Monitore fundos recebidos de doadores no QuickBooks

Saiba como monitorar doações de fundos recebidas por cartão de crédito, transferência bancária ou dinheiro em QuickBooks Online.

Se você gerencia uma organização sem fins lucrativos, é fácil manter o controle do dinheiro que você recebe de seus clientes (referidos como doadores). Dependendo de como você recebe a doação, é possível registrá-la e monitorá-la como recibo de vendas, depósito bancário ou fatura.

Embora você possa alterar o nome do formulário para Doação, ou qualquer nome personalizado de sua escolha, no módulo Estilos personalizados de formulário , os menus suspensos no QuickBooks ainda refletirão como Fatura, Propostaou Recibo de venda.

Observação: recebeu doações em espécie? Veja como monitorar doações em espécie, como materiais de escritório ou mobília.

Etapa 1: altere o tipo de conta para sem fins lucrativos

Você pode alterar o tipo de conta do QuickBooks para atender melhor às suas necessidades de monitoramento. Se ainda não o fez:

1. Acessar Configurações ⚙ e clique em Conta e configurações.
2. Selecione Avançado.
3. Em Tipo de empresa, clique no ícone de editar .
4. No menu suspenso Formulário de imposto , selecione Organização sem fins lucrativos.
5. Clique em Salvare em Concluído.
6. Encerre esta sessão e inicie uma nova para ver as alterações.

Dica: mostre sua admiração aos doadores enviando um recibo da doação ou da fatura. É possível personalizar os cartões de agradecimento que você envia por e-mail.

Etapa 2: crie uma conta para doações de fundos

Crie uma conta de receitas em seu plano de contas para monitorar o dinheiro que você recebe de doadores. Se já tiver uma, ignore esta etapa.

1. Siga estas etapas para criar uma conta de receitas.
2. Selecione Receita como o tipo de conta e Receita sem fins lucrativos como o tipo de detalhe.
3. Você pode chamar essa conta de "Doações de fundos".

Etapa 3: crie um item de doação de fundos

Ao criar um recibo de venda, é necessário selecionar um item de produto ou serviço. Como você só recebe dinheiro, é possível configurar uma peça que não seja de estoque.

Observação: não é necessário criar um novo item todas as vezes que receber uma doação. Na maioria dos casos, é necessário apenas um item para monitorar doações de diferentes doadores.

1. Siga estas etapas para criar um item de material de uso e consumo.
2. Você pode chamar esse item de "Doações para fundos".
3. Não se esqueça de usar a conta de receitas que você configurou na "Etapa 2".

Etapa 4: adicione o doador como um cliente

Se ainda não o fez, adicione o doador como cliente em QuickBooks.

Etapa 5: monitore a doação de fundos

Como uma fatura

Se o doador prometer doar posteriormente, você poderá registrar uma fatura.

Primeiro, registre a doação.

1. Clique em + Novoe em Fatura.
2. Clique em Personalizare selecione seu modelo de doação.
3. Selecione o doador e o item de doação configurados.
4. Clique em Salvar e fechar ou Salvar e enviar se deseja enviar por e-mail o recibo da fatura ao doador.

Depois de receber a doação, registre o recibo.

1. Selecione + Novoe, então, selecione Receber pagamento.
2. Selecione o doador no menu suspenso Cliente ▼ e atualize a Data do pagamento.
3. Clique no menu suspenso Forma de pagamento ▼ e selecione como receberá a doação.
4. Clique no menu suspenso Depositar para ▼ e selecione para onde a doação será feita.
5. Selecione a fatura apropriada e clique em Salvar e fechar ou Salvar e enviar se desejar enviar por e-mail um recibo da doação ao doador.

Como um recibo de venda

Você poderá criar um recibo de venda se receber a doação imediatamente. Então, se necessário, você também pode enviar o recibo de vendas ao doador como uma declaração da doação.

1. Crie um recibo de venda para a doação.
2. Clique em Personalizare selecione seu modelo de doação.
3. Preencha os detalhes do recibo. Selecione o doador e o item de doação que você configurou.
4. Clique no menu suspenso Forma de pagamento ▼ e selecione como receberá a doação.
5. Clique em Salvar e fechar ou Salvar e enviar se deseja enviar por e-mail ao doador um recibo da doação.

Como um depósito bancário

Se você deseja registrar o dinheiro doado à organização, é possível criar um depósito bancário.

1. Crie um depósito bancário para a doação.
2. Selecione o doador e a conta de receitas configurada para doações.