Crea e invia stime

Scopri come eseguire la configurazione stime in QuickBooks Online.

Crea un preventivo quando si desidera presentare al cliente un preventivo, un'offerta o una proposta per un'attività che si intende eseguire. Il modulo ha l'aspetto di una fattura, ma invece di eseguire l'addebito al cliente, devi fornire informazioni sulla tua proposta e su quanto può aspettarsi di pagare. Quindi, quando il lavoro è terminato e si è pronti per emettere la fattura al cliente, è possibile convertire il preventivo in una fattura in modo da non doverla inserire due volte.

Crea un preventivo e convertirlo in fattura

Passaggio 1: crea un preventivo

Durante la creazione un preventivo, è possibile personalizzarlo in modo che visualizzi solo gli elementi desiderati dai clienti. Ecco come creare e personalizzare una nuova preventivo:

1. Selezionare + Nuovo o + Crea.
2. Selezionare Preventivo.
3. Selezionare + Aggiungi cliente. Quindi seleziona un cliente dall'elenco a discesa ▼. In alternativa, per aggiungere un nuovo cliente, seleziona +Aggiungi nuovo, immetti le informazioni sul cliente e seleziona Salva e chiudi.
4. Seleziona l'elenco a discesa ▼ nel campo Prodotto o servizio e aggiungi i prodotti o i servizi al preventivo. In alternativa, per aggiungere un nuovo prodotto o servizio, seleziona + Aggiungi nuovo, immetti le informazioni relative al prodotto o servizio e seleziona Salva e chiudi. 
5. Se hai salvato un'aliquota per il tuo prodotto o servizio, questa verrà visualizzata automaticamente nella colonna Importo . Aggiungi o rettifica la quantità o l'importo secondo necessità. 
6. Lo stato predefinito di un nuovo preventivo è "In sospeso". Se è necessario modificare lo stato, selezionare ⚙ Gestisci, quindi seleziona l'elenco a discesa In sospeso ▼ e scegli uno stato diverso.
7. Per personalizzare il preventivo, seleziona ⚙ Gestisci. Quindi, seleziona l'elenco a discesa▼ della sezione che desideri personalizzare per espandere i dettagli. Scegli le informazioni da visualizzare sul modulo, quindi attiva o disattiva le opzioni presenti in ogni sezione.
   Nota: quando si apportano modifiche, sul modulo viene visualizzata un'anteprima.
8. Quando è tutto pronto, seleziona Salva.
9. Per inviare il preventivo tramite e-mail al cliente, selezionare Rivedi e invia. Quindi, se necessario, modifica il messaggio e-mail e seleziona Invia preventivo.

Passaggio 2: aggiorna un preventivoLo stato di

Quando si invia un'e-mail al cliente un preventivo e accettano o rifiutano il preventivo direttamente dall'e-mail, QuickBooks aggiorna automaticamente lo stato del preventivo per te.

In alternativa, procedi nel seguente modo per aggiornare manualmente lo stato di preventivo:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Trova il preventivo.
3. Nella colonna Azione , seleziona l'elenco a discesa▼, quindi Aggiorna stato.
4. Seleziona Accettato o un altro stato. Quindi selezionare OK.

Suggerimento: il stime sono transazioni non pubblicate. Non influiranno sui libri contabili fino a quando non convertirai il preventivo in una fattura.

Passaggio 3: converti un preventivo in una fattura

1.  Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2.  Trova il preventivo.
3.  Nella colonna Azione , seleziona l'elenco a discesa▼, quindi seleziona Converti in fattura.
4. Seleziona l'opzione da Quanto vuoi fatturare? finestra, quindi selezionare Crea fattura.
5.  Apportare le modifiche necessarie alla fattura.
6.  Se è necessario personalizzare i campi della fattura, selezionare ⚙ Gestisci e seleziona l'elenco a discesa▼ sulla sezione da personalizzare. Quindi, attivare o disattivare le opzioni per modificare ciò che viene visualizzato sulla fattura. Man mano che si apportano modifiche, sul modulo viene visualizzata un'anteprima.
7. Quando è tutto pronto, seleziona Salva per salvare la fattura, oppure seleziona Rivedi e invia per e-mail la fattura al cliente.

Revisione aperta stime

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Individuare il preventivo. Suggerimento: è possibile ordinare la modalità di visualizzazione dei preventivi selezionando le intestazioni delle colonne data, numero, cliente, totale o stato.

È inoltre possibile eseguire una relazione per ottenere maggiori dettagli:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Cercare e aprire la relazione Stime per cliente .
3. Seleziona l'intervallo di date.

Verrà visualizzato il nome del cliente, il preventivo numero, lo stato e il numero della fattura se è stata convertita.

Elimina un preventivo

Se il cliente decide di non volere che sia l'utente a occuparsene, è meglio modificare l' preventivo stato su Rifiutato anziché eliminarlo. (Vedi Passaggio 2: aggiornamento un preventivostato di.) In questo modo viene conservata una registrazione di preventivo sui tuoi conti per una buona contabilità.

Tuttavia, se hai creato un preventivo per errore, è sufficiente eliminarlo:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Trova il preventivo.
3. Nella colonna Azione selezionare l'elenco a discesa ▼ e quindi selezionare Elimina.
4. Seleziona Elimina per confermare.