Integra Squarespace e QuickBooks Online utilizzando OneSaas

Collega i sistemi che desideri integrare. Sono disponibili guide su come collegare tutti i sistemi qui.

Per questo esempio, collegheremo Squarespace a QuickBooks Online. Seleziona Gestisci per procedere.

Il processo di configurazione riportato di seguito ti mostrerà varie opzioni per far funzionare l'integrazione Squarespace-QuickBooks Online . È previsto che l'utente disponga di alcune conoscenze contabili di base per assicurarsi che le impostazioni di integrazione siano personalizzate in base alle proprie pratiche aziendali e contabili.

In caso di domande, è possibile contattare il team di supporto in qualsiasi momento.

1. Configurare le opzioni di sincronizzazione prima di iniziare a configurare i flussi di lavoro. Sarà necessario configurare quanto segue:
   • Fuso orario dell'account
   • Data di inizio integrazioni
   • Opzioni del contenitore di sincronizzazione e-mail
     Verrà visualizzato un elenco dei principali flussi di lavoro. Sono tutti facoltativi, quindi assicurati di leggerli attentamente. In generale, la sincronizzazione consente quanto segue:
     • Le vendite da Squarespace verranno inviate a QuickBooks Online.
     • I prodotti da Squarespace verranno inviati a QuickBooks Online.
     • Se hai attivato l'inventario su QuickBooks, QuickBooks Connector può leggere queste informazioni e aggiornare Squarespace.
2. Avvia il processo di configurazione selezionando il primo flusso di lavoro per sincronizzare gli ordini Squarespace in QuickBooks Online.
   Queste impostazioni di configurazione aiuteranno a determinare alcuni comportamenti di base dell'integrazione:
   1. Seleziona gli stati dell'ordine Squarespace da cui l'app recupererà le vendite da sincronizzare QuickBooks Online. A seconda della natura dell'attività, sincronizzare le vendite anche negli stati In sospeso o Eseguito .
   2. Seleziona la modalità di visualizzazione degli ordini Squarespace in QuickBooks Online. Nel caso di QuickBooks Online, scegli se vuoi che gli ordini Squarespace vengano inviati a QuickBooks Online come fatture di vendita o ricevute di vendita. Seleziona l'opzione appropriata per la tua azienda.
      
3. Sono disponibili impostazioni avanzate denominate Prodotto predefinito e Opzioni avanzate.
   • Prefisso numero ordine: il prefisso immesso qui viene aggiunto a tutti gli ordini recuperati dal tuo account Squarespace. Ad esempio, se hai l'ordine "1234" in Squarespace e aggiungi il prefisso "SQ-" nella configurazione, l'ordine verrà recuperato in QuickBooks Connector con il numero d'ordine "SQ-1234" e inviato all'indirizzo QuickBooks di conseguenza.
   • Utilizza articolo di spedizione - È possibile che sulle vendite vengano addebitate ai clienti spese di spedizione aggiuntive. In questo caso, l'integrazione può consentire di specificare una voce dedicata a cui assegnare le spese di spedizione. Ciò ti consentirà di monitorare facilmente i ricavi generati dalle spese di spedizione. Ulteriori informazioni sul funzionamento sono disponibili qui.
   • Prodotto in sconto - Analogamente all'opzione articolo di spedizione sopra, puoi specificare un articolo scontato dedicato in modo da poter monitorare gli sconti sulle vendite.
   • Prodotto con carta regalo - Analogamente alle opzioni di spedizione e di sconto sopra indicate, è possibile specificare una carta regalo dedicata in modo da poter monitorare le vendite della carta regalo.
   • Cliente originario/Organizzazione del cliente/Cliente generico di vendita online - La maggior parte dei sistemi contabili richiede che venga specificato un record cliente quando viene creata una fattura di vendita. Questa particolare opzione consente di scegliere la natura del record cliente in fase di creazione. L'opzione predefinita è Cliente originale. Tuttavia, se i tuoi clienti Squarespace specificano il nome di un'azienda e preferisci che questo venga visualizzato all'interno del tuo sistema contabile, puoi optare per l'opzione Organizzazione cliente .
     
     In alternativa, se desideri evitare che i record dei clienti vengano creati all'interno del tuo sistema contabile, puoi selezionare l'opzione Vendita online generica per cliente , il che significa che tutte le vendite verranno sincronizzate con il tuo sistema contabile rispetto a un record cliente Squarespace generico.
     Ulteriori informazioni sul funzionamento di.
   • Numeri automatici delle fatture : questa opzione ti consente di ignorare completamente il numero dell'ordine Squarespace e utilizzare la convenzione di numerazione sequenziale all'interno del tuo sistema contabile.
   • Assegna vendite a classe/Assegna vendite a località - Queste due opzioni consentono di scegliere una classe o una località predefinita all'interno di QuickBooks Online sistema. Questa è un'opzione esclusiva per QuickBooks Onlinee solo se Classi o Sedi sono state configurate all'interno del QuickBooks file società.
   • Scostamento Scadenza - Se alle transazioni non è presente una data di scadenza, verrà assegnata una data di scadenza. Viene calcolato utilizzando la data della transazione e la compensazione della scadenza. Se non viene impostata, la data della transazione viene utilizzata come data di scadenza.
     
4. Abilitare l'opzione per creare note di credito in QuickBooks se prevedi di sincronizzare gli ordini rimborsati da Squarespace.
   
   • Il conto da cui viene rimborsato il pagamento -Selezionare il conto da cui si desidera che QuickBooks Connector estragga il pagamento rimborsato QuickBooks.
   • Prefisso numero di rimborso : consente di aggiungere il prefisso del numero della nota di credito preferito. QuickBooks Connector aggiungerà le nuove note di credito create in QuickBooks.
   • Prodotto con rimborso parziale: prodotto utilizzato per rimborsi di importi parziali.
     
5. Abbina i prodotti Squarespace a QuickBooks Online. Affinché le vendite si integrino correttamente con il tuo sistema contabile, ci aspettiamo che tutti gli articoli Squarespace siano configurati con SKU univoche.
   
   Nota: con QuickBooks Online integrazioni, sono disponibili due opzioni per la corrispondenza dei prodotti:
   • Nome: corrisponde al campo SKU del prodotto da Squarespace nel campo NOME del prodotto in QuickBooks Online.
   • SKU - Corrispondenza con il campo SKU del prodotto da Squarespace al campo SKU del prodotto in QuickBooks Online.
     
6. Verrà visualizzata la pagina di configurazione delle imposte. Qui, per ogni imposta creata o definita in Squarespace, è necessario selezionare l'imposta sulle vendite corrispondente nel sistema contabile. Maggiori informazioni sulla configurazione delle imposte.
   
   Nota: se l'impostazione dell'imposta sulle vendite è disabilitata nel QuickBooks Online conto o l'imposta sulle vendite automatica è attiva, è possibile ignorare questo passaggio.
   
7. Abilitare questa opzione se si desidera che QuickBooks Connector crei nuovi elementi in QuickBooks Online:
   
   Sarà necessario selezionare i conti entrate e uscite da utilizzare per gli articoli non a magazzino.
   
   Nota: per la configurazione degli articoli con inventario, QuickBooks Connector può assegnare il conto COGS per i prodotti solo al momento della creazione, ma non sincronizzerà il prezzo COGS dei prodotti.
   
   Ulteriori informazioni sull'integrazione degli articoli sono disponibili.
   
8. Le impostazioni di configurazione dei pagamenti ti permetteranno di scegliere se registrare i dati di pagamento da Squarespace rispetto alle vendite all'interno di QuickBooks Online.
   Per associare metodi di pagamento diversi a conti di compensazione diversi, selezionare Associa metodi di pagamento individuali.

Nota: in caso di dubbi sui conti di compensazione da utilizzare, contattare il proprio contabile. Assicurati di selezionare Salva per salvare le modifiche.

9. Abilitando questa opzione, hai anche la possibilità di inviare le commissioni di pagamento degli ordini elaborate tramite Squarespace.
   
   Nota: per inviare le commissioni a QuickBooks Online, assicurarsi che questa opzione sia configurata con l'aiuto del proprio contabile.
10. La prossima opzione del flusso di lavoro consentirà a QuickBooks Connector di leggere tutti gli articoli Squarespace e crearli in QuickBooks Online.
    
    Alcuni utenti preferiscono creare solo gli articoli utilizzati nelle vendite effettive, mentre altri preferiscono prendere tutti gli articoli Squarespace e inviarli tramite.
    
    Nota: se si desidera che prodotti diversi abbiano conti entrate/uscite diversi, è necessario configurarli all'interno del sistema contabile dopo la creazione delle voci da parte dell'applicazione.
    
    Assicurati di selezionare Salva per salvare le modifiche.
    
    Ulteriori informazioni sulla gestione dell'integrazione del prodotto.
    
11. Se desideri aggiornare il livello delle scorte da QuickBooks per eseguire nuovamente la sincronizzazione con Squarespace, è sufficiente selezionare questa opzione. Verrà richiesto se si desidera associare gli elementi a QuickBooks Online per nome o SKU.

Nota: questa opzione dovrebbe essere abilitata solo se i livelli delle scorte sono stati impostati in QuickBooks Online prima dell'integrazione. In caso contrario, rischierai di spazzare via i livelli delle scorte SquareSpace. Scopri di più sul nostro processo di controllo delle scorte.

Nota: questa opzione dovrebbe essere abilitata solo se i livelli delle scorte sono stati impostati in QuickBooks Online prima dell'integrazione. In caso contrario, rischierai di spazzare via i livelli delle scorte SquareSpace.

Assicurati di selezionare Salva per salvare le modifiche.

Il tuo account è ora pronto per sincronizzare i tuoi dati tra le tue applicazioni. Quando la sincronizzazione automatica è attiva, il tuo account dovrebbe essere sincronizzato ogni ora, ma puoi attivare una sincronizzazione manuale in qualsiasi momento. Seleziona il pulsante Sincronizza ora nelle Opzioni di sincronizzazione nella parte superiore della scheda Gestisci .