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Fazer upload manual das transações no QuickBooks

Aprenda como fazer download das transações do banco ou de cartões de crédito e importá-las manualmente para o QuickBooks.

A conexão das contas bancárias e de cartão de crédito é uma das principais economias de tempo no QuickBooks. Depois de se conectar, o QuickBooks faz download das transações dos últimos 90 dias (ou mais) do banco.

Se for necessário obter transações mais antigas do banco ou se o banco não se conectar ao QuickBooks, será possível fazer upload delas manualmente.

Etapa 1: escolha um intervalo de datas

Para garantir que você não importará transações que já foram registradas, obtenha a data da transação mais antiga na conta. Isso previne duplicatas.

  1. No QuickBooks, acesse menu Contabilidade e clique em Plano de contas.
  2. Encontre a conta bancária ou de cartão de crédito para fazer upload das transações. Depois, clique em Histórico da conta.
  3. Role até a parte inferior da lista.
  4. Anote a data da transação mais antiga. Em muitos casos, a transação mais antiga é o saldo de abertura.

Etapa 2: faça download das transações do banco

  1. Faça login no site do banco ou do cartão de crédito.
  2. Siga as instruções do banco de como fazer download das transações para o computador. Alguns bancos chamam isso de WebConnect. Cada instituição financeira tem etapas diferentes.
  3. Garanta que o intervalo de datas para o download seja de pelo menos um dia antes da transação mais antiga.
  4. Faça download das transações. Salve o arquivo onde possa encontrá-lo facilmente, como a área de trabalho.

Etapa 3: revise o tamanho e o formato do arquivo

Talvez o banco ofereça opções de como fazer download/exportar as transações. Escolha uma delas para fazer upload do arquivo no QuickBooks:

  • Valores separados por vírgulas (CSV)
  • QuickBooks Online (QBO)

Se puder, use o formato QuickBooks. Os arquivos QBO dos bancos já deverão estar formatados para o QuickBooks. Se o arquivo não estiver formatado, você pode reformatar e faça o upload. O tamanho máximo permitido para o arquivo é 350 KB. Se o arquivo for muito grande, diminua o intervalo de datas e faça download das transações em lotes menores.

Etapa 4: inicie o upload

Para contas conectadas à conexão bancária

Se a conta estiver conectada à conexão bancária, veja como iniciar o upload:

  1. No QuickBooks, acesse menu Transações bancárias. Depois, clique em Transações bancárias tabulação.
  2. Clique no bloco azul da conta para fazer upload das transações.
  3. Clique no botão Atualizar e, em seguida, Upload de arquivo.

Para contas não conectadas à conexão bancária

Se você não planejar conectar a conta, ou o banco não puder ser conectado ao QuickBooks, veja como iniciar o upload:

  1. No QuickBooks, acesse menu Transações bancárias.
  2. Clique em Fazer upload de transações.

Etapa 5: faça upload do arquivo no QuickBooks

  1. Clique em Navegar, selecione o arquivo importado do banco e clique em Próximo.
    Uma mensagem de erro é exibida? Veja o que fazer se vir uma mensagem de erro ao fazer upload das transações.
  2. Na lista suspensa daconta ▼ do QuickBooks, selecione a conta que receberá os dados do banco e clique em Próximo.
    Se você não conectou a conta ao QuickBooks, talvez não tenha uma conta para receber as transações. Se você não vir um, selecione Adicionar novo ▼ do menu suspenso para criar uma nova conta bancária.
  3. Siga as instruções na tela. Corresponda a coluna no arquivo aos campos bancários no QuickBooks e clique em Próximo.
  4. Quando estiver pronto, clique em Vamos . O QuickBooks adicionará as transações à conta.

Etapa 6: categorize as transações

Agora que suas transações estão no QuickBooks, é hora de corresponder e categorizar as transações. Elas não estarão totalmente nas contas até você as revisar.

Etapa 7: concilie as transações

Suas transações estão no QuickBooks. Agora, você precisa conciliar. Isso garante que os livros contábeis sejam precisos e que não haja transações duplicadas.

Por exemplo, será necessário editar o saldo de abertura se as transações carregadas forem mais antigas que o saldo de abertura. É provável que você tenha incluído algumas (ou todas) as transações antigas como parte do total do saldo de abertura. Será necessário conciliar as transações para garantir que o QuickBooks não as conte duas vezes.

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