Scopri come funziona.

Se desideri inviare i dati sul livello delle scorte da QuickBooks Online ai prodotti WooCommerce, seleziona e abilita la casella di controllo Quando i livelli delle scorte vengono aggiornati in QuickBooks Online, aggiorna i livelli delle scorte in WooCommerce . Quindi selezionare Salva.

Questa opzione deve essere abilitata solo se i livelli di inventario sono stati configurati in QuickBooks Online prima dell'integrazione. Altrimenti, rischierai di spazzare via i livelli delle scorte di WooCommerce. Ulteriori informazioni sul processo di controllo dell'inventario.

Passaggio 4: sincronizza i dati tra le tue app

È ora possibile sincronizzare i dati tra le app. Quando attivi la sincronizzazione automatica, il tuo account dovrebbe essere sincronizzato ogni ora, ma puoi configurare una sincronizzazione manuale in qualsiasi momento. Seleziona Sincronizza ora dalle Opzioni di sincronizzazione della scheda Gestisci .

QuickBooks Online AdvancedQuickBooks Online EssentialsQuickBooks Online PlusQuickBooks Online Simple Start

Sign in now for personalized help

See articles customized for your product and join our large community of QuickBooks users.