Crea e invia stime in QuickBooks Online

Passaggio 1: crea un preventivo

Durante la creazione di un preventivo, è possibile personalizzarlo in modo da visualizzare solo gli elementi che si desidera far visualizzare al cliente. Per creare e personalizzare un nuovo preventivo, procedi nel seguente modo:

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Preventivo.
3. Seleziona Aggiungi cliente. Quindi seleziona un cliente dall'elenco a discesa ▼. In alternativa, per aggiungere un nuovo cliente, seleziona + Aggiungi nuovo, immetti le informazioni sul cliente e seleziona Salva.
4. Seleziona l'elenco a discesa ▼ nel campo Prodotto/servizio e aggiungi i prodotti o i servizi al preventivo. In alternativa, per aggiungere un nuovo prodotto o servizio, seleziona + Aggiungi nuovo, immetti le informazioni relative al prodotto o servizio e seleziona Salva. 
5. Se hai salvato un'aliquota per il tuo prodotto o servizio, questa verrà visualizzata automaticamente nella colonna Importo . Aggiungi o rettifica la quantità o l'importo secondo necessità. 
6. Lo stato predefinito di un nuovo preventivo è In sospeso. Se è necessario modificare lo stato, selezionare l'elenco a discesa In sospeso ▼ e scegliere uno stato diverso. 
7. Per personalizzare il preventivo, seleziona ⚙ Gestisci e seleziona l'elenco a discesa▼ sulla sezione da personalizzare. Quindi, scegliere le informazioni da visualizzare sul modulo attivando o disattivando le opzioni presenti in ogni sezione. Man mano che si apportano modifiche, sul modulo viene visualizzata un'anteprima.
8. Quando è tutto pronto, seleziona Salva.
9. Per inviare il preventivo tramite e-mail al cliente, selezionare Rivedi e invia. Quindi, se necessario, modifica il messaggio e-mail e seleziona Invia preventivo.

Passaggio 2: aggiorna lo stato di un preventivo

Quando invii un preventivo via e-mail al cliente e questi accetta o rifiuta il preventivo direttamente nell'e-mail, QuickBooks aggiorna automaticamente lo stato del preventivo. 

In alternativa, procedi nel seguente modo per aggiornare manualmente lo stato del preventivo:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Trova il preventivo.
3. Nella colonna Azione , seleziona l'elenco a discesa▼, quindi Aggiorna stato.
4. Seleziona Accettato o un altro stato. Quindi selezionare OK.

Suggerimento: i preventivi sono transazioni non pubblicate. Non influiranno sui libri contabili fino a quando non convertirai il preventivo in fattura.

Passaggio 3: converti un preventivo in fattura

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2.  Trova il preventivo.
3.  Nella colonnaAzioneselezionareConverti in fattura.
4.  Apportare le modifiche necessarie alla fattura.
5.  Se è necessario personalizzare i campi della fattura, selezionare⚙ Gestiscie seleziona l'elenco a discesa▼ sulla sezione da personalizzare. Quindi, attivare o disattivare le opzioni per modificare ciò che viene visualizzato sulla fattura. Man mano che si apportano modifiche, sul modulo viene visualizzata un'anteprima.
6.  Quando è tutto pronto, selezionaSalvaper salvare la fattura, oppure selezionaRivedi e inviaper e-mail la fattura al cliente.

Rivedi i preventivi aperti

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Individuare il preventivo. Suggerimento: è possibile ordinare la modalità di visualizzazione dei preventivi selezionando le intestazioni delle colonne data, numero, cliente, totale o stato.

È inoltre possibile eseguire una relazione per ottenere maggiori dettagli:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Cercare e aprire la relazioneStime per cliente.
3. Seleziona l'intervallo di date e selezionaEsegui report.

In questo modo vengono forniti il nome del cliente, il numero del preventivo, lo stato e l'importo.

Eliminare un preventivo

Se il cliente decide di non volere che tu svolga il lavoro, è meglio modificare lo stato del preventivo in Rifiutato piuttosto che eliminarlo. (Vedere Passaggio 2: aggiornare lo stato di un preventivo). In questo modo viene conservata una registrazione della stima sui conti per una buona contabilità.

Tuttavia, se un preventivo è stato creato per errore, è sufficiente eliminarlo:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Trova il preventivo.
3. Nella colonna Azione selezionare l'elenco a discesa ▼ e quindi selezionare Elimina.
4. Seleziona Elimina per confermare.

Passaggio 1: crea un preventivo

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Preventivo.
3. Selezionare un cliente dall'elenco a discesa Cliente .
4. Se il lavoro è già iniziato, seleziona uno stato dall'elenco a discesa In sospeso ▼. Questa operazione è facoltativa.
5. Impostare la Data preventivo e la Data di scadenzafacoltativa .
6. Immetti i prodotti o servizi che prevedi di vendere.
7. Immetti tutte le altre informazioni necessarie.
8. Quando è tutto pronto, seleziona Salva.

Passaggio 2: aggiorna lo stato di un preventivo

Quando il cliente accetta il lavoro o decide di non voler continuare, aggiorna lo stato del preventivo. In questo modo i tuoi conti saranno sempre aggiornati e precisi:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Trova il preventivo.
3. Nella colonna Azione , seleziona l'elenco a discesa▼ e quindi Aggiorna stato.
4. Seleziona Accettato o un altro stato. Quindi selezionare OK.

Suggerimento: i preventivi sono transazioni non pubblicate. Non influiranno sui libri contabili fino a quando non convertirai il preventivo in fattura.

Passaggio 3: converti un preventivo in fattura

Convertire il preventivo in una fattura in modo da poter fatturare al cliente:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Trova il preventivo.
3. Nella colonna Azione selezionare Converti in fattura.
4. Se la fatturazione parziale è attiva, scegli l'importo da fatturare: (salta questo passaggio se non si utilizza la fatturazione parziale)
   • Per creare una fattura per l'intero importo della stima, seleziona Totale rimanente di tutte le righe. Quindi seleziona Crea fattura.
   • In alternativa, per creare una fattura solo per una parte del preventivo, è possibile selezionare l'opzione per immettere una percentuale su ogni riga o l'opzione per immettere un importo personalizzato. Quindi seleziona Crea fattura.
5. Apportare eventuali modifiche alla fattura, quindi selezionare Salva e invia, o Salva e chiudi.

Aggiungi una stima a una fattura esistente

Invece di convertire i preventivi, puoi anche aggiungerli a fatture esistenti:

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Fattura.
3. Selezionare il cliente dall'elenco a discesa Cliente . Verrà visualizzata la finestra Aggiungi a fattura.
4. Nella finestra Aggiungi a fattura selezionare Aggiungi a ogni preventivo da aggiungere alla fattura.
5. Se la fatturazione parziale è attiva, scegli l'importo da fatturare (salta questo passaggio se non hai la fatturazione parziale):
   1. Per creare una fattura per l'intero importo della stima, seleziona Totale di tutte le righe della stima. Quindi seleziona Copia in fattura.
   2. In alternativa, per creare una fattura solo per una parte del preventivo, è possibile selezionare l'opzione per immettere una percentuale su ogni riga o l'opzione per immettere un importo personalizzato. Quindi seleziona Copia in fattura.
6. Apportare eventuali aggiornamenti o modifiche alla fattura. Quindi selezionare Salva.

Suggerimento: se sono presenti più preventivi aperti per un cliente, è possibile aggiungerli tutti contemporaneamente. Tuttavia, il cliente potrebbe preferire fatture separate per ciascuna di esse.

Rivedi i preventivi aperti

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Seleziona l'elenco a discesa Filtro ▼.
3. Nell'elenco a discesa Tipo selezionare Preventivi.
4. Individuare il preventivo.

È inoltre possibile eseguire una relazione per ottenere maggiori dettagli:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Cercare e aprire la relazione Stime per cliente .
3. Seleziona l'intervallo di date e seleziona Esegui report.

In questo modo vengono forniti il nome del cliente, il numero del preventivo, lo stato e l'importo.

Eliminare un preventivo

Se un cliente decide di non volere più che tu lavori, è meglio aggiornare lo stato del preventivo su Chiuso piuttosto che eliminarlo. (Vedere Passaggio 2: aggiornare lo stato di un preventivo). In questo modo i record sui tuoi conti vengono mantenuti per una buona contabilità.

Tuttavia, se un preventivo è stato creato per errore, è sufficiente eliminarlo:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Trova il preventivo.
3. Nella colonna Azione selezionare l'elenco a discesa ▼ e quindi selezionare Elimina.
4. Seleziona Elimina per confermare.