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Corrigir problemas ao final de uma conciliação no QuickBooks

Saiba o que fazer quando as informações no QuickBooks não correspondem ao seu extrato bancário ao final de uma conciliação.

Ao conciliar uma conta, você compara as mesmas transações no QuickBooks e nos seus extratos bancários. Depois de revisar tudo, a diferença entre o saldo final no QuickBooks e seu extrato bancário deve ser R$0,00.

Se os saldos finais não corresponderem, não se preocupe. Veja como localizar e corrigir problemas para finalizar a conciliação.

Dica: se ainda não o fez, comece com nosso guia de conciliação. Pode haver outros problemas que você precisa corrigir primeiro para obter um saldo final correto.
  • Alguém digitou um saldo final incorreto no início da conciliação.
  • Há transações ausentes ou duplicadas no QuickBooks.
  • Alguém adicionou transações ao QuickBooks que ainda não foram compensadas pelo banco.

Etapa 1: revisar os saldos de abertura e inicial

Se ainda não o fez, revise o saldo de abertura e o saldo inicial. Quando estiverem corretos, continue.

Etapa 2: verificar o saldo final digitado

Ao iniciar uma conciliação, você digita o saldo final do extrato bancário. O QuickBooks faz isso para confirmar a informação. Verifique se você digitou o valor correto:

  1. Quando estiver conciliando uma conta, na janela Conciliação, clique em Editar informações.
    Revise o Saldo final e a Data final.
  2. Verifique o extrato bancário. Faça as edições necessárias.
  3. Quando estiver tudo pronto, clique em Salvar.

Se ainda houver uma diferença no QuickBooks, passe para a Etapa 3.

Etapa 3: combinar várias transações em uma única transação

Se o seu banco combinou vários pagamentos em um único registro, você deve fazer o mesmo no QuickBooks. Às vezes, adicionamos pagamentos individualmente, o que nos faz pensar que há um erro.

Se você perceber que não combinou os mesmos pagamentos no QuickBooks, coloque-os na conta Fundos não depositados. Depois, faça um depósito bancário para combiná-los como um registro único.

Se ainda houver uma diferença no QuickBooks, passe para a Etapa 4.

Etapa 4: eliminar transações que você sabe que estão corretas

Agora você sabe que seu saldo final está correto e revisou possíveis problemas. Você pode rapidamente restringir a lista de transações para encontrar as que estão causando problemas.

Tire seu extrato bancário. Marque fisicamente as transações que correspondem às adicionadas ao QuickBooks. Não são essas que estão causando problemas.
Você terá uma lista muito mais curta para analisar. Passe para a Etapa 5.

Etapa 5: adicionar as transações que não estão no QuickBooks

Vamos garantir que você adicionou tudo ao QuickBooks. Se as suas contas estiverem vinculadas à conexão bancária, revise e categorize todas as suas transações importadas. Você não pode conciliar até fazer isso.

Depois, revise a lista de transações na janela Conciliação. Se vir transações no seu extrato bancário que não estão no QuickBooks:

  1. Acessar Financeiro, selecione Transações bancárias e clique em Todas as vendas (Leve-me lá) ou Tudo Despesas (Leve-me lá).
  2. Procure transações que você vê no seu extrato bancário, mas não no QuickBooks.
  3. Se encontrar, selecione-a e abra-a.
  4. Verifique o Depositar em ou Pagamento conta. Garanta que as transações estejam na conta correta. Selecione uma conta diferente conforme necessário.

Agora que você verificou três vezes o QuickBooks, é possível adicionar essas transações ausentes. Use seu extrato bancário como guia. Adicione as transações que vê no seu extrato bancário, mas não estão no QuickBooks como novos recibos de vendas ou despesas.

Quando terminar, passe para a Etapa 6.

Etapa 6: remover as transações que não estão no seu extrato bancário

Agora vamos fazer o oposto. Revise as transações na janela Conciliação. Procure por aquelas que estão no QuickBooks, mas não estão no seu extrato bancário. Se encontrar alguma:

  1. Verifique a data da transação e revise seus extratos bancários do período.
  2. Anote a data e o valor da transação.
  3. Execute um Relatório de conciliação anterior a essas datas.

Se a transação não estiver no relatório de conciliação anterior

Se uma transação estava em um extrato bancário anterior, mas não estava no relatório de conciliação anterior a estas datas:

  1. Acesse Financeiro e clique em Plano de contas (Leve-me lá).
  2. Encontre a conta que você está conciliando e selecione Histórico da conta.
  3. Localize e selecione a transação para ampliar a exibição.
  4. Se a caixa na coluna de seleção estiver em branco ou tiver um C, verifique se a transação está correta.
  5. Marque a caixa de seleção até ver um R. Se já houver um R na coluna de verificação, não faça alterações.
  6. Quando estiver tudo pronto, clique em Salvar.

Se a transação estava no relatório de conciliação anterior

Por fim, vamos procurar transações duplicadas.

  1. Acessar Financeiro, selecione Transações bancárias e clique em Todas as vendas (Leve-me lá) ou Tudo Despesas (Leve-me lá).
  2. Classifique as listas por data, cliente, fornecedor ou valor.
  3. Se você localizar duplicatas óbvias, pode excluí-las.
    Importante: exclua transações somente se tiver certeza de que são duplicatas ou erros. Se não tiver certeza, fale com seu consultor financeiro (BPO).
  4. Acesse Financeiro e clique em Plano de contas (Leve-me lá).
  5. Encontre a conta que você está conciliando e selecione Histórico da conta.
  6. Localize e selecione a transação para ampliar a exibição.
  7. Clique em Excluir e em Sim para confirmar.

Quando terminar, passe para a Etapa 7.

Etapa 7: revisar as transações que estão um pouco diferentes

Se uma transação no QuickBooks corresponder a uma no seu extrato bancário, mas o valor estiver um pouco diferente, entre em contato com seu contador. Você não deve editar transações, como faturas, que os clientes já pagaram.

Por outro lado, seu banco às vezes adiciona taxas a transações que não foram incluídas quando você as inseriu no QuickBooks. Verifique o extrato bancário. Se taxas foram adicionadas:

  1. Clique em + Novo.
  2. Clique em Depósito bancário.
  3. Siga as etapas para adicionar uma taxa bancária ou de processamento à conta que está conciliando.
  4. Na seção Comentário, adicione uma observação sobre a transação relacionada à taxa.

Erros de instituição financeira

Se você não encontrar erros no QuickBooks, pode haver um erro do banco ou da empresa de cartão de crédito. Veja o que fazer para verificar se há erros no extrato do banco ou do cartão de crédito.

Próximas etapas: concluir a conciliação

Agora que as contas estão equilibradas, você pode terminar de conciliar.

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