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Transferir o plano de contas para o QuickBooks

Saiba como importar o plano de contas para o QuickBooks.

O QuickBooks usa o plano de contas para organizar suas finanças. Quando você configura sua empresa, o plano de contas é personalizado para você.

Use uma planilha para importar as contas e pular a inserção manual. Aqui, ensinaremos você a fazer isso.

Dica: o melhor momento para importar contas é ao configurar sua empresa no QuickBooks. Porém, se você não tiver várias contas para adicionar, poderá criar novas.

Etapa 1: preparar a planilha

Você pode importar o plano de contas usando uma planilha no formato de arquivo Excel ou CSV. Veja como prepará-la antes de fazer upload no QuickBooks.

  1. Abra a planilha atual de contas ou crie uma nova. Você também pode exportar o plano de contas de outra empresa do QuickBooks.
  2. Estas colunas deverão estar na planilha:
    • Nome da conta
    • Tipo de conta
    • Tipo de detalhe

    Dica: se você nunca usou o tipo de conta e o tipo de detalhe no QuickBooks, pode deixar esses campos em branco por enquanto. Você poderá adicioná-los mais tarde.

  3. Se costuma organizar suas contas por números, adicione uma coluna para o Número de conta. Caso você não use números de conta, pule essa etapa.
  4. Caso tenha uma subconta, adicione-a em Nome da conta, no formato "Conta principal: subconta". Por exemplo, "Serviços públicos: Gás".

    Observação: verifique a planilha de exemplo abaixo para ver outras opções de formatação de subcontas.

  5. Quando estiver tudo pronto, salve a planilha no formato Excel ou CSV.

Veja como deverá ser sua planilha. Você também pode fazer o download do nosso modelo de planilha se precisar de mais exemplos.

 Número da conta  Nome da conta  Tipo Tipo de detalhe
 112720 Conta corrente - Banco Itaú  Banco Corrente
Mercado monetário - Banco Santander  Banco Mercado monetário
 63200 Serviços públicos: Gás  Despesas  Serviços públicos
68100 Serviços públicos:   Telefone  Despesas Serviços públicos

Etapa 2: fazer upload da planilha

  1. Faça login na sua empresa no QuickBooks.
  2. Acesse Configurações ⚙ e, depois, Importar dados.
  3. Clique em Plano de contas.
  4. Clique em Procurar. Depois, clique na planilha salva.
  5. Clique em Avançar.

Etapa 3: associar seus campos aos campos do QuickBooks

Depois de fazer o upload da planilha, verifique se as contas foram importadas corretamente.

  1. Clique no ícone de seta pequena ▼ na coluna Seu campo. Depois, associe as colunas da planilha aos seguintes campos do QuickBooks:
    • Tipo de detalhe
    • Nome da conta
    • Número da conta
    • Tipo

    Dica: clique em Sem correspondência se nenhum campo (exceto Nome da conta) tiver uma coluna correspondente a ele na planilha. Por exemplo, se você não tiver uma coluna para números de conta.

  2. Clique em Avançar.

Etapa 4: importar o plano de contas

Estamos quase prontos. Basta revisar tudo novamente antes de salvar as contas.

  1. Se ainda não o fez, adicione o tipo de conta e o tipo de detalhe.

    Dica: primeiro, foque em definir os tipos de conta certos. Depois, selecione os tipos de detalhe de acordo com as transações que deseja monitorar.

  2. Se algum campo estiver destacado em vermelho, será necessário corrigir aquela informação. Mova o ponteiro sobre o campo destacado para ver o que deve ser corrigido.
  3. Desmarque as contas que não deseja salvar.
  4. Quando tudo estiver pronto, clique em Importar.

O QuickBooks permite que você saiba quantas contas foram importadas com sucesso. Se alguma conta não puder ser importada, você verá uma mensagem explicando o que fazer.

Para ver suas contas importadas, acesse Configurações ⚙ e, depois, Plano de contas.

Etapa 5: adicionar saldos de abertura às contas

Com todas as contas no QuickBooks, digite o saldo de abertura de cada uma delas.

Dica: o saldo de abertura é o ponto de partida da conta criada no QuickBooks. Ele resume todas as transações antigas na conta real até a data do saldo de abertura. Pense nele como um resumo do histórico da conta.

  1. Acesse Configurações ⚙ e, depois, Plano de contas.
  2. Localize sua conta.
  3. Na coluna Ação, clique na seta pequena ▼ e em Editar.
  4. No campo Em, informe ao QuickBooks quando deseja que a conta inicie. Isso determina o ponto de partida.
  5. Em Saldo, digite o valor na conta na data escolhida. Se precisar de ajuda, você pode aprender mais sobre os saldos de abertura.
  6. Quando terminar, clique em Salvar e fechar.

Observação: se uma transação já foi alocada para a conta, você precisará registrar um lançamento contábil no saldo de abertura.

Próximas etapas: fazer download das transações no QuickBooks

Faça a conexão com seu banco para importar suas transações. Ao fazer isso, o QuickBooks fará o download das transações e as categorizará para você. Tudo o que você deve fazer é revisá-las e as aprovar.

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