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Adicionar, editar ou excluir despesas no QuickBooks

Saiba como criar, editar e excluir facilmente despesas como compras em dinheiro ou cheque no QuickBooks.

Com o QuickBooks, é fácil registrar despesas, permitindo que você as adicione assim que ocorram. Também é possível editar ou excluir despesas registradas para garantir que tudo esteja preciso.

Confira este breve vídeo para saber como registrar despesas:

Dica: Se você tiver um grande número de despesas para criar, poderá ser mais fácil adicioná-las no Histórico da conta.

Criar uma despesa

  1. Selecione + Novo.
  2. Clique em Despesa à vista.
  3. No campo Beneficiário, especifique um fornecedor. Você pode especificar o nome de uma pessoa ou um negócio. se a transação abranger várias despesas de caixa pequena, deixe o campo vazio.
  4. Clique na Conta de pagamento para creditar a despesa.
  5. Digite a data de compra no campo Data de pagamento e especifique a Forma de pagamento para a despesa.
  6. (Opcional) Você pode usar o campo Nº de referência para digitar um número de identificação do recibo de compra. (Observação: quando o monitoramento de local ou centro de custo está ativado, os campos adicionais de Local ou Centro de custo são exibidos. Você pode ativar os recursos de monitoramento de locais ou centros de custo em Conta e configurações na guia Avançado).
  7. (Opcional) Digite uma descrição para a despesa.
  8. Digite o valor da compra e o Imposto pago (se aplicável).
  9. Clique em Salvar e fechar ou Salvar e novo.

Antes de clicar em Salvar e fechar, você tem algumas opções para considerar que podem ajudar a monitorar a despesa:

  • Se você cobrará a despesa de um cliente específico, marque a caixa de seleção Faturável e digite o nome do Cliente. O monitoramento de despesas faturáveis deve estar ativado para a coluna Faturável ser exibida. Você pode ativá-lo em Conta e configurações na guia Despesas. Observação: se depois você receber crédito de uma despesa que já foi cobrada do cliente, especifique o cliente no crédito e marque a caixa de seleção Faturável ou o cliente será cobrado pela despesa na próxima fatura e o crédito não será exibido.
  • Para ver um relatório de receita vs. despesas de cada cliente, você pode gerar um relatório Resumo de receita por cliente.
  • Digite uma observação no campo Comentário que deseja que seja exibida no histórico da conta e nos relatórios que incluem essa compra.
  • Use os campos na seção Detalhes do item para digitar informações sobre o produto ou serviço comprado.
  • Se você usar comprovantes de despesa, clique em Imprimir para ter uma cópia impressa deles.

Editar uma despesa

Aviso: alterar ou editar uma despesa cobrada de um cliente também pode alterar a fatura do cliente.
  1. No menu à esquerda, clique em Gastos e em Gastos.
  2. Na janela Transações de despesas, localize a despesa para editar.
  3. Na coluna Ação, clique em Ver/Editar.
  4. Atualize a transação conforme necessário.
  5. Clique em Salvar e fechar.

Excluir uma despesa

  1. No menu à esquerda, clique em Gastos e em Gastos.
  2. Na janela Transações de despesas, localize a despesa para excluir.
  3. No menu suspenso Ação ▼, clique em Excluir.
  4. Clique em Sim para confirmar que você deseja excluir a transação. Depois de excluir uma despesa, apenas um registro dela será mantido em Registro de auditoria. Para abrir a auditoria de uso do produto, no menu à esquerda, clique em Relatórios e digite Registro de auditoria na barra de pesquisa.

Não tem certeza se deve criar uma despesa à vista, uma despesa a prazo ou um cheque?

Confira Qual é a diferença entre despesas a prazo, cheques e despesas à vista? para ajudar você a decidir.

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