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Como configurar e usar regras bancárias para transações importadas

Saiba como usar regras bancárias para categorizar as transações do seu banco automaticamente.

Ao fazer download das transações do seu banco, é necessário categorizá-las para adicioná-las às contas corretas. As regras bancárias aceleram esse processo de análise. É possível criar regras que categorizam as transações para você automaticamente. Quanto mais o QuickBooks usar suas regras bancárias, melhor será a categorização. Depois de algum tempo, ele conseguirá até digitalizar as transações e adicionar detalhes como beneficiários.

Observação: quando o QuickBooks não sabe como categorizar uma transação, ele usa uma das contas padrão para depositá-la temporariamente. As contas são Receita sem categoria, Despesa sem categoria e Ativo sem categoria.

Não é possível usar essas contas para criar regras bancárias.

Etapa 1: criar uma regra bancária

  1. Acesse menu Transações bancárias ou Serviço bancário. Depois, clique na guia Regras.
  2. Clique em Nova regra.
  3. Digite um nome no campo Nome da regra.
  4. No menu suspenso Para ▼, clique em Saída de dinheiro ou Entrada de dinheiro.
  5. No menu suspenso Em ▼, selecione a conta bancária ou de cartão de crédito.
  6. Defina as condições da regra. Decida se a transação deve atender a todas estas ou qualquer uma destas condições. Você pode adicionar até cinco condições.
    Dica: em vez de criar várias regras, é possível criar algumas com condições ou. O QuickBooks edita as transações quando elas atendem a qualquer uma das condições definidas. Para fazer isso, especifique Quando uma transação atende a qualquer uma destas condições e clique em Adicionar linha.
  7. Nos campos Condições, especifique se a regra é aplicada ao Texto do banco, Descrição ou Valor. Em seguida, selecione Contém, Não contém ou É exatamente para decidir quando o QuickBooks aplicará essas regras.
  8. Selecione as configurações da regra. Selecione o Tipo de transação, o Beneficiário e a Categoria para aplicar.
  9. Clique em Salvar.

O QuickBooks aplicará suas regras às transações automaticamente na guia Para análise. É necessário revisar essas regras todos os dias.

Dica: é possível adicionar rapidamente uma regra de transações na guia Para análise. Basta escolher uma transação e clicar no link Criar regra desta transação para abrir uma nova janela e começar a definir as condições da regra.

Se você configurou regras bancárias em um arquivo da empresa do QuickBooks, é possível exportá-las para outro arquivo da empresa.

  1. Faça login no arquivo da empresa das regras bancárias para exportação.
  2. Acesse menu Transações bancárias ou Serviço bancário. Depois, clique na guia Regras.
  3. Clique na lista suspensa Nova regra ▼ e em Exportar regras.
  4. Salve o arquivo de exportação no formato Excel.
  5. Encerre a sessão do arquivo da empresa e faça login no arquivo da empresa onde deseja importar as regras.
  6. Acesse menu Transações bancárias ou Serviço bancário. Depois, clique na guia Regras.
  7. Clique na lista suspensa Nova regra ▼ e em Importar regras.
  8. Clique em Procurar e localize o arquivo Excel exportado.
  9. Selecione as regras e os detalhes que você deseja importar.
  10. Siga as instruções para concluir a importação.

Etapa 2: revisar transações reconhecidas

Sempre que o QuickBooks usa uma das suas regras, ele coloca essas transações na seção Reconhecidas da guia Para análise. Ele também adiciona um rótulo de "Regra" à transação.

Se estiver tudo certo, clique em Adicionar para mover a transação diretamente para uma conta no QuickBooks. Também é possível clicar nela e revisá-la antes de movê-la. 

Bank rules

Próximas etapas: considerar o recurso Adicionar automaticamente

Na página de Transações bancárias, é possível criar regras direcionadas para que transações específicas sejam aceitas automaticamente nos seus livros contábeis.
Importante: recomendamos começar com transações fáceis e constantes, como despesas de aluguel ou gás. Assim que você se familiarizar com o recurso, será possível usá-lo para incluir mais transações.

Para ativar esta opção:

  1. Siga as etapas para criar uma regra bancária.
  2. Clique na opção Adicionar automaticamente aos meus livros contábeis na janela Regras.
  3. Clique em Salvar.

Depois de criar uma regra Adicionar automaticamente, as transações na guia Para análise que atendem às condições serão adicionadas automaticamente. As regras Adicionar automaticamente são executadas quando você faz login, faz upload de um arquivo e cria ou modifica uma nova regra Adicionar automaticamente.

Na maioria dos casos, uma mensagem mostra quantas transações foram adicionadas automaticamente.

Fazer upload de um arquivo do WebConnect em uma conta com a opção Adicionar automaticamente ativada gerará o aviso: o upload deste arquivo pode fazer com que transações duplicadas sejam exibidas nesta conta. Se você continuar, a conta será definida como Nenhuma automação. Tem certeza de que deseja continuar?

Essa mensagem significa que a opção de inclusão automática foi desativada para evitar transações duplicadas, por isso, você deve adicionar manualmente as transações enviadas.

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